La retribución flexible como nunca habías visto

Un trabajador o trabajadora a la hora de buscar o solicitar un determinado puesto ya no solo se fija en las bandas salariales y proyectos ofrecidos. En muchos casos lo que hace inclinar la balanza a favor o en contra de una nueva aventura laboral es algo mucho más tangible y apreciado: los beneficios ofrecidos por parte de la compañía.

A parte de los elementos ligados a la compensación emocional para captar y retener talento, la Retribución Flexible y los beneficios sociales se presentan con una baza importante a la hora de hacer que un empleado o empleada se identifique con una empresa. Estas son algunas de las ventajas que empresa y empleado tienen al integrar un sistema de Retribución Flexible:

Ventajas para el empleado

1. Ahorro a corto y largo plazo

La Retribución Flexible permite a cada persona reducir considerablemente una serie de gastos que realiza de forma habitual. Ya sea en gastos diarios como comidas (donde un salario medio pasaría de pagar 12 € a pagar aproximadamente 8 €, por ejemplo) a gastos a largo plazo como planes de pensiones (destinando una cantidad mensual con su correspondiente exención fiscal con vistas en un futuro ahorro).

Un sueldo medio anual, que según el INE (Instituto Nacional de Estadística) alcanza poco más de los 23.600 euros, podría obtener un ahorro de casi 2.240 euros gracias a la retribución flexible, pues la retención del IRPF bajaría de cerca del 12% a aproximadamente el 4% gracias a una a la bajada del bruto anual y de la base imponible.

2. Libertad de elección de productos e importes

La persona es la protagonista. Por eso, siempre podrá elegir si quiere adherirse o no al plan que le ofrece su empresa y decidir los productos de los que quiere disfrutar.

El éxito de un plan de Retribución Flexible recae la mayoría de las veces en la capacidad de ofrecer flexibilidad al equipo para configurar y gastar su plan de Retribución Flexible.

3. Conciliación laboral y personal

Generar un buen ambiente se traduce en adhesión y fidelidad a la empresa. Cuando un equipo se siente valorado y sabe que un departamento de la empresa trabaja en su bienestar, su vínculo con la empresa es mayor.

4. Sentimiento de pertenencia a la empresa

La plantilla es consciente de que su empresa, en concreto su equipo de Recursos Humanos, hace un esfuerzo por ofrecerle mejores condiciones. Ofrecer y saber comunicar un plan de Retribución Flexible de forma adecuada aumentará su compromiso con la empresa y su estabilidad dentro de la misma.

Ventajas para la empresa

1. Mejora el salario sin coste salarial

La Retribución Flexible permite que la plantilla perciba un salario disponible mayor pero sin que esto suponga un coste salarial adicional. Además, este aumento será en un formato agradable para nuestro empleado, ya que se realiza en productos de uso diario que iban a suponer un gasto.

2. Mejora el employer branding

El impacto de la Retribución Flexible en la marca de la empresa tiene múltiples niveles, pero en gran parte porque refuerza, confirma y da cuerpo a la cultura de nuestra empresa.

Poner en las manos de nuestros equipos un producto de uso habitual y en algunos casos obligado, como el transporte o la guardería, pero con un descuento evidente, genera un aumento del bienestar. Este producto se coloca como un elemento visible de todo el esfuerzo generado por el departamento de recursos humanos para potenciar la cultura de empresa.

3. Mejora el bienestar de los empleados y productividad

La cultura de empresa reflejada en un plan de Retribución Flexible tiene un efecto visible en la toma de conciencia por parte de nuestros empleados del compromiso de la empresa y en consecuencia estén más motivados. Además, pequeños gestos como disponer de una tarjeta común potencia los momentos de convivialidad vinculados a la compra en conjunto, como la asistencia en equipo a restaurantes o solicitar comida por delivery.

Todos estos elementos impactan positivamente en crear un sentimiento de pertenencia que se ve traducido en una menor rotación de empleados.

4. Mejora la competitividad salarial

Hablando en términos más monetarios, el sueldo sigue siendo el factor principal de una persona a la hora de decantarse por uno u otro proyecto. La Retribución Flexible permite ganar más sin que a la empresa le cueste más.

