Buzón de denuncias obligatorio: último mes para implementarlo y evitar sanciones

A partir del 1 de diciembre de 2023, Inspección de Trabajo y Seguridad Social tendrá luz verde para sancionar a los negocios que no hayan incorporado un buzón de denuncias interno. El pasado 13 de junio finalizó el plazo para los negocios de más de 250 personas y en un mes se acabará el plazo para más de 20.000 pymes en España. 

Tabla de contenidos

• ¿Qué es un buzón de denuncias interno?
• ¿A quién afecta esta medida?
• Requisitos que deberá cumplir el nuevo buzón de denuncias
• Protocolo de implantación

El buzón de denuncias servirá para que los y las empleadas de una organización puedan comunicar su malestar con algún otro compañero o compañera o con la propia entidad. En algunos casos es complicado para muchas personas reconocer que se encuentra envuelta en un ambiente laboral negativo. Dar con el motivo o la persona de ese malestar y comunicarlo a la empresa o resolver el problema supone todo un reto adicional para la persona afectada, en muchas ocasiones, llega a afectar directamente al bienestar del empleado y empleada. El buzón de denuncias, pretende ser una herramienta que facilite la gestión de estos conflictos de ámbito laboral y mejorar la comunicación entre plantilla y organización. 

¿Qué es un buzón de denuncias interno?

Un buzón de denuncias interno no es más que un canal para que las organizaciones puedan recibir y gestionar las denuncias de sus empleados y empleadas sobre cualquier materia que afecte al ámbito laboral. Algunas empresas ya contaban con ello pero hasta este año no era obligatorio disponer de uno. La Ley 2/2023, de 20 de febrero, estableció dos plazos para que las empresas adaptarán esta obligación. La primera afectaba a las empresas de más de 250 empleados y tenían hasta mediados de junio para incorporarlo, ahora el resto de pequeñas empresas deberán implementarlo en un mes si no quieren recibir sanciones. 

¿A quién afecta esta medida?

Los últimos datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), informan que en España habría más de 26.000 empresas con más de 50 trabajadores y trabajadoras en sus plantillas que tendrán que disponer de este nuevo sistema interno de información. Se calcula que de esas 26.000 organizaciones, 6.000 tienen más de 250 empleados y empleadas, por lo tanto un total de 20.000 negocios se encuentran en esta situación. 

Requisitos que deberá cumplir el nuevo buzón de denuncias

El buzón de denuncias interno deberá cumplir con una serie de requisitos:

• Deberá permitir que las comunicaciones se realicen tanto de forma escrita como verbal, según las preferencias de cada empleado o empleada. La denuncia podrá realizarse de forma escrita mediante el correo o cualquier otro medio habilitado por la empresa, y de forma verbal, ya sea a través de llamadas telefónicas o de sistemas de mensajería de voz. 
• Los y las empleadas que realicen alguna comunicación a través de los canales internos habilitados por la empresa, deberán ser informados de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes. Antes las instituciones, órganos u organismos competentes y el informante podrá indicar un correo electrónico personal, un domicilio o una vía de contacto segura para recibir las notificaciones e informaciones relacionadas con el caso. 
• Los canales internos de información permitirán incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas. 
• Las comunicaciones verbales, ya sean en una reunión presencial, a través de llamada telefónica o mediante algún sistema de mensajería de voz, requerirán ser documentadas, la cual se realizará con autorización previa del informante. 

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Protocolo de implantación

Una vez puesto en marcha el sistema, la organización deberá dejar constancia de haber seguido el siguiente protocolo de implantación:

• Identificación de los canales internos de información relacionados.
• Proporcionar información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes. 
• Enviar una confirmación de recepción de la comunicación al informante en un plazo máximo de siete días naturales. 
• Establecer un plazo máximo de tres meses a partir de la recepción de la comunicación para responder a las investigaciones. 
• Previsión de mantener la comunicación con el informante y, si es necesario, solicitar información adicional. 
• Reconocer el derecho de la persona afectada a ser informada sobre las acciones u omisiones atribuidas y a ser escuchada en cualquier momento. 
• Garantizar la confidencialidad cuando la comunicación provenga de canales de denuncias distintos a los establecidos. 
• Requerimiento de respetar la presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas. 
• Notificar de inmediato al Ministerio Fiscal si los hechos podrían ser indiciariamente constitutivos de un delito.