Guía completa de viajes de negocios: tips y tendencias

Los viajes de negocios han definido el día a día de miles de profesionales. CEO, perfiles de liderazgo, comerciales, personas emprendedoras… Todas ellas han consagrado la mayor parte de su jornada laboral a los viajes de negocio con el fin de alcanzar los objetivos corporativos. Hoy en día, los viajes de negocios son menos frecuentes. Las posibilidades que brinda la digitalización los han reducido a ciertas ocasiones en las que resulta inevitable el desplazamiento físico.

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Diferencias con otros tipos de viajes

Un viaje de negocios es un tipo de desplazamiento por parte de un o una profesional en representación de su empresa. Estos viajes de negocios pueden tener diferentes finalidades, dando lugar a varias tipologías.

Tipos de viajes de negocios

Reuniones y conferencias

Reuniones con clientes, proveedores, accionistas, partners e incluso con la competencia. Pueden celebrarse para negociar acuerdos o nuevas condiciones en la relación. Pero también para cerrar operaciones estratégicas de fusión, absorción, adquisición, etc.

En cuanto a las conferencias, estas tienen  lugar en eventos colectivos: ferias, congresos, etc. A través de estas citas, los y las profesionales pueden dar a conocer la actividad de su empresa o apuntalar su perfil como voz autorizada en el sector.

Visitas a clientes y proveedores

Suelen ser de carácter rutinario y tratan de garantizar la trazabilidad del proceso en el que se ven involucradas las empresas. Se trata pues de cerciorarse de que se cumplen las medidas oportunas, los estándares acordados, etc.

También pueden efectuarse para explorar nuevas oportunidades de negocio o supervisar operaciones en otras ubicaciones.

Formación y capacitación

Algunos viajes de negocios se llevan a cabo para realizar capacitaciones que mejoren las habilidades de los perfiles profesionales.

Planificación de un viaje de negocios

Un viaje de negocios requiere cierta planificación para que resulte eficaz y rentable. Normalmente es el departamento de RRHH el que desarrolla esta faceta. Para ello, debe tener en cuenta:

• El presupuesto y control de gastos: de tal forma que el viaje de negocios conlleve bien el menor gasto posible, bien el mayor retorno de la inversión.
• Itinerario y agenda: es necesario trazar un itinerario y planificar la agenda de cada día de manera minuciosa, a fin de optimizar tiempo y desplazamientos.
• Documentación necesaria: preparar la documentación necesaria para emprender el viaje de negocios es fundamental. Sobre todo si se viaja a países con ciertos requisitos de entrada como visados, cartilla de vacunación en regla, etc.

Consejos para un viaje de negocios exitoso

Los viajes de negocios pueden ser parte de estrategias importantes para el futuro de la corporación, como la creación de redes de contacto en mercados emergentes de cara a un plan de expansión.

Esto significa que, como toda estrategia corporativa, la de un viaje de negocios debe proporcionar una gestión eficiente de los recursos, es decir, el control de gastos mediante una adecuada planificación. En resumen:

• La preparación previa al viaje, para que este garantice ese control de gastos y la consecución de los objetivos propuestos.
• Un itinerario dirigido a cómo mantener la productividad durante el viaje, a través de un calendario detallado al milímetro.
• Un plan de networking y relaciones profesionales cerrado de antemano, con el fin de garantizar que se van a mantener reuniones con los contactos deseados.

Desafíos comunes en los viajes de negocios y cómo superarlos

Garantizar el bienestar del empleado o empleada durante el viaje de negocios es fundamental y uno de los grandes retos a los que se enfrenta el departamento de RRHH. Para ello, deben tenerse en cuenta:

• El jet lag y la adaptación a diferentes zonas horarias.
• Los posibles problemas logísticos en el sitio de destino y soluciones rápidas a todos ellos.

Tendencias actuales en viajes de negocios

Como hemos señalado al principio, los viajes de negocios se han reducido considerablemente con la llegada de la digitalización. El impacto del teletrabajo y las reuniones virtuales han proporcionado a las empresas una vía eficaz para el control de gastos y para garantizar el cumplimiento de los planes de sostenibilidad.

De hecho, existen empresas que apuestan por los viajes ecológicos. Es decir, viajes de negocios que buscan minimizar el impacto ambiental negativo del desplazamiento empresarial a través de medidas como: el uso de medios de transporte con menor impacto ambiental a través de ticket transporte, la elección de alojamientos certificados por su responsabilidad medioambiental, etc.

De hecho, este tipo de viajes de negocios forman parte de una estrategia más amplia de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), que busca alinear los intereses empresariales con la preservación del medio ambiente y el bienestar social. E incluso de organizaciones que practican el activismo empresarial.