Balance de contabilidad: qué es y cómo elaborarlo correctamente
El balance de contabilidad no es un mero documento de registro interno. Se trata de una herramienta fundamental en la gestión de la empresa. La razón: es capaz de mostrar el nivel de estabilidad económica de la organización y, con esta, su capacidad para alcanzar los objetivos del futuro.
¿Qué es un balance general en contabilidad?
El balance general de contabilidad es un documento que refleja la salud económica de una empresa en un momento específico. ¿Cómo? Mostrando, a modo de radiografía financiera, los activos de la empresa, es decir, lo que posee; lo que debe (pasivos) y lo que pertenece a los propietarios y propietarias de la misma (patrimonio o capital contable).
Comprender un balance general es clave, ya que ofrece información vital para una toma de decisiones acertadas de carácter estratégico: de inversión, de financiación y, por supuesto, de gestión del talento humano.
Componentes principales de la estructura del balance contable
Comprender el funcionamiento del balance contabilidad facilita la interpretación del contexto empresarial. Y para ello, es imprescindible manejar los componentes principales de la estructura del balance contable. Estos se diferencian entre:
Activo
- Activo corriente: bienes y derechos que la empresa espera convertir en efectivo en menos de un año.
- Activo no corriente: bienes de largo plazo (maquinaria, edificios, terrenos, inversiones permanentes…)
Pasivo
- Pasivo corriente: obligaciones con vencimiento menor a un año (proveedores, deudas a corto plazo, impuestos…).
- Pasivo no corriente: deudas a pagar en más de un año (préstamos bancarios de largo plazo, arrendamientos financieros…).
Patrimonio neto
Capital aportado por los socios y socias, reservas legales y voluntarias, resultados acumulados de ejercicios anteriores…
La fórmula fundamental del balance
Dicho lo anterior, podemos desgranar la fórmula fundamental del balance general de contabilidad para una organización, aquella que nos brinda como respuesta la dimensión del activo de la empresa.
Activo = Pasivo + Patrimonio neto
El balance general se construye a partir de una ecuación contable básica y universal: Activo = Pasivo + Patrimonio neto. Una fórmula donde:
- El activo representa todo lo que la empresa posee y que puede convertirse en beneficios futuros (dinero, inventarios, propiedades, etc.).
- El pasivo es todo lo que la empresa debe a terceros (préstamos, deudas con proveedores, obligaciones fiscales…).
- Y el patrimonio, los recursos que pertenecen a los propietarios o accionistas de la empresa (capital social, reservas…).
Tipos de balances contables
Por otro lado, podemos hablar de diferentes tipos de balances contables en función de diversos factores. Si atendemos a las funciones que cumplen dentro de la contabilidad, figuran tres categorías básicas:
Balance general
Se trata del informe contable más conocido y empleado, pues refleja, en una fecha determinada, la situación patrimonial de la empresa mediante la fórmula indicada más arriba. El objetivo es mostrar la solidez financiera y la capacidad de la empresa para cumplir obligaciones y crecer.
Balance de comprobación
También llamado balance de sumas y saldos, se utiliza durante el ciclo contable, antes de elaborar los estados financieros definitivos. Contiene el saldo deudor y acreedor de todas las cuentas contables, y permite comprobar que la partida doble (debe = haber) está correctamente registrada. El objetivo es verificar que no haya errores en los asientos contables antes de cerrar el ejercicio.
Balance de situación
En la práctica, este término se utiliza como sinónimo de balance general. Es el documento que muestra, en un momento concreto, la situación económica y financiera de la empresa. Sin embargo, mientras el balance general se asocia más al estado financiero oficial que se presenta al cierre del ejercicio, el balance de situación puede elaborarse en cualquier momento del año para conocer el estado puntual de la empresa.
Cómo hacer un balance contable correctamente
Existen procedimientos concretos que nos permiten averiguar cómo hacer un balance contable sin incurrir en errores. Y en todos ellos, existen cuatro pasos esenciales:
Recopilación de datos financieros
Identificación de los activos a través de un listado de todos los bienes y derechos de la empresa.
Clasificación de activos y pasivos
En corrientes y no corrientes, así como todas las obligaciones financieras.
Cálculo del patrimonio neto
Determinando el patrimonio al registrar el capital social, reservas…
Formateo y presentación del balance
Aplicación de la ecuación contable (verificar que Activos = Pasivos + Patrimonio), revisión y ajuste en el caso de existir errores en los registros y presentación del balance general de contabilidad de manera clara para su comprensión y análisis.
Importancia del balance contable
El balance general de contabilidad es fundamental porque:
- Supone una evaluación de la liquidez y solvencia de la empresa.
- Permite la toma de decisiones estratégicas basadas en datos fiables.
- Facilita la obtención de financiación y la atracción de inversores.
- Permite evaluar la capacidad de pago de las obligaciones.
Además, como decíamos al principio, se trata de una herramienta clave en la gestión laboral y de RRHH, ya que la estabilidad financiera impacta directamente en el pago de salarios, beneficios y programas de bienestar.
Periodicidad en la elaboración del balance
Esta puede variar según qué empresas. Sin embargo, lo normal es que se acometa:
- Un balance anual.
- Balances trimestrales o mensuales según necesidades.
Herramientas y software para elaborar el balance contable
Hoy en día, las empresas tienen a su disposición diversas herramientas tecnológicas que apoyan la creación de balances contables adecuados según tamaño y necesidades. Nos referimos a soluciones que van desde las hojas de cálculo (Excel, Google Sheets), útiles para pequeñas empresas, a los software contables especializados (Contpaqi, SAP, Oracle NetSuite, QuickBooks, Odoo), los ERP capaces de integrar la contabilidad con otras áreas como RRHH o las respuestas en la nube, que permiten el acceso en tiempo real y la colaboración entre diferentes departamentos.
Con los planes de beneficios y la retribución flexible de Cobee tu empresa mejorará la motivación de tu plantilla
Descubre cómo mejorar la vida de tus empleados y empleadas con Cobee. Reúnete con nuestro equipo
