Consumo de combustible: ¿Cómo afecta tu presupuesto en la empresa?

El consumo de combustible es un aspecto crucial para las empresas, ya que puede representar una parte significativa de los gastos operativos. Tener estrategias para utilizar de manera eficiente este recurso vital es prioritario, así como contar con un aliado que pueda ofrecer vales de gasolina para apoyar a los empleados en sus desplazamientos. 

Realiza un seguimiento del consumo de combustible

El primer paso para optimizar el consumo de combustible en tu empresa es tener un registro detallado de los gastos. Mantén un registro regular de la cantidad de combustible utilizado por vehículo y realiza análisis periódicos para identificar patrones y áreas de mejora. Esto te permitirá tener una visión clara de los consumos y tomar decisiones informadas a partir de los datos recabados. 

Herramientas en línea para calcular tu consumo de gasolina: Si prefieres utilizar una herramienta más precisa y rápida, existen diversas calculadoras en línea que te permiten estimar tu consumo de gasolina en base al tipo de vehículo, modelo y trayecto. Estas calculadoras tienen en cuenta variables adicionales, como el tipo de combustible y las condiciones de manejo.

consumo de combustible: Planifica las rutas eficientes

Planificar las rutas de los vehículos de la empresa de manera eficiente puede ayudar a minimizar la distancia recorrida y reducir el consumo de combustible. Utiliza tecnologías de navegación o aplicaciones para encontrar las rutas más cortas y evitar el tráfico congestionado. Además, considera agrupar varias tareas en un solo viaje para evitar desplazamientos innecesarios.

​​Implementa programas con vales de gasolina

Una excelente manera de apoyar a tus empleados y al mismo tiempo incentivar la eficiencia en el consumo de combustible es mediante el uso de vales de gasolina. Estos vales pueden ser otorgados a los empleados como parte de un programa de recompensas basado en el desempeño, metas alcanzadas o ahorro de combustible. Al ofrecer vales de gasolina, no sólo estás ayudando a tus empleados con los gastos de combustible, sino que también les estás brindando una motivación adicional para optimizar su consumo.

Los vales de gasolina son una herramienta eficaz para gestionar y controlar los gastos de combustible en una empresa. A continuación, se describe cómo se utilizan y cuáles son algunos de sus beneficios. 

Adquisición de vales

El primer paso es obtener los vales de gasolina para la empresa. Esto implica establecer acuerdos con proveedores de vales de gasolina confiables y establecer un proceso para adquirir los vales de manera regular. Puedes establecerlos mensualmente, bimestralmente o quincenal, esto dependerá de tus necesidades como empresa. 

Asignación de vales a los colaboradores

Una vez que se tiene un acuerdo con una empresa proveedora y se cuenta con  los vales de gasolina, se asignan a los empleados de la empresa. Esto puede hacerse en función de las necesidades de cada empleado, como la frecuencia y la cantidad de viajes que realizan. Es importante llevar un registro de los vales asignados a cada colaborador  para facilitar el seguimiento y la contabilidad.

Uso de los vales en las gasolinerías

La plantilla puede utilizar los vales de gasolina en las gasolineras participantes. Al llegar a éstas, el empleado presenta la tarjeta y especifica la cantidad de combustible que desea adquirir. El monto del vale se deducirá del total a pagar, lo que permite a los empleados no tener que utilizar su propio dinero para cubrir los gastos de combustible.

Registro y contabilidad

Es fundamental llevar un registro preciso de los vales utilizados por cada empleado. Esto implica registrar la fecha, el empleado, el número de vale, la cantidad de combustible adquirida y cualquier otra información relevante. Este registro permitirá realizar un seguimiento de los gastos de combustible, controlar los costos y facilitar la contabilidad. En muchos casos, los proveedores cuentan con sistemas automatizados que facilitan esta labor a través de aplicaciones móviles o bien plataformas muy bien integradas. 

Monitoreo y control

La empresa debe implementar un sistema de monitoreo y control para asegurarse de que los vales de gasolina se utilicen adecuadamente. Esto puede incluir la revisión regular de los registros de uso de los vales, la comparación de los gastos de combustible con los presupuestos establecidos y la identificación de cualquier discrepancia o abuso potencial.

Renovación y gestión de los vales

A medida que los vales de gasolina se agoten, es necesario renovarlos para asegurar un suministro continuo. Además, es importante gestionar adecuadamente los vales no utilizados y los vales caducados para evitar pérdidas innecesarias.

Un beneficio para los empleados y para la empresa también

Los vales de gasolina pueden representar un beneficio adicional para los trabajadores en México, independientemente de que se utilicen o no para comprar combustible de vehículos utilitarios.

Estos vales brindan a los empleados la oportunidad de recibir un apoyo adicional en forma de combustible para sus desplazamientos diarios o laborales. Si bien no están específicamente regulados por la ley laboral en México, muchas empresas optan por ofrecer este beneficio como una forma de incentivar y recompensar a sus empleados.

Ahora bien, desde el punto de vista de las empresas… Algunos de los beneficios que la puede obtener al utilizar vales de gasolina incluyen la posibilidad de deducir en su totalidad mediante el CFDI mensual (Comprobante Fiscal Digital por Internet)

Si miramos con lupa en artículo 27 de la LISR (Ley del Impuesto Sobre la Renta) allí se menciona claramente que que todas las prestaciones consideradas de “previsión social” dadas a la plantilla  podrán ser deducibles siempre y cuando se entreguen  a todo el personal mediante monedero electrónico.