Calcular el coste de la rotación laboral: fórmula completa, ejemplos y cómo reducirlo
La renuncia silenciosa y la gran renuncia se han convertido en dos grandes pesadillas para muchas empresas, tanto en España como en otros países. El complejo mercado laboral y los cambios vividos con la digitalización y el teletrabajo han modificado para siempre las relaciones laborales.
Pero detrás de todos estos cambios hay un gran problema que los departamentos de recursos humanos, a veces, no saben cómo lidiar: la alta rotación laboral.
En Cobee by Pluxee hemos creado la Guía para calcular los costes de la rotación laboral, un documento en el que encontrarás todas las claves para conseguir descifrar cuánto te puede costar reemplazar a un perfil de tu empresa (ya sea junior o de C-Level).
Por qué debes medir el coste de la rotación
La tasa de rotación es uno de los índices que más preocupa a los equipos de Recursos Humanos porque es un indicador clave sobre la salud de una empresa. Es uno de los elementos que nos indica que hay algo que está funcionando mal. Calcular el coste de esa pérdida de talento permite tomar decisiones estratégicas importantes para la organización.
Impacto directo e impacto indirecto
La rotación tiene principalmente dos tipos de impacto en las empresas:
Impacto directo
El impacto que más se nota en los números es el económico. Según datos de SHRM, reemplazar a un empleado puede tener un coste de entre 6 y 9 meses de su salario, y Gallup lo eleva a entre el 50% y el 200% de su salario anual.
Para calcularlo debemos tener en cuenta:
- Herramientas de reclutamiento
- Coste de publicar ofertas en portales de empleo, redes sociales, etc.
- Horas empleadas por el equipo de Recursos Humanos y los managers correspondientes en el proceso de selección.
- Onboarding, formación inicial y baja productividad las primeras semanas.
Impacto indirecto
Es el más difícil de cuantificar, pero el que tiene más aristas:
- Productividad: no solo por la salida de la persona en sí, sino también porque repercute en el equipo, que tiene que redistribuir tareas y formar a la persona nueva.
- Calidad del trabajo: el equipo tiene que asumir nuevas tareas, lo cual puede tener consecuencias a nivel de estrés y calidad del trabajo.
- Marca empleadora: las tasas altas de rotación y las salidas continuadas tienen impacto, porque transmiten la imagen de desorden y no priorización del bienestar de la plantilla.
- Clima laboral: la salida de compañeros suele afectar a la motivación y el compromiso.
La fórmula completa
Para calcular el coste real de la rotación debemos entrar más en detalle en el impacto del que hemos hablado. Los marcos de referencia más utilizados en RRHH suelen dividir el cálculo en partidas directas y pérdidas de productividad.
Vamos a desglosar la fórmula paso a paso:
Coste de vacante y cobertura
Los cálculos comienzan en el momento en que la persona deja su puesto. Los primeros aspectos a considerar son:
- Horas del manager y del equipo para reorganizar tareas.
- Time-to-cover, es decir, quién asume las responsabilidades y qué consecuencias va a tener ralentizar el trabajo.
- Pérdida de oportunidad por proyectos retrasados, ventas no cerradas, peor calidad en el servicio…
Reclutamiento y selección
El gasto más evidente es el que proviene del equipo de Recursos Humanos:
- Publicación de ofertas
- Herramientas de sourcing
- Tiempo empleado en cribas, entrevistas, evaluación de las pruebas…
- En caso de utilizar reclutadores o agencias externos habría que contabilizar su fee
Además, a esto habría que sumar las horas que los managers de área invierten en este proceso.
Onboarding y formación
Cuando llega la nueva incorporación, empieza la última fase de inversión:
- Horas de manager, equipo y buddy invertidas en orientar a la persona
- Materiales, herramientas y recursos destinados a formarla
- Tiempo que dedica esta persona a ponerse al día y empezar a ser productiva
Rampa de oportunidad: tiempo hasta rendimiento objetivo (TPO)
Normalmente la nueva incorporación no cumpla su rendimiento objetivo desde el primer mes. La estimación, dependiendo del rol, es:
- Entre 2 y 6 meses para puestos generalistas
- Entre 9-12 meses para puestos técnicos, altamente especializados o directivos.
