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Cómo crear un plan de comunicación interna en las organizaciones
La comunicación interna es la base de toda empresa. Sin ella, varios aspectos quedarían desatendidos dentro de la organización, las indicaciones no serían claras, no se sabría qué hacer bajo ciertas condiciones, entre otros escenarios caóticos.
Es por eso que tener a la mano un plan y una estrategia debe ser considerado, incluso como un departamento más.
Esto ayudará a los líderes a evitar problemas de comunicación organizacional y mantener la productividad hasta conseguir los objetivos deseados.
Tabla de contenidos
¿Qué es la comunicación interna?
En resumen, se encarga de compartir la información para alcanzar los resultados esperados.
En una definición más clara, es el “uso sistemático de acciones de comunicación que influenciarán en el comportamiento, las actitudes y los comportamientos de los empleados”. (Mañón, R. (2020) Comunicación Interna. Universidad Panamericana)
Un plan de comunicación interna debe seguir ciertos lineamientos, pero, sobre todo centrarse en los resultados, las necesidades de la compañía, prestar atención a los detalles, retroalimentación y predicción de escenarios.
Para esto, necesitarás a personal en el que se pueda confiar y que pueda crear el contenido ideal para difundir las ideas solicitadas por medio de canales oficiales de la empresa, por ejemplo, correo o chats.
También debemos entender que este departamento trabaja de manera estrecha y conjunta con otros como el de Recursos Humanos. Uno de sus fines es apoyar a los demás líderes a conseguir sus respectivos logros.
Como punto final, pero no por menos importante, esta área deberá ser estratégica, trabajando en insights de lo que funciona dentro de la organización, interpretando datos, comprendiendo a los stakeholders (individuo o grupo afectado por el resultado del proyecto) y proponer ideas.
¿Cómo hacer un plan de comunicación interna?
La planeación de la estrategia es complicada, pero lo explicaremos brevemente en seis preguntas:
- ¿Por qué?: identificar los objetivos de la empresa
- ¿Para quién es relevante?: siempre se debe tener en cuenta a la audiencia
- ¿Qué?: detectar qué se comunicará
- ¿Cuándo?: analizar si se cruza algún otro evento o qué tan rápido se debe difundir
- ¿Cómo?: elegir los canales y estilos ideales para su difusión
- ¿Y después?: recibir retroalimentación para medir el impacto del mensaje y saber si funcionó o no
Los cuestionamientos anteriores, se deberán desarrollar y profundizar aún más, empezando por los objetivos.
Para identificarlos, es crucial realizar antes un diagnóstico de la organización por medio de encuestas, focus groups, documentos, entre otras herramientas.
El objetivo debe ser claro y conciso. Tiene que describir la necesidad, el tipo de cambio que se busca, el público meta, cuánto se espera cambiar y el periodo en que se quiere lograr.
A la audiencia también se le debe entender y para eso, se le debe segmentar por comportamiento o riesgo, ciclo de vida de los colaboradores, responsabilidad de la gestión.
Al igual que el objetivo, el mensaje tiene que ser claro y breve con el fin de que sea entendible para el público objetivo.
Para eso, te compartimos algunas recomendaciones: que sea una idea simple, que la gente esté dispuesta a recibirlo, que encaje en la cultura o experiencia, así como incluir elementos emocionales y factuales.
Elegir el canal también es primordial, pues ayudará a que el mensaje tenga mayor fiabilidad. No es lo mismo notificar de un despido por mensaje directo que en persona.
De la misma manera, la persona que lo difundirá es importante. Ten en cuenta quién tiene mejor credibilidad.
El momento también juega bastante. No querrás dar una mala noticia justo antes de una festividad como el Día de las Madres o Navidad.
Por último, para que tu plan de comunicación interna sea un éxito, mide los resultados del mensaje por medio de datos duros y retroalimentación.
