¿Quién regula en México a los emisores de vales de despensa?

Los vales de despensa se han convertido en uno de los beneficios más valorados por los empleados en México debido a que representan varias ventajas, sobre todo, para adquirir productos básicos para el día a día. Sin embargo, como empresa, hay ciertos requisitos que debes cumplir con base en los organismos que los regulan.

Al inicio pudieras pensar que es un proceso complejo, pero, actualmente hay distintas opciones en el mercado que te asesoran para brindar esta prestación a tus trabajadores.

A continuación, te compartimos todo lo que debes saber sobre qué son, qué requisitos debes cumplir y quiénes los regulan.

Tabla de contenidos

• ¿Qué son los vales de despensa y quiénes los regulan?
• ¿Qué deben cumplir los emisores de vales de despensa?
• Esto dice el SAT sobre los vales de despensa
• Toma en cuenta la Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores

¿Qué son los vales de despensa y quiénes los regulan?

Los vales de despensa son un beneficio no obligatorio, es decir, no forma parte de las prestaciones de ley, pero muchas empresas optan por ofrecerlo a su plantilla.

Aunque no son mandatorios, sí están contemplados en la previsión social. Estos pueden ser canjeados en distintos establecimientos como supermercados, tiendas de autoservicio e, incluso, farmacias.

Mantenerlos como una opción para tus colaboradores conlleva ventajas como una mejor retribución para tu equipo, exenciones fiscales, así como mayor productividad, rendimiento, atracción y retención de talento.

Si estás interesado en brindarlos, debes saber que, en México, existen ciertas regulaciones que tienes que seguir, así como organismos que están encargados de que estas se cumplan a cabalidad.

Nos referimos a la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), la Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores, así como al Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la regla 3.3.1.19 de la Resolución Miscelánea Fiscal.

¿Qué deben cumplir los emisores de vales de despensa?

La regla 3.3.1.19 de la Resolución Miscelánea Fiscal establece que los emisores de monederos electrónicos deben cumplir con las siguientes obligaciones:

• Permitir la verificación y supervisión por parte del SAT a los sistemas de operación, resguardo, seguridad, entre otros aspectos.
• Concentrar la información de las operaciones en un banco de datos que cumpla con elementos de seguridad.
• Emitir CFDI por las comisiones y otros cargos que les cobran a las empresas contratantes. Deben incluir al menos el nombre y clave RFC del empleado titular de cada monedero.
• Cumplir con contratos con los comercios afiliados para emitir vales de despensa, así como con las empresas contratantes.
• Tener disposición con las autoridades para brindarles información de las operaciones realizadas a través de los monederos electrónicos.
• Mantener al tanto a la Administración General de Comunicaciones y Tecnologías de la Información de cualquier cambio tecnológico tras obtener la autorización de emitir monederos electrónicos. 
• Tener una certificación anual favorable para cumplir los requisitos y obligaciones. Esta deberá estar emitida por el SAT.

Esto dice el SAT sobre los vales de despensa

Al respecto, el SAT se encarga de que la Ley del ISR se cumpla a cabalidad por medio del criterio 27/ISR/NV, el cual indica, entre otras cosas, que esta previsión no se puede otorgar en efectivo.

Asimismo, la Ley del ISR indica, en su artículo 93, fracciones VIII y IX, que los colaboradores no pagarán impuestos por estas prestaciones de previsión social siempre y cuando se otorguen de manera general. A esto se suma que no deben exceder siete veces la UMA elevada al año.

Mientras que la empresa puede deducirlos de ISR hasta en un 53 por ciento.

De la misma manera, el artículo 27, fracción XI de dicha ley señala que también serán deducibles si son entregados por medio de monederos electrónicos autorizados por el SAT.

El patrón que quiera brindar este beneficio debe cumplir con requisitos del SAT como:

• Tener CFDI con complemento de vales de despensa expedido por un emisor autorizado
• Estar registrado en contabilidad, que sea restado una sola vez y que la deducción se haga por la cantidad contemplada en el complemento de vales de despensa
• Celebrar un contrato con un emisor autorizado de este beneficio y proporcionar datos como nombre, denominación, número de registro patronal, RFC, domicilio fiscal, cantidad destinada al monedero, entre otros.

Asimismo, debes corroborar que el monedero electrónico incluya la leyenda “Monedero electrónico utilizado en la adquisición de despensas”.

Estos solo se pueden usar en establecimientos de despensas ubicados en territorio nacional, no en el extranjero.

Eso sí, ten bien en cuenta que no se pueden comprar bebidas alcohólicas ni productos de tabaco con la prestación.

Toma en cuenta la Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores

A la legislación anterior se suma la Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores, la cual explica que dicho apoyo se puede dar por medio de comedores, restaurantes, establecimientos de consumo, así como despensas por medio de vales.

Al igual que la Ley del ISR, especifica que no se pueden otorgar en efectivo y que los vales impresos deben reunir estas condiciones:

• Leyenda “Este vale no podrá ser negociado total o parcialmente por dinero en efectivo”
• Fecha de vencimiento
• Nombre o razón social de la empresa emisora
• Especificar si es un vale de comidas o de despensa, así como el importe
• Esta impresos en papel de seguridad
• En el caso de los electrónicos:
• Debe ser una tarjeta plástica con banda magnética o mecanismo similar para identificarla en terminales bancarias
• Especificar si es vale de despensa o de comidas
• Indicar el nombre o razón social del emisor
• Solo usarse para adquirir comidas o despensas.

Según esta ley, los organismos que vigilarán esta normativa son la Secretaría de Salud y gobiernos estatales.

Así que, si estás considerando ofrecer vales de despensa, es mejor asegurarte de cumplir con lo anterior, además de asesorarte de proveedores especializados como Cobee, plataforma que brinda este y más beneficios.