Durante ese periodo de tiempo, la empresa está invirtiendo el salario en formar a la persona sin que haya todavía un retorno, por lo que se debe tener en cuenta al calcular el coste de rotación.
Riesgos colaterales: sobrecarga de equipo, errores, churn de clientes
Además de los ya mencionados, la rotación tiene otras consecuencias que afectan en el día a día de la empresa:
- Sobrecarga del equipo que tiene que asumir las tareas de la persona que se va
- Esto puede aumentar el estrés en ellos, de forma que aumenten los errores y los plazos de entrega
- Repercusión en los clientes, que pueden quedar insatisfechos si se baja la calidad del servicio
- Riesgo de nuevas salidas como consecuencia
Fórmula operativa
A la hora de hacer el cálculo para justificar los gastos, puedes tener como referencia esta fórmula para presentar números comparables entre áreas, detectar desviaciones y argumentar inversiones en fidelización o bienestar de los empleados.
Fórmula base
La fórmula estandarizada es:
Coste de rotación = (vacante + reclutamiento + onboarding/formación + pérdida de productividad) x nº de bajas
Cada uno de los bloques debería ajustarse en función del nivel del rol, la complejidad del puesto o el ciclo del negocio.
Cómo estimar la pérdida de productividad
Esta suele ser la parte más difícil de estimar. Puedes utilizar la siguiente fórmula como orientación:
Pérdida de productividad = (% de rendimiento por mes × salario mensual × meses de rampa)
Puedes aplicarla de esta forma:
- Para definir la rampa de productividad, debes calcular cuántos meses tarda una persona en su rol en llegar a su rendimiento objetivo.
- Por ejemplo, para un puesto generalista podrían ser 3 meses
- Estima el porcentaje de productividad mes a mes.
- Por ejemplo, el primer mes el 30%, el segundo mes el 65% y el tercero el 100%.
- Multiplica estos porcentajes por el salario mensual y súmalos.
- La diferencia entre el total y lo que sería un 100% desde el primer mes sería la pérdida real.
Ejemplo numérico
Para que tengas una guía más práctica de los cálculos que hemos expuesto antes, vamos a hacer dos ejemplos con dos de los perfles más comunes: uno técnico o especialista y otro más general.
Perfil técnico (salario 45.000 €): cálculo paso a paso
- Vacante y cobertura:
- Horas de manager y equipo durante 4 semanas: 80 h × 50 €/h = 4.000 €
- Pérdida de oportunidad estimada: 2.500 €
- Reclutamiento y selección:
- Publicación en portales y sourcing: 800 €
- Entrevistas y tiempo de RRHH/manager: 1.500 €
- Fees agencia: 3.000 €
- Onboarding y formación:
- Buddy + formadores (40 h × 50 €/h) = 2.000 €
- Materiales y recursos: 500 €
- Rampa de productividad (4 meses):
- Mes 1: 50% × 3.750 € = 1.875 €
- Mes 2: 70% × 3.750 € = 2.625 €
- Mes 3: 85% × 3.750 € = 3.187 €
- Mes 4: 100% × 3.750 € = 3.750 €
- Total productividad esperada = 11.437 €
- Pérdida vs rendimiento objetivo = 45.000 € / 12 × 4 = 15.000 € – 11.437 € = 3.563 €
Coste total de rotación técnico: 4.000 + 2.500 + 800 + 1.500 + 3.000 + 2.000 + 500 + 3.563 ≈ 17.863 €
Perfil generalista (salario 24.000 €): cálculo paso a paso
- Vacante y cobertura:
- Horas manager/equipo 3 semanas: 60 h × 30 €/h = 1.800 €
- Pérdida de oportunidad: 1.000 €
- Reclutamiento y selección:
- Publicación en portales: 300 €
- Entrevistas y tiempo de RRHH/manager: 700 €
- Fees agencia: 1.000 €
- Onboarding y formación:
- Buddy + formadores (30 h × 30 €/h) = 900 €
- Materiales y recursos: 200 €
- Rampa de productividad (3 meses):
- Mes 1: 50% × 2.000 € = 1.000 €
- Mes 2: 75% × 2.000 € = 1.500 €
- Mes 3: 100% × 2.000 € = 2.000 €
- Total productividad esperada = 4.500 €
- Pérdida vs objetivo = 24.000 € / 12 × 3 = 6.000 € – 4.500 € = 1.500 €
Coste total de rotación generalista: 1.800 + 1.000 + 300 + 700 + 1.000 + 900 + 200 + 1.500 ≈ 7.400 €
KPI y dashboard de rotación
Una vez hayamos calculado el coste de rotación, es importante hacer un seguimiento. De esta forma, podrás detectar patrones y seguir la evolución de este asunto para anticiparte a problemas o ponerles solución lo antes posible de forma eficaz.
