Planes de reemplazo: ¿Qué son y por qué implementarlos en una empresa?

En una empresa todo puede pasar. Existen situaciones como que un empleado se tenga que ausentar por un tiempo o dejar su puesto definitivamente, lo que complica la organización de la área en cuestión; sin embargo, esto se puede evitar elaborando planes de reemplazo.

Ante una crisis o problema como este, es mejor estar preparado y estas estrategias te ayudarán a enfrentarlo y solucionarlo de la mejor manera posible.

Tabla de contenidos

• ¿Qué es un plan de reemplazo en recursos humanos?
• ¿Cómo elaborar un plan de reemplazo?
• Diferencias entre planes de reemplazo y de sucesión

¿Qué es un plan de reemplazo en recursos humanos?

El nombre de este método evidencia superficialmente de qué se trata. En resumen, es un proceso que se debe seguir en caso de que uno de los colaboradores de la empresa deje su puesto. El objetivo es evitar una desorganización y que las tareas se sigan realizando con normalidad.

De acuerdo con el artículo académico ‘Evaluando planes de sucesión y reemplazo en organizaciones de trabajo’, publicado en la Revista Europea de Investigación en Negocios y Administración, se trata del “proceso de identificar respaldos de emergencia a corto y largo plazo para cubrir puestos críticos o tomar el lugar de personas críticas”.

En el caso de los que son a corto plazo, se puede tratar de enfermedades o vacaciones, mientras que los de largo plazo cuando alguien se ausenta por un periodo largo como un viaje de trabajo, una muerte o discapacidad, así como un despido.

Sobre todo, estos planes están diseñados para los puestos de trabajo claves en una empresa, los cuales se deben reemplazar de manera inmediata para mantener su operatividad, de acuerdo con el artículo académico ‘Planes de reemplazo: Un punto de partida para la planificación de la sucesión y la gestión del talento’.

Esto representa una estructura fuerte dentro de la empresa, lo que también genera confianza entre los empleados.

¿Cómo elaborar un plan de reemplazo?

La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM, por sus siglas en inglés) identifica siete pasos para llevar a cabo un plan de reemplazo ideal:

Identifica los puestos clave: ten en cuenta que el tiempo promedio para cubrir una vacante es de 42 días, entonces pregúntate ¿qué puestos se deben garantizar en ese lapso?

Detecta las habilidades clave de cada posición: enumera las cualidades que deba tener la persona que quiera cubrir el puesto.

Evalúa las habilidades del empleado actual: servirá para analizar qué cualidades debe tener su sucesor. Estas se pueden obtener de evaluaciones de desempeño o de registros de capacitación.

Relaciona las habilidades críticas con las de los empleados actuales: céntrate en las cualidades y no en lo lógico, es decir, si el director de contabilidad falta, lo usual sería que el subdirector lo reemplace, pero puede que no funcione del todo. 

Pon atención a los trabajos que no tienen reemplazo: puede que encuentres puestos que necesitan atención inmediata y no haya un sustituto, por lo que será necesario reclutar.

Desarrolla un plan para cerrar brechas: puedes optar por capacitar constantemente a un grupo de personas para crear habilidades transferibles para muchos puestos, así no solo tendrás un reemplazo, sino varios.

Evalúa el plan: examina tu estrategia constantemente para asegurarte de que está actualizado y funcionará en todo momento. Apóyate de las personas en puestos claves para identificar sus posibles reemplazos, esto podría ser parte de la evaluación del desempeño.

Diferencias entre planes de reemplazo y de sucesión

Si bien los planes de reemplazo implican sustituir a alguien, no se deben confundir con los planes de sucesión, los cuales se centran en preparar a alguien para un ascenso, es decir, estos últimos se toman en cuenta con tiempo de sobra y no representan una emergencia como los primeros.