Además, se produce lo llamado eficiencia retributiva, ya que no solo se paga más, sino que se paga mejor a través de un sistema optimizado.

5. Genera un alto beneficio con una fácil implantación

La Retribución Flexible no debería de suponer una gran carga de trabajo. Las soluciones que existen en el mercado, para cualquier tipo de empresa, están pensadas para no suponernos un enorme quebradero de cabeza. Por ejemplo, estando implementadas con la gestión de la nómina y previendo el IRPF en función del salario de cada persona.

El límite actual que existe y estipula la Seguridad Social para retribución en especie es del 30% del salario bruto anual, tanto para Beneficios Sociales como para Retribución Flexible. Aquellos beneficios que superen este porcentaje, se contabilizarán con el porcentaje de retención habitual definido en el tipo de contrato.

Ambos están exentos de impuestos fiscales, en este caso de IRPF para el empleado e Impuesto de Sociedades para la empresa.

Los productos que suelen ofrecerse tanto en formato de Retribución Flexible como de Beneficios Sociales por estar exentos de IRPF total o parcialmente son: Comidas, Transporte, Formación, Seguro de Salud, Seguro de Jubilación o Vida, Equipos Informáticos, Guardería, Planes de Pensiones, Acciones y Renting

Al hacer uso de la Retribución Flexible, el trabajador o trabajadora verá minorada su base imponible para pagar el IRPF cada mes. Es decir, conseguirá reducir el pago de impuestos ya que el salario que se toma para hacer el cálculo será menos al hacer determinados consumos desde su salario bruto.

Por ejemplo, si un usuario o usuaria gasta un mes los 220€ de su ticket restaurante, esa cantidad será restada de su base imponible ese mes y el porcentaje de IRPF que se le aplicará será sobre su salario bruto menos esa cantidad.

Haciendo uso de todos los beneficios que pueden añadirse a un plan de Retribución Flexible, un trabajadora o trabajadora puede conseguir una subida salarial de hasta el 15% anual.

Para que la empresa pueda poner en marcha con facilidad un plan de Retribución Flexible es fundamental que conozca el funcionamiento de esta fórmula de remuneración. No hay que volverse loco con la ley y los matices, pero sí conocer el mecanismo que hará que el empleado perciba un salario mayor sin que la empresa tenga que invertir más.

Así que, empecemos por el principio y viéndolo con los ojos de un empleado. Como trabajadores, tenemos algunos gastos relacionados directamente con la actividad laboral que desarrollamos y que están incluidos dentro de los elementos de la Compensación Total. Estos gastos, a ojos del Estado, no los efectuamos por elección propia, sino que más bien son una obligación adquirida por el hecho de ir cada día a trabajar. Algo así como “trabajo, luego… como fuera, utilizo el transporte público, llevo a mis hijos a la guardería, necesito un seguro de salud…”.

Por esta relación causa-efecto, el Estado determina también que los gastos derivados del pago de estos servicios deben estar exentos de IRPF. Y para facilitarnos la vida, permite que esos gastos se paguen directamente desde el salario.

Si observamos el gráfico, vemos una primera columna con “Ingresos”, los que recibimos directamente en nuestra nómina, el conocido salario bruto antes de cualquier impuesto. Y tenemos dos posibilidades:

1. No utilizar Retribución Flexible: en este caso pagaremos el porcentaje de IRPF que corresponda a nuestra nómina. Después, pagaremos los gastos vinculados al trabajo (comidas, transporte, seguro de salud…) directamente desde nuestro salario neto con los impuestos correspondientes. Por ejemplo, si Ana gana 1.300 € netos y espera a cobrar la nómina para pagar el abono transporte mensual (47 €) y la guardería de su hijo Lucas (350 €), se quedará con 903 € limpios.

2. Utilizar Retribución Flexible: en este segundo caso, pagaremos los gastos relacionados con el trabajo desde nuestros ingresos, es decir, desde nuestra nómina o salario bruto. De esta manera la base imponible con su correspondiente IRPF bajará desde el bruto, no desde el neto. Y esto mes a mes se traduce en un importante ahorro anual. En el ejemplo anterior, Ana pagará el abono transporte y la guardería exentos de IRPF desde el bruto, o sea, desde los aproximadamente 2.100 € brutos mensuales que gana. Con la exención de IRPF no estará pagando 47 € y 350 € por el transporte y la guardería, sino mucho menos. Dependiendo de su tramo de IRPF, algo aproximado a 32 € y 230 €, respectivamente.

