Reuniones kick off
Las reuniones kick off son aquellas que se desarrollan con el objetivo de presentar los detalles de un nuevo proyecto, servicio o producto a las partes implicadas en su ejecución.
Las reuniones kick off son así encuentros iniciales. Marcan el comienzo de un proyecto, una iniciativa o una fase importante dentro de una organización.
Estas reuniones tienen como objetivo alinear a todos los miembros del equipo en torno a los objetivos, tareas y roles específicos, de tal forma que se garantice una ejecución exitosa.
Claves de las reuniones kick off
En las reuniones kick off pueden participar personas acostumbradas a trabajar en un mismo equipo, pero también aquellas procedentes de otros departamentos e involucradas en proyectos comunes, de empresas destinadas e incluso representantes de empresas proveedoras, inversoras e incluso clientas.
La persona encargada de citar a los y las participantes y programar la reunión es la figura del CEO o líder del proyecto y esta puede llevarse a cabo de forma presencial online o ambas. Esta última modalidad suele ser habitual en proyectos internacionales o en los que cooperan talentos u organizaciones ubicadas en escenarios geográficos muy diversos.
De hecho, las reuniones kick off pueden resultar decisivas para el rumbo del proyecto y el buen desempeño del equipo colaborador.
Las reuniones kick off involucran a todas aquellas partes que van a participar en el desarrollo del proyecto quienes conocerán, por vez primera, en qué consiste el trabajo, cuál es su participación específica en el mismo y el rol que desempeñará.
No se trata de ahondar en muchos detalles, puesto que ese tipo de reuniones de trabajo se celebrarán más tarde con grupos específicos en función de las tareas u objetivos asignados. Representan, así, una fórmula práctica y rápida con la que presentar las líneas maestras de un proyecto que va a desarrollarse de manera inmediata, respondiendo además a posibles dudas y sondeando las prospecciones de los participantes al respecto.
Es importante que a las reuniones kick off asistan todos los actores decisivos para la puesta en marcha del proyecto, lo cual puede requerir un gran trabajo de gestión previa, sobre todo si se cuenta con perfiles altamente cualificados e implicados en otras tareas o proyectos.
Las reuniones kick off son comunes en sectores tecnológicos y con una alta implantación de proyectos en I+D+i, donde toman parte equipos de alta cualificación y competencias muy diversas. Las reuniones kick off transmiten la unidad que se precisa para aglutinar a todos esos perfiles bajo propósitos y metas comunes.
Las reuniones kick off son fundamentales además para proporcionar una plataforma para la alineación estratégica, la definición de roles y responsabilidades, la planificación detallada y la promoción de la comunicación y la colaboración. Al realizar una reunión kick off efectiva, las organizaciones pueden aumentar las probabilidades de éxito del proyecto y asegurar el compromiso y la motivación de todos los miembros.
