Qué es el correo corporativo y por qué es esencial para tu empresa

Parece que hoy en día hablar de las ventajas de tener un correo corporativo es hablar de una obviedad. Sin embargo, en el caso de pequeñas empresas o personas autónomas, el correo corporativo sigue siendo un instrumento que se resiste. No debería ser así.

Tener un correo corporativo es fundamental para empresas de cualquier tipo y tamaño, e incluso también para las personas que trabajan como autónomas. A nivel personal, ayuda a separar y a organizar mejor los intercambios personales de los profesionales, además de aportar profesionalidad y buena imagen y resolver problemas de seguridad.

¿Qué es un correo corporativo?

El correo corporativo es una cuenta de correo electrónico con dominio de creación propia. Es decir, no está alojada en dominios de uso común y generalizado como pueden ser Gmail sino que el dominio es personalizado.

Los correos corporativos ofrecen mayores posibilidades en cuanto a personalización de la cuenta: ya no solo a nivel de imagen al poder añadir el nombre de la empresa, sino también en cuanto al uso o al almacenamiento. Además, suelen contar con un procesamiento de datos mucho más eficaz, más medidas de seguridad y protección de datos y mayor control sobre la mensajería corporativa.

Por no hablar de que son una herramienta de marketing fundamental. Los correos corporativos dan una imagen de cohesión y profesionalidad, lo que genera más confianza en proveedores y clientes. Por lo tanto, representan un pilar fundamental de la imagen corporativa de una empresa.

¿Cómo saber si un correo es corporativo?

Normalmente podemos identificar un correo corporativo porque en el dominio (es decir, todo lo que va detrás de la @) aparece el nombre de la empresa o institución, mientras que en el nombre de usuario aparece, o bien el nombre del empleado o empleada, o bien el del departamento o cualquier palabra que identifique a dónde va a llegar ese mail. Es decir, tiene una forma parecida a esta: nombre@empresa.com

Para el mail personal, al usar normalmente dominios gratuitos, solo podemos cambiar el nombre de usuario. El dominio que aparece será el del proveedor que hayamos elegido. Es decir, tiene una forma similar a esta: “nombre123@gmail.com”).

Para qué sirve el correo corporativo y diferencias con el correo personal

Tener un correo corporativo en la empresa sirve para centralizar toda la gestión de intercambio de mails por trabajo en una sola cuenta que solo se utilice para fines profesionales. Esto ayuda a marcar bien la separación entre la vida profesional y personal al no recibir correos una vez termina tu jornada laboral y favorece la desconexión.

Los mensajes y el estilo de redacción han de ser acordes a la política de empresa, su cultura corporativa y el libro de estilo, si este existiese. Es decir, debe imperar la formalidad, el estilo neutro y directo, y la cortesía.

Diferencias entre correo corporativo y personal

	Correo corporativo	Correo personal
Branding	Usa el dominio de la empresa, lo cual da una imagen de profesionalidad y confianza	Usa dominios genéricos, normalmente gratuitos. Esto resulta menos formal y resta profesionalidad a la imagen
Seguridad	Tiene medidas de seguridad avanzadas y control administrativo	Cuenta con medidas básicas al estar pensado para uso individual
Privacidad	La información profesional está muy protegida a través de sistemas como el cifrado de extremo a extremo o la autenticación de dos factores	Suelen ser más vulnerables a ciberataques
Almacenamiento	Las cuentas corporativas cuentan con un volumen de almacenamiento alto incluido en el precio	Los límites de almacenamiento son más restringidos, aunque se pueden ampliar en versiones de pago
Soporte técnico	Incluye soporte técnico específico que resuelve problemas rápidamente	Es más limitado y menos dedicado, pueden tardar más en resolver problemas
Funcionalidades avanzadas	Es capaz de integrarse con otras herramientas laborales como calendarios, CRM o almacenamiento en la nube	Para acceder a funcionalidades avanzadas tienes que utilizar versiones de pago
Control y administración	Las empresas pueden gestionar las cuentas, revocar accesos y establecer políticas de uso	Las empresas no tienen ningún tipo de control de esas cuentas, son gestionadas por los usuarios

Beneficios clave del correo corporativo para las empresas

El correo corporativo se ha convertido en una seña más de identidad y en un símbolo de profesionalidad. De hecho, un correo corporativo facilita y favorece:

• Mayor confianza en los clientes: contar con una cuenta de correo corporativo y una firma asociada vinculan directamente a un profesional con la firma que representa. Para los clientes, esto es un respaldo que da imagen de fiabilidad y profesionalidad.
• Fortalecimiento de la identidad corporativa: el correo corporativo y sus elementos innatos (firma, imagen, logo…) contribuyen a la imagen de marca de la empresa.
• Mayor organización: ayuda a centralizar toda la información laboral en una sola cuenta, así se evita perder información y se ahorra tiempo al tenerlo todo localizado.