De esta manera, cuantos más gastos de su actividad profesional pueda incluir el empleado como gastos deducibles de su salario bruto, menos impuestos pagará después desde su salario neto. De ahí la gran importancia y el gran impacto de la Retribución Flexible, que permite hacer deducibles gastos de trabajador y, por lo tanto, reducir su base imponible y aumentar sus beneficios.

Siempre teniendo en cuenta que el consumo total no puede superar el 30% del salario bruto anual, enumeramos a continuación los productos de Retribución Flexible que puede ofrecer la empresa con sus respectivos límites por producto, si los hay.

Productos tradicionales

Comidas

En forma de cheque en papel o tarjeta, las comidas son el beneficio estrella. Facilitan, y mucho, el día a día del empleado si es de los que falla (bastante) en la cocina ya que le permiten salir a comer y pagar con descuento cada comida.

Límite: hasta 11 € por día laborable*, 220 € al mes.

*La empresa puede establecer sus propias condiciones, además: dando solo un cheque por día o, en el caso de las tarjetas, limitando el horario o los días de consumo.

Transporte público

Desde 2010 (apartado 2 del artículo 42 de la Ley del IRPF, letra h) el Estado favorece y promueve el desplazamiento de los empleados desde su domicilio al lugar de trabajo en transporte público colectivo.

Límite: hasta 136,36 € por mes, 1.500 € al año.

Guardería

Este tipo de retribución permite al empleado quedar exento del IRPF sin límites anuales o mensuales. En números esto equivale a un importante ahorro, tanto como que 2 cuotas de la guardería le salgan gratis al empleado.

Límite: sin límite de cantidad a gastar. La única condición es que esté destinado a cubrir servicios del primer ciclo de formación infantil, es decir, entre cero y tres años de edad.

Seguro Médico

Es uno de los productos más ofrecidos, tantos en forma de Beneficio Social, totalmente asumido por la empresa, como en forma de Retribución Flexible. La crisis sanitaria del último año, además, ha hecho que la salud sea el beneficio más demandado por los empleados.

Límites: los empleados pueden llegar a deducirse hasta 500 €. El seguro de salud exento permite además incluir a sus miembros más cercanos y obtener el mismo beneficio. Eso sí, no están exentos de cotizar a la Seguridad Social.

Existen algunas situaciones especiales como el de personas con discapacidad, en cuyo caso se podrá obtener una deducción de 1500 €.

Formación

La gran baza de este producto es que está totalmente exento de IRPF y es una gran palanca para activar la motivación de los empleados. La formación permite dar respuesta a las inquietudes del empleado sin que esto suponga un coste adicional para la empresa, un win-win en toda regla.

Límites: sin límite de cantidad a gastar.

Planes de pensiones

Los planes de pensiones como producto de Retribución Flexible son uno de los más revolucionarios, irrumpen con fuerza y prometen dinamizar los programas de compensación como hasta ahora eran concebidos. Permiten conseguir un ahorro que complemente la pensión pública que el empleado recibirá tras su jubilación.

Aunque no es un producto con ahorro inmediato que se pueda ver mes a mes, sí tiene impacto a largo plazo, muy beneficioso en el bienestar financiero del empleado. Con un plan de pensiones facilitado desde la empresa, el empleado podrá ir aportando cada mes una cantidad fija desde su salario, con su correspondiente exención fiscal. Si la empresa decide colaborar y hacer su aportación (convirtiéndolo en un beneficio mixto entre Retribución Flexible y Beneficio Social), las aportaciones a planes de pensiones se podrán deducir de la Base Imponible del Impuesto de Sociedades de la empresa.

Gimnasio

Otro que tampoco está exento de tributación en nómina como tal pero que puede ir acompañado de un importante ahorro para empresa y empleado. La empresa puede negociar con una cadena de gimnasios las cuotas mensuales para un gran grupo de empleados y deducirse el importe del Impuesto de Sociedades.

