Descubre cómo un ERP en recursos humanos transforma tu empresa

ERP Recursos Humanos, una herramienta considerada imprescindible que, sin embargo, no se ha implantado de manera masiva aún en España. Y es que, aunque son muchas las empresas que ya han incluso un ERP para la gestión de sus recursos humanos (de hecho, las que lo han hecho no conciben otra forma de gestión de personas), solo el 60 % de las empresas medianas y grandes a nivel global utilizan un ERP que incluye funcionalidades para RRHH, según varios estudios.

De hecho, si has asistido a alguno de los grandes eventos de RRHH que están teniendo lugar en España, habrás comprobado que los ERP Recursos Humanos no son una tendencia, son ya una herramienta necesaria para la buena gestión y el aumento en la probabilidad de éxito de cualquier estrategia de optimización y productividad.

¿Qué es un ERP para recursos humanos?

Comencemos por lo más sencillo: ERP, ¿qué es?

Un software ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales es una solución informática que facilita la gestión de diversas tareas dentro de la organización. De hecho, aumenta el control sobre las diversas fases operativas y las optimiza gracias a un alto grado de automatización.

En definitiva, aumenta la competitividad de los equipos humanos del departamento implicados en su uso. Y con esta la rentabilidad y productividad de los mismos.

Ventajas de implementar un sistema de planificación de recursos empresariales en RRHH

Un ERP para la planificación de recursos empresariales añade importantes ventajas a la gestión empresarial. Las cinco más evidentes son:

Incremento de la productividad

Especialmente debido a la automatización de procesos repetitivos como la confección de nómina, gestión de vacaciones, evaluación del desempeño, capacitación y otros procesos comunes en la gestión diaria de las plantillas.

Seguridad en el tratamiento de datos

No solo de cara al cumplimiento normativo en virtud de las legislaciones locales respecto al tratamiento de datos personales y confidenciales, sino de cara a la mejora de la experiencia del empleado (EX), gracias a una mejor gestión de los datos ofrecidos a través de los procesos de onboarding, solicitudes, capacitaciones…, que facilitan la interacción y autonomía de la plantilla, pero también el nivel de confianza en el departamento.

Mejora en la toma de decisiones

Un ERP facilita la toma de decisiones basada en datos fehacientes. En el caso de RRHH, mediante el acceso a dashboards en tiempo real sobre rotación, clima laboral, brechas de talento o desempeño, mejorando la planificación estratégica de la fuerza laboral (workforce planning).

Control exhaustivo de procesos

En el caso de los RRHH, unifica la información de los empleados y empleadas en un mismo sistema (desde la fase de reclutamiento hasta la de salida o desvinculación), mejorando su trazabilidad y control.

Comunicación fluida entre departamentos

Un ERP permite la integración de RRHH con otras áreas de negocio. Es decir, la conexión directa con finanzas, logística o proyectos, lo que permite una planificación de personal alineada al negocio.

Lo importante para una empresa es analizar cuáles son las ventajas de adoptar esta tecnología e implementar un ERP en Recursos Humanos o integrar a RRHH dentro del sistema ERP existente.

Beneficios de un ERP en la planificación de recursos empresariales para RRHH

De las ventajas que concede un ERP a las empresas podemos extraer algunas conclusiones sobre sus beneficios. Estos, además, son extrapolables a cualquier tipo de organización, incluso pymes o startups que se encuentran en fases incipientes. Algunas de esas ventajas son:

Acceso a información centralizada

Las soluciones centradas en ERP permiten gestionar enormes bases de datos que implican a todo tipo de operaciones y hacerlo de forma centralizada. Al integrar desde datos de ventas, a financieros o de sostenibilidad, las herramientas ERP permiten a las empresas adoptar una visión global, holística, e incluso a aumentar su capacidad para prever riesgos y tendencias futuras, también en el campo de la gestión de personas.

Automatización de procesos administrativos

Como señalamos más arriba, los ERP permiten la automatización de procesos repetitivos, especialmente frecuentes en la gestión de personal, donde mes a mes han de abordarse tareas imprescindibles pero de escaso valor añadido a nivel estratégico. El lograr automatizar buena parte de estas tareas conlleva:

• El aumento de la productividad.
• La reducción de costes operativos.
• La mejora en la gestión del tiempo.

Porque simplemente la automatización del proceso de creación, gestión y envío de nóminas o la tramitación de las bajas laborales supone una importante reducción de los costes, del tiempo de dedicación a este tipo de tareas y del margen de error.

Tipos de ERP según la implementación y funcionalidades

La tendencia actual es migrar hacia el Cloud en soluciones ERP, sin embargo, no todas las empresas han dado el paso. De hecho, hoy coexisten varios tipos de ERP según implementación. También existen multitud de ERP según las funcionalidades que permiten. Los hay desde integrales a focalizados en tareas concretas:

• ERP locales: ERP On-Premise, alojados en servidores locales.
• ERP en la nube (SaaS): Migrados a soluciones en la nube y a tecnologías más innovadoras y escalables.
• ERP híbridos: Soluciones híbridas, combinan infraestructuras locales con sistemas Cloud para ganar en flexibilidad y capacidad de adaptación.
• ERP enfocados en reclutamiento: Se centran en la gestión de tareas propias de esta fase dentro del proceso de onboarding.
• ERP para formación y desarrollo: Facilitan la optimización en los procesos de capacitación de los empleados y empleadas y en el desarrollo del plan de carrera dentro de la empresa.

Según un estudio de Forterro, el 82 %  de las empresas industriales ha actualizado su ERP en la última década y lo ha hecho con la mirada puesta en el proceso de digitalización. En este sentido, se ha pasado de ERP locales a ERP en la nube, y de aquellos focalizados en tareas relacionadas con la contabilidad, finanzas, ventas, etc., a otros que se atreven a revolucionar la gestión de los recursos humanos.

Funcionalidades clave de un ERP para recursos humanos

En cuanto a las funcionalidades que toda empresa debería pedirle a su ERP de recursos humanos, estas son las ocho indispensables:

• Gestión de nóminas
• Portal del empleado
• Reclutamiento y selección
• Gestión del talento
• Control horario
• Evaluación del desempeño
• Gestión de ausencias
• Análisis de indicadores de RRHH

Cómo elegir el ERP adecuado para recursos humanos

La elección del ERP para RRHH debe alinearse con la estrategia de gestión de personal y de talento, la madurez digital de la empresa y el contexto operativo. Algunos criterios clave son:

• La flexibilidad, escalabilidad y modularidad, pues permitirá al ERP crecer junto a las necesidades de la empresa. Es decir junto a su actividad, plantilla, cifra de negocio, etc..
• Cumplimiento legal en virtud de las regulaciones laborