Control de entrada y salida de personal en tiempos actuales: ventajas y desventajas

En la mayoría de los trabajos es común que se lleve un control de entrada y salida de personal. Para algunos trabajadores es un sufrimiento, a otros no les molesta o, incluso, puede ser que la empresa tampoco le tome mayor atención, ¿qué tan conveniente es implementarlo en tiempos actuales?

La asistencia es una disciplina que se inculca desde temprana edad en México pues basta con recordar cuando nuestros profesores nos tomaban “lista” en el salón de clases.

Quizás por lo anterior algunos estén cansados con este método, que, sin duda, implica ventajas y desventajas. En esta ocasión, abordaremos cada una de ellas con el fin de que puedas elegir qué es lo mejor para tu organización.

Tabla de contenidos

• ¿Qué función tiene el control de entrada y salida de personal?
• ¿Cómo controlar la entrada y salida de personal?
• Ventajas y desventajas en los tiempos actuales

¿Qué función tiene el control de entrada y salida de personal?

En primera instancia, se pudiera pensar que este sistema tiene el fin de registrar la asistencia de los empleados en una empresa, lo cual es cierto, pero hay más funciones que se pueden cubrir.

Como dijimos, se puede percibir como una medida negativa por parte de los empleados, sobre todo con las generaciones más jóvenes; sin embargo, es una herramienta de ayuda para que los responsables del capital humano sepan quiénes están cumpliendo con sus horarios.

Más allá de eso, representa oportunidades como que los integrantes del departamento de recursos humanos evalúen qué aspectos pudieran estar fallando en cada área de la empresa, entre otras ventajas que veremos más adelante.

¿Cómo controlar la entrada y salida de personal?

Actualmente, encontramos diversos sistemas para implementar un registro de asistencia laboral. Lo más tradicional es implementar un cuaderno o imprimir unas hojas para que los trabajadores rellenen un formulario con sus datos al llegar y salir de la empresa.

Entre la información más común que se solicita en este método suele estar el nombre completo, número de empleado, horas de trabajo, supervisor, área y hasta tiempo extra.

Pero, con el paso del tiempo y el avance de la tecnología, esto ha cambiado. Hay organizaciones que han optado por este mismo sistema, pero digital, trasladándolo a un formulario digital.

Sin embargo, debemos tener en cuenta que el proceso puede ser tardado en lo que cada colaborador deposita su información.

Por lo anterior, hay herramientas que hacen uso de datos biométricos como la huella digital o un registro visual. Basta con que se reporten de esta manera al entrar y salir.

Otra manera es otorgar una credencial al empleado con un chip que registre la hora de llegada y fin de cada jornada.

Ventajas y desventajas en los tiempos actuales

Hay que considerar que, a pesar de los avances tecnológicos, también existen personas que opinan que implementar un sistema así representa una falta de confianza por parte del empleador hacia el trabajador, lo cual, de igual manera, puede pasar de manera inversa.

De acuerdo con un estudio de la Universidad de los Andes, estas son algunas ventajas de un control de asistencia laboral.

• Mejora la comunicación entre los usuarios
• Registra las entradas y salidas de los empleados, así como inasistencias
• También reporta cada permiso solicitado y otorgado
• Disminuye tiempos de espera en cada registro
• Hay sistemas que incluyen la optimización del proceso de gestión de pagos a los empleados
• Ayuda en la productividad de la empresa y determina qué tanto produce un empleado
• Al tener un registro estricto, se reduce el absentismo laboral
• Los encargados de RH disminuyen su carga de trabajo
• Se tiene un mejor control de horas extras y de quienes laboran en modalidad híbrida o a distancia

Asimismo, conlleva desventajas como:

• Rechazo por parte de los trabajadores 
• Fallas técnicas que pueden resultar en problemas y desacuerdos
• Capacitación de los empleados para el manejo y funcionamiento del sistema
• Uso incorrecto de los datos biométricos
• Poca motivación de los empleados al notar falta de confianza

A simple vista, hay más ventajas que desventajas alrededor de checar la entrada y salida de personal en una empresa. Actualmente, muchas compañías priorizan los resultados más que el tiempo trabajado, por lo que dependerá de cada una el decidir si se elimina este sistema o no. Aun así, debido a que el principal problema resulta ser la falta de confianza, deberán asegurarse de que en verdad confían en los empleados para obtener los resultados independientemente de los horarios.