Al ofrecérselo al empleado, este podrá pagar dichas cuotas desde su nónima con el precio reducido conseguido por la empresa.

Productos menos habituales

Hay otro grupo de productos y servicios que también se pueden ofrecer dentro de un plan de Retribución Flexible pero que requieren algo más de tiempo para examinar de cerca ya que tienen condiciones particulares específicas y peculiares:

Seguro de vida

Aunque no tienen ventajas fiscales como tal, están contemplados como producto de Retribución Flexible ya que el empleado puede pagar su seguro de vida desde su salario. Otro producto enfocado también a favorecer el bienestar financiero del empleado.

Acciones o participaciones en la empresa

Las acciones tienen un claro impacto en el empleado y es que aumentan su compromiso y su sentimiento de pertenencia a la empresa. Tienen un límite que recoge el BOE con una exención de IRPF de hasta 12.000 euros anuales.

Renting

Otro beneficio bastante extendido que imputará como pago en especie el 20 % del valor de mercado del vehículo.

Al tener esta valoración especial, la empresa debe examinar de cerca a cuánto ascendería este 20% dependiendo del modelo y condiciones del vehículo para valorar si compensa meterlo en un plan de Retribución Flexible o no.

Vivienda

Algunas empresas pueden ofrecer una vivienda de su propiedad al empleado, para que este asuma su coste como Retribución Flexible. En este caso, la utilización de una vivienda que sea propiedad del pagador tendrá una exención del 10 % del valor catastral.

El uso de la Retribución Flexible no afecta en absoluto a la cotización social de los trabajadores y trabajadoras. La base de cotización seguirá siendo la misma aunque consuman sus productos a través de su plan.

1) Definir la estrategia de beneficios

Antes de lanzarse a la Retribución Flexible de cabeza, conviene echar un ojo a los tipos de compensación en especie existentes. Teniendo en cuenta la estrategia de Recursos Humanos, el presupuesto, el perfil de la empresa y las características de la plantilla con factores como la rotación definiremos qué modalidad de beneficios ofreceremos:

• Retribución Flexible: ofrecer a los empleados la posibilidad de acogerse voluntariamente a importantes ahorros gracias a la exención fiscal. Esto no supondrá ningún coste adicional a la empresa.
• Subvención de los beneficios, o los beneficios sociales. En este caso, la empresa se hará cargo de ofrecer los productos a coste cero para el empleado.
• Crear un sistema de beneficios mixto, en este caso, la empresa no subvenciona al 100% los beneficios y queda complementado por la Retribución Flexible.

2) Elegir los beneficios

La empresa elegirá qué beneficios quiere ofrecer a sus empleados, puede hacerlo de forma generalizada o de forma personalizada, según el grupo de empleados o incluso el empleado de manera concreta. Aunque en la Retribución Flexible es el empleado el que elige qué productos consumirá, las tendencias en compensación muestran una clara corriente hacia los planes personalizados.

3) Diseñar el plan

El experto encargado de crear el plan y ofrecerlo a los empleados deberá buscar la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades. Lo ideal es apostar por una plataforma centralizada que unifique todos los beneficios en una sola solución, fácil de usar, automatizada y ágil. Esto evitará cargas de trabajo innecesarias y contratos con intermediarios.

4) Comunicación dentro de la empresa 

La comunicación suele ser un punto que tendemos a obviar en la creación de un plan de beneficios. Dada la gran variedad de posibilidades por las que se puede percibir retribución en sistema flexible, lo más adecuado es utilizar en primer lugar a un sondeo entre la plantilla de la empresa, de tal manera que esta designe cuáles son las necesidades más comunes entre los empleados, y la empresa pueda ajustar su programa lo máximo posible a las necesidades reales de su equipo humano.

5) Evaluación y análisis

El éxito del plan de Retribución Flexible vendrá determinado por la adhesión de los empleados. Y para comprobarla lo mejor es contar con alguna herramienta que incluya informes mensuales generados automáticamente.