Características del correo corporativo

Todos los correos corporativos deben garantizar ciertas ventajas:

• Dominio personalizado para que sea sencillo identificar quiénes somos y de qué empresa escribimos.
• Capacidad de almacenamiento necesaria para trabajar en equipo y compartir información y documentos de forma más ágil.
• Herramientas de colaboración y productividad en línea y tiempo real como los CRM, calendarios compartidos, servicios de mensajería….
• Seguridad avanzada, como filtros antispam, cifrado, autenticación de dos factores…

Pasos para crear un correo corporativo en tu empresa

Pero ¿cómo crear un correo corporativo de manera adecuada y efectiva? Estos son algunos de los pasos a seguir:

Elegir un dominio empresarial

Averigua si el dominio que deseas ha sido registrado y, de lo contrario, regístralo a través de un proveedor autorizado. Normalmente, el dominio responde al nombre de la marca empresarial.

Seleccionar el proveedor de servicios de correo adecuado

Es decir, una entidad dada de alta como Agente Registrador, que a cambio de un coste facilita la gestión del dominio.

Configuración inicial y migración de datos

Si ya contabas con un site o dominio previo, asegúrate de que tras una configuración inicial, puedes migrar de forma efectiva todos los datos al nuevo dominio.

Ventajas del uso de correo corporativo

Entre las ventajas del uso del correo corporativo destacan:

• Mejora en la comunicación interna y externa: tanto con compañeros y compañeras como con clientela, empresas proveedoras, usuarios y usuarias, etc.
• Mayor control sobre los datos empresariales: especialmente de todas las comunicaciones e informaciones que han quedado plasmadas en un mail.
• Menor riesgo de ciberataques: son cuentas que están más protegidas y vigiladas, por lo que se detectan antes posibles problemas y se suele ser más ágil poniendo solución.
• Personalización y branding: capacidad para modelar la imagen de tu marca y empresa a través de elementos sencillos como el mail.

Errores comunes al usar un correo corporativo

Debemos tener en cuenta que las cuentas de correo corporativo no son cuentas personales, por lo que tendrán unas particularidades de uso que hay que respetar. Estos son algunos errores que se suelen cometer y cómo evitarlos.

• No establecer políticas de uso interno. Las cuentas de correo corporativo son utilizadas por muchas personas, por lo que es importante establecer normas para proteger la privacidad, la seguridad y para prevenir ciberataques.
• Usar contraseñas débiles. La información que se encuentra en las cuentas de correo es confidencial, por lo que es importante protegerlas bien. Es recomendable crear contraseñas que obligatoriamente alternen mayúsculas y minúsculas, incluyan números y caracteres especiales, y tengan una longitud determinada. En muchas empresas también solicitan el cambio de esa contraseña cada poco tiempo por cuestiones de seguridad.
• Falta de una firma profesional. Como hemos comentado en este artículo los correos corporativos son una herramienta que construye imagen de marca y aportan profesionalidad. Tener una firma estéticamente homogénea y brandeada también contribuye a esta buena imagen y genera confianza.

Principales proveedores de servicios de correo

Si te estás planteando adquirir un servicio de correo corporativo para tu negocio, deberás contemplar algunos factores como el tamaño de la empresa, el presupuesto, el nivel de privacidad o la capacidad de integración con otras herramientas que utilicéis en la empresa.

Aquí tienes los principales proveedores:

• Google Workspace (antes G Suite)
• Microsoft 365 (antes Office 365)
• Zoho Mail
• IONOS by 1&1
• Proton Mail

Preguntas frecuentes sobre el correo corporativo

¿Es caro implementar un correo corporativo en mi empresa?

Existen opciones escalables para todos los presupuestos, desde planes económicos para autónomos hasta soluciones empresariales avanzadas. Herramientas como Google Workspace y Microsoft 365 ofrecen precios asequibles con funcionalidades empresariales.

¿Por qué es importante el correo corporativo para pequeños negocios?

Para pequeñas empresas, el correo corporativo es un elemento que refuerza la imagen de profesionalismo y facilita la credibilidad, aumentando las posibilidades de generar nuevos negocios y retener clientes.

¿Puedo usar un correo corporativo en dispositivos móviles?

Sí, la mayoría de los proveedores de correo corporativo son compatibles con aplicaciones de correo en smartphones y tablets, facilitando el acceso a las comunicaciones desde cualquier lugar.

¿Qué pasa si pierdo el acceso al correo corporativo?

Deberás contactar con Recursos Humanos o con el departamento de IT de tu empresa para recuperar ese acceso. Normalmente, los servicios de correo corporativo tienen un proceso de recuperación parecido al de los gratuitos (es decir, responder a alguna pregunta de seguridad o verificar tu identidad con tu teléfono), pero en muchos casos en este proceso también interviene el departamento de tecnología como un paso más para garantizar la seguridad de la cuenta.

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