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 Cómo mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo

Cristina Allende |

La gestión del tiempo en el trabajo se ha convertido en un elemento clave dentro de las organizaciones. Y no solo por ser la llave de una mayor productividad. También por mejorar el rendimiento profesional y el bienestar de las plantillas. 

Tabla de contenidos

Estrategias y Técnicas para una Óptima Gestión del Tiempo

Afortunadamente, existen estrategias y técnicas que mejoran la gestión del tiempo y la planificación de tareas. Su aplicación en el día a día de los equipos de trabajo es cada vez más común.

Implementación de Métodos como Timeboxing, Time blocking, Método Pomodoro

Seguro que te suena alguno de ellos. Probablemente tu empresa lo use. Y si no es así, debería hacerlo. Porque este tipo de métodos contribuyen a una mejor gestión del tiempo. ¿Cómo? A través de una exhaustiva planificación de tareas que incluye: su programación en función de las prioridades, la designación de sus responsables y un método de trazabilidad y verificación sobre el avance de las mismas. En definitiva: mayor claridad y control en el proceso de ejecución.

Métodos como el Timeboxing o el Time Blocking, por ejemplo, se basan en la creación de bloques de tiempo para tareas concretas o individuales que han de llevarte a una meta concreta. También la técnica Pomodoro.

Este tipo de fórmulas son eficaces porque:

  • Evitan la procrastinación, pues trabajamos en función de un calendario visual muy medido que nos permite avanzar paso a paso.
  • Permiten agrupar tareas similares para no perder tiempo en el paso de una a otra de distinta índole.
  • Nos ayudan a ser más conscientes del tiempo que contamos para llevar a cabo una tarea, así como del esfuerzo dedicado a la misma en función de su complejidad.
  • Facilitan la adaptación a imprevistos manteniendo un buen manejo del tiempo.

Aplicación del Principio de Pareto y GTD en la Gestión del Tiempo y Planificación de Tareas

Los métodos que nos animan a compartimentar eficazmente nuestro tiempo para dedicarlo a tareas concretas no son los únicos. Existen otras estrategias que nos animan a priorizar las tareas más provechosas, rentables o eficaces de acuerdo a nuestras metas. Y aquellas que nos empujan a concentrarnos más y mejor en lo que estamos haciendo para aumentar nuestro rendimiento.

El principio de Pareto o regla 80/20, por ejemplo, hace referencia a cómo gestionar el tiempo en el trabajo para aprovecharlo mejor de acuerdo a la consecución de los objetivos marcados. Es decir: nos indica cómo priorizar las tareas de manera adecuada o, dicho de otra forma, cómo anteponer aquellas decisivas para aumentar nuestro rendimiento.

Y, ¿qué quiere decir eso de 80/20? Según el principio de Pareto, el 80 % de los resultados se consiguen a través del 20 % de nuestras acciones. Así pues, lo que debemos lograr es discernir ese 20 % de tareas que nos van a ayudar a conseguir, al menos, el 80 % de los resultados.

En cuanto al método GTD (Getting Things Done) para la gestión del tiempo en el trabajo, se basa en la necesidad de que toda persona se concentre realmente en lo que está haciendo. Para ello, es necesario evitar distracciones, no solo ajenas, sino propias. Y especialmente una de las más comunes: el tiempo que perdemos pensando en las tareas que están por llegar o tenemos pendientes. Abstraerse de tales pensamientos resulta clave para ganar en productividad.

Herramientas Digitales para Mejorar la Gestión del Tiempo y Productividad

La mayoría de las estrategias y técnicas para la gestión del tiempo en el trabajo se apoyan sobre herramientas digitales. Las últimas tecnologías tratan de maximizar nuestra eficacia y eficiencia, y para ello, la gestión del tiempo resulta elemental.

Hoy en día, existen aplicaciones o plataformas de trabajo, individual y colaborativo, que tratan de establecer prioridades, roles y un tiempo determinado para la confección de proyectos concretos. Estas herramientas establecen fases de acción y garantizan la trazabilidad del proceso de ejecución mediante cronogramas compartidos.

Este tipo de soluciones digitales para la gestión del tiempo resultan beneficiosas porque:

  • Evitan dedicar más tiempo del necesario a ciertas tareas, es decir, nos ayudan a mantener el control.
  • Permiten establecer plazos cerrados que nos ayuden a cumplir con los compromisos de entrega.
  • Facilitan una visión global del estado del proyecto y de la velocidad de acción y de progreso.
  • Permiten una planificación de antemano que evita la pérdida de tiempo posterior en tareas como el abastecimiento de material, documentación, etc.

Beneficios de una Buena Gestión del Tiempo en el Trabajo

Podríamos resumir así los beneficios de una buena gestión del tiempo de trabajo en tres puntos clave:

El aumento en productividad y eficiencia con menos esfuerzo. Pues, como hemos dicho, existe un trabajo previo de planificación que facilita las tareas posteriores, para las cuales nos sentimos más preparados. La gestión del tiempo y la productividad van de la mano, si la primera aumenta, lo hace la segunda.

Facilita la toma de decisiones. Un proyecto cuya ejecución ha sido planificada es un proyecto que ha sido analizado y medido al detalle. Esto nos coloca en una mejor posición a la hora de valorar ciertos cambios, es decir, mejora el proceso de toma de decisiones.

Mejora el ambiente laboral y reducción del estrés. Las estrategias antes mencionadas traen consigo mayor transparencia en el proceso creativo. Transparencia en cuanto a plazos, en cuanto a prioridades, en cuanto a roles y tareas asignadas, en cuanto al nivel de ejecución cosechado… Todo ello nos permite organizarnos mejor y sentir que tenemos el control y que vamos en buena dirección. En otras palabras: reduce nuestro nivel de estrés o ansiedad y mejora el ambiente laboral, sobre todo si este es muy cooperativo.

La gestión del tiempo en el trabajo es un factor ineludible para aquellas empresas que tratan de garantizar un buen ambiente laboral. Es decir, honesto, donde la coordinación y la organización son la máxima, donde la colaboración resulta eficaz y donde el equipo conoce y comparte el propósito corporativo y avanza hacia él de manera conjunta y real.

Consejos Prácticos para Mejorar Inmediatamente la Gestión del Tiempo

Para finalizar, podemos darte algunos consejos sobre cómo incrementar la gestión del tiempo evitando vicios perniciosos muy de actualidad:

Apuesta por la desactivación de notificaciones en tu móvil para maximizar la concentración y el rendimiento.

Organiza físicamente el espacio, trabajar en medio del caos no siempre ayuda a concentrarse.

  • Agrupa las tareas similares para optimizar el tiempo.
  • Delega de manera efectiva aquellas tareas que no son prioritarias.
  • Rechaza de manera consciente esas otras tareas no esenciales.

Y recuerda: no somos multitasking. Para incrementar la concentración en la gestión del tiempo debemos dedicarnos a una sola tarea durante un periodo de tiempo, más bien corto.

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