Un trabajador a la hora de buscar o solicitar un determinado puesto ya no solo se fija en las bandas salariales y proyectos ofrecidos. En muchos casos lo que hace inclinar la balanza a favor o en contra de una nueva aventura laboral es algo mucho más tangible y apreciado: los beneficios ofrecidos por parte de la compañía.

A parte de los elementos ligados a la compensación emocional para  captar y retener talento, la Retribución Flexible y los beneficios sociales se presentan con una baza importante a la hora de hacer que un empleado se identifique con una empresa. Estas son algunas de las ventajas que empresa y empleado tienen al integrar un sistema de Retribución Flexible:

Ventajas para el empleado

1. Ahorro a corto y largo plazo

La Retribución Flexible permite al empleado reducir considerablemente una serie de gastos que realiza de forma habitual. Ya sea en gastos diarios como comidas (donde un salario medio pasaría de pagar 12 € a pagar aproximadamente 8 €, por ejemplo) a gastos a largo plazo como planes de pensiones (destinando una cantidad mensual con su correspondiente exención fiscal con vistas en un futuro ahorro).

Un sueldo medio anual, que según el INE (Instituto Nacional de Estadística) alcanza poco más de los 23.600 euros, podría obtener un ahorro de casi 2.240 euros gracias a la retribución flexible, pues la retención del IRPF bajaría de cerca del 12 % a aproximadamente el 4 % gracias a una a la bajada del bruto anual y de la base imponible.

2. Libertad de elección de productos e importes

El empleado es el protagonista. Por eso, siempre podrá elegir si quiere adherirse o no al plan que le ofrece su empresa y decidir los productos de los que quiere disfrutar.

Como hemos visto, en el mercado actual existen diversos sistemas que permiten mayor o menor flexibilidad con estos elementos. El éxito de un plan de Retribución Flexible recae la mayoría de las veces en la capacidad de ofrecer flexibilidad a un empleado.

3. Conciliación laboral y personal

Generar un buen ambiente se traduce en adhesión y fidelidad a la empresa. Cuando un empleado se siente valorado y sabe que un departamento de la empresa trabaja en su bienestar, su vínculo con la empresa es mayor.

4. Sentimiento de pertenencia a la empresa

El empleado es consciente de que su empresa, en concreto su equipo de Recursos Humanos, hace un esfuerzo por ofrecerle mejores condiciones. Ofrecer y saber comunicar al empleado un plan de Retribución Flexible de forma adecuada aumentará su compromiso con la empresa y su estabilidad dentro de la misma.

Ventajas para la empresa

• Mejora el salario sin coste salarial

La Retribución Flexible permite que el empleado perciba un salario disponible mayor pero sin que esto suponga un coste salarial adicional. Además, este aumento será en un formato agradable para nuestro empleado, ya que se realiza en productos de uso diario que iban a suponer un gasto.

• Mejora el employer branding

El impacto de la Retribución Flexible en la marca de la empresa tiene múltiples niveles, pero en gran parte porque refuerza, confirma y da cuerpo a la cultura de nuestra empresa.

Poner en las manos de nuestros empleados un producto de uso habitual y en algunos casos obligado, como el transporte o la guardería, pero con un descuento evidente, genera un aumento del bienestar. Este producto se coloca como un elemento visible de todo el esfuerzo generado por el departamento de recursos humanos para potenciar la cultura de empresa.

• Mejora el bienestar de los empleados y productividad

La cultura de empresa reflejada en un plan de Retribución Flexible tiene un efecto visible en la toma de conciencia por parte de nuestros empleados del compromiso de la empresa y en consecuencia estén más motivados. Además, pequeños gestos como disponer de una tarjeta común potencia los momentos de convivialidad vinculados a la compra en conjunto, como la asistencia en equipo a restaurantes o solicitar comida por delivery.

Todos estos elementos impactan positivamente en crear un sentimiento de pertenencia que se ve traducido en una menor rotación de empleados.

• Mejora la competitividad salarial

Hablando en términos más monetarios, el sueldo del empleado sigue siendo el factor principal de un empleado a la hora de decantarse por uno u otro proyecto. La Retribución Flexible permite al empleado ganar más sin que a la empresa nos cueste más.