Para ello, debes elegir bien los KPIs que vas a utilizar y revisarlos de forma trimestral, por departamento y con los costes por unidad.
Principales KPIs a incluir
Es recomendable que adaptes los indicadores a las necesidades y particularidades de tu empresa. Algunos de los principales son:
- Tasa de rotación voluntaria: personas que se van de la empresa por decisión propia sobre el total de la plantilla.
- Coste medio por baja: el resultado de la fórmula operativa que hemos visto anteriormente.
- Time to productivity (TTP): tiempo que tarda un empleado en alcanzar su rendimiento objetivo.
- Porcentaje de rotación evitable: estimación de las bajas que podrían haberse evitado con medidas de fidelización o engagement.
Coste por unidad/manager y causas de salida priorizadas
Cada manager y cada equipo tiene unos requerimientos y objetivos distintos. Por eso, es importante segmentar la información:
- Por unidad o equipo: para identificar áreas con rotación estructural
- Por manager: por identificar un ajuste de cargas o falta de liderazgo
- Causas de salida: detectar las más comunes para poder actuar al respecto
De esta forma tendrás un dashboard que se convierta en una herramienta estratégica para tus acciones y poder justificar la inversión en talento y fidelización.
Cómo reducir el coste
Calcular el coste de rotación tiene un objetivo claro: poder reducirlo. Para ello, es clave optimizar recursos y crear un entorno amigable, donde los empleados y empleadas puedan crecer y desarrollar su trabajo de forma satisfactoria.
Aquí tienes algunas de las palancas más efectivas:
Trayectorias y upskilling
La falta de desarrollo profesional y de planes de carrera suele ser una de las principales causas para dejar la empresa. El empleado o empleada siente que está estancado en su puesto y no ve posibilidades de crecer.
Diseñar los planes de carrera de forma clara, ofrecer formación y programas de upskilling o fomentar la movilidad interna pueden ser medidas que ayuden a que el talento vea un futuro en la empresa. Para ello:
- Establece rutas de desarrollo por puesto y nivel
- Ofrece formación continua: tanto de habilidades requeridas para su puesto como coaching.
- Incentiva a los empleados a que adquieran nuevas competencias que estén alineadas con los objetivos de la empresa.
De esta forma, además, se aumentará la motivación del equipo ante la aparición de nuevas metas y oportunidades, y también el compromiso al detectar que la empresa se interesa por su futuro profesional.
Liderazgo y carga de trabajo
Un mal manager o una mala gestión de la carga laboral también influye en el burnout de los equipos y su posterior abandono. Conviene revisar:
- La formación de los managers en liderazgo efectivo, feedback y coaching.
- La carga de trabajo y hacer reajustes en caso de ser necesario.
- Mantener una comunicación fluida y feedback continuo para detectar lo antes posible los problemas que puedan surgir.
Beneficios valorados: salud, bienestar y retribución flexible para mejorar permanencia
Dentro de los planes de bienestar y fidelización de talento, una de las herramientas estrella son los planes de beneficios. Tener un buen plan de compensación y beneficios aumenta el compromiso y la motivación de los empleados, y con ello la productividad.
Según nuestro último Informe de Tendencias en Beneficios, los más valorados por los empleados son:
- Seguro de salud
- Plan de pensiones
- Ticket comida
Además, la retribución flexible es una forma de ayudar a tu equipo a mejorar su salario disponible sin invertir recursos por parte de la empresa.
¿Te gustaría reducir la rotación de personal con un plan de beneficios y retribución flexible pensado para tu plantilla?
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