Dietas laborales: cómo interpretarlas

Conocer qué son y cómo se gestionan las dietas laborales es uno de los grandes compromisos de los responsables de RRHH. Y es que, los empleados no siempre tienen claro en qué consiste dicho concepto. De hecho, a menudo se confunden las dietas laborales con otro tipo de complementos. Vamos a ver en qué consisten exactamente las dietas laborales.

Tabla de contenidos

• ¿Qué son las dietas laborales?
• ¿Cómo funcionan las dietas laborales por desplazamiento?
• ¿Cómo gestionar los gastos en dietas y kilometraje?   

¿Qué son las dietas laborales?

Las dietas laborales son también conocidas como dietas de viaje o por circunstancias de movilidad geográfica. Esto se debe a que entran en juego cuando el trabajador ha de desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo para desempeñar sus funciones.

Así que, las dietas laborales actúan como compensación económica para aquellos gastos ocasionados por dicho desplazamiento. Estos gastos pueden ser desde el transporte a la comida o el alojamiento. En definitiva, se trata de dietas por viajes de trabajo o, mejor dicho, derivadas de los gastos que implican estos últimos.

Las dietas laborales están recogidas en el Estatuto de los Trabajadores, concretamente en el artículo 40.

¿Cómo funcionan las dietas laborales por desplazamiento?

Es importante saber que las dietas laborales no forman parte del salario de los empleados, sino que cubren gastos ocasionales que el trabajador no tiene por qué asumir. De hecho, las dietas laborales son un derecho que además de en el Estatuto de los Trabajadores, aparece reflejado en el convenio colectivo.

Las dietas laborales pueden ser de varios tipos: 

• Por kilometraje: estos gastos de desplazamiento y dietas incluyen billetes de medios de transporte colectivos, carburante, gastos de alquiler de vehículo, facturas de taxi o abonos de transporte público.

En el caso de emplear el coche propio, existe una tarificación por kilómetro que se establece en el convenio colectivo. En ocasiones, conllevan los gastos por mantenimiento de coche, por aparcamiento en zonas de pago e incluso por multas de tráfico.

• Por estancia y manutención: este tipo de dietas y gastos de viaje se refieren al coste derivado de la pernocta en alojamientos y de las comidas, cenas, etc. en establecimientos hosteleros.

Como en el caso anterior, la cuantía máxima estará establecida en el convenio colectivo. Todo lo que exceda de la misma deberá ser asumida por el empleado.

Las dietas laborales están exentas de IRPF. Los límites fijados son:

• 0,19 € por kilómetro para los gastos de transporte privado.
• 53,34 euros al día en territorio español y 91,35 euros en extranjero con pernocta. 

En el caso de los desplazamientos, deben realizarse a municipio diferente al del lugar de trabajo y por menos de 9 meses de forma continuada.

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¿Cómo gestionar los gastos en dietas y kilometraje?

Toda empresa tiene la obligación de hacer efectivas las dietas laborales a los empleados con necesidad de desplazarse.

Sin embargo, la forma de gestionarlas varía. Por un lado, existe esa modalidad en la que el trabajador adelanta el dinero. Es decir, este gasta lo que crea oportuno (dentro de los límites fijados por la empresa) y el departamento de RRHH se encarga de su posterior abono. Este tipo de dietas y gastos de viaje suele ser la menos frecuente.

¿Cuáles son las dietas laborales más comunes? Aquellas que implican la predisposición del departamento de RRHH a una contratación previa de servicios. Es decir, la empresa se encarga, por adelantado, de reservar y pagar el alojamiento, los vuelos, etc.

Aunque lo normal es encontrar dietas laborales de gestión mixta. 

Es decir, se emplean las últimas de manera habitual en dietas de viaje costosas, que implican la reserva de vuelos y hoteles, por ejemplo. Mientras que los trabajadores se hacen cargo de dietas laborales que tienen que ver con la alimentación, que precisan de menor desembolso.

En este último caso, los empleados tienen dos opciones. Por un lado, poner el dinero por adelantado y reclamarlo posteriormente a RRHH. Por otro, hacer uso de su plan de retribución flexible para hacer frente a ese gasto en dietas, por ejemplo, del ticket restaurante dentro del plan de beneficios empresarial.