Además, se produce lo llamado eficiencia retributiva, ya que no solo estamos pagando más, sino pagando mejor a través de un sistema optimizado.

• Genera un alto beneficio con una fácil implantación

La Retribución Flexible no debería de suponer una gran carga de trabajo. Las soluciones que existen en el mercado, para cualquier tipo de empresa, están pensadas para no suponernos un enorme quebradero de cabeza. Por ejemplo, estando implementadas con la gestión de la nómina y previendo el IRPF en función del salario del empleado.

El Estado recoge todo lo relacionado con el salario en especie en el BOE, en el Reglamento General sobre el IRPF (Rentas en especie. art. 42 de la Ley 35/2006, del IRPF) donde establece diferentes características que se deben cumplir para que la remuneración sea considerada Retribución Flexible:

• La cifra total destinada a Retribución Flexible no podrá superar el 30% de la retribución anual.
• No existirá una entrega de dinero en metálico para que el empleado pueda comprar algún bien, sino que se tratará de obtener productos de manera gratuita o por un coste inferior al mercado.
• La base de cotización de la nómina de un trabajador adherido a un plan de Retribución Flexible, no varía. Será la misma que la de un trabajador que no esté adherido a este plan. El IRPF es el que cambiará y se reducirá como hemos visto arriba.
• No supondrá necesariamente un gasto para la empresa.
• Es un servicio que el empleado utilizará de forma totalmente voluntaria y el uso del servicio no podrá suponer un coste para él.
• Será en todo caso un beneficio que se produzca dentro de una relación laboral entre empresa y empleado.
• No se incluirán los gastos derivados de una actividad profesional directa, como podría ser una herramienta de trabajo o un viaje de negocios.
• Deberá de existir una novación del contrato de trabajo que ya exista.

Aunque están estrechamente relacionados entre sí y son parientes muy cercanos, no son lo mismo. Y sí, hay que decirlo, están rodeadas de confusión y ambigüedad. Si buscas información al respecto, encontrarás a los que hablan de Retribución Flexible o en especie como si de sinónimos se tratase, o los que huyen de dar una explicación concreta. Por eso hoy, tenemos el firme propósito de aclarar el asunto. Vayamos por partes…

Hablando con la jerga del BOE, la remuneración que ofrece una empresa a una persona por su trabajo se llama “rendimientos íntegros del trabajo”. La empresa puede ofrecerme esta remuneración en dinero o en especie. -Y aquí, con permiso del BOE, nos permitimos la licencia de añadir la remuneración emocional (horario flexible, teletrabajo, jornada compacta, tardes libres para asuntos propios…).-

La remuneración dineraria no deja dudas, todos sabemos qué es el dinero a fin de mes. Pero, ¿cuál es la retribución en especie? Consultamos directamente al BOE que lo define como “Renta en especie” según el Art. 42.1 de la Ley de IRPF: “Constituyen rentas en especie la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para quien las conceda.”

Renta o retribución en especie

Y es esta renta en especie, también conocida como retribución en especie, la categoría que recoge todo lo relacionado con Beneficios Sociales, Retribución Flexible y las combinaciones entre ambos. Así que respondiendo a la pregunta: la Retribución Flexible es un tipo de retribución en especie que, como ya hemos visto, permite al empleado destinar parte de su salario al pago de ciertos productos, para beneficiarse de exenciones de impuestos.

Hemos tocado aquí también el concepto de Beneficio Social y para que no surjan dudas, no, no es lo mismo tampoco.

En nuestra Guía de Beneficios Sociales puedes ver las principales diferencias entre retribución en especie o Beneficio Social y Retribución Flexible.

Si Ana gana 25.000 € brutos anuales y quiere pagar mediante Retribución Flexible sus comidas, el importe de esas comidas se descontará de sus 25.000 €. Ana compromete parte de su salario bruto anual para beneficiarse de ventajas fiscales.

Si Ana gana 25.000 € brutos anuales y su empresa le ofrece cheques restaurante mensuales como Beneficio Social, el importe de esos cheques será adicional a sus 25.000 €. Ana no compromete su salario bruto anual y disfruta de cheques de comida gratis gracias a su empresa.