Fichas de trabajadores
Las fichas de trabajadores y trabajadoras son aquellos documentos internos de una empresa que recogen toda la información que atesora esta sobre sus empleados y empleadas.
Constituyen una fuente de datos clave y sensibles, que precisan de alta protección por parte del departamento de RRHH debido a los datos personales que revelan. Estas se construyen durante la fase de onboarding y se amplían a lo largo del employee journey del trabajador o trabajadora.
Claves de las fichas de trabajadores
Las fichas de trabajadores y trabajadoras contienen información detallada y relevante sobre el personal de una empresa.
Estas fichas permiten mayor precisión en la gestión y organización de la plantilla, pues posibilitan mantener la información laboral y personal de los trabajadores y trabajadoras al día.
De hecho, son tomadas en cuenta a la hora de diseñar y lanzar estrategias de gestión laboral, de capacitación de equipos, de desarrollo de planes de carrera y procesos de promoción interna, de decisiones estratégicas a largo plazo, etc.
Desde Recursos Humanos, las fichas de trabajadores y trabajadoras posibilitan:
La administración y gestión eficiente del personal gracias a información accesible y completa sobre cada empleado y empleada.
El cumplimiento de las regulaciones laborales y fiscales.
El desarrollo de procesos de evaluaciones de desempeño a través del historial consignado en las fichas sobre el rendimiento de empleados y empleadas.
La planificación y gestión del desarrollo de la carrera de empleados y empleadas, identificando necesidades de formación y oportunidades de crecimiento.
La gestión de salarios y beneficios y compensaciones, asegurando que los empleados y empleadas ven satisfechas sus expectativas.
El registro preciso de comportamientos inherentes al desempeño o cultura corporativa: asistencia, ausencias…, crucial para la gestión de nóminas y evaluaciones de desempeño, pero también para medir el cumplimiento de los protocolos internos.
La gestión de información relacionada con la salud y seguridad para garantizar un entorno laboral seguro para cada rol específico.
Apoyo en la realización de auditorías internas y externas, proporcionando un registro detallado de la información laboral y personal de los empleados y empleadas.
Así, las fichas de trabajadores y trabajadoras constituyen una herramienta de administración eficaz de cara al cumplimiento de las regulaciones legales, el correcto desarrollo del trabajo diario y la garantía del bienestar de la plantilla.
Para ello, dichas fichas de trabajadores deben albergar información tal como:
Datos personales: Nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de identificación, estado civil, información de contacto de emergencia…
Datos laborales: Fecha de contratación, puesto de trabajo, departamento, mando supervisor inmediato, salario, historial de promociones y ascensos, evaluaciones de desempeño…
Documentación legales: contrato, acuerdos de confidencialidad…
Formación y experiencia: Nivel educativo, certificaciones, cursos de formación, experiencia laboral previa…
Beneficios y compensaciones disfrutados: seguros, planes de jubilación…
Asistencia y permisos: Registro horario y de asistencia, ausencias, permisos solicitados y aprobados, bajas médicas…
Información médica, si procede, por ejemplo, sobre aptitudes físicas si estas son necesarias o relevantes para el trabajo.
Logros destacados dentro de la empresa.
En definitiva, las fichas de trabajadores y trabajadoras tienen múltiples utilidades así como propósitos en la gestión de recursos humanos y en el funcionamiento general de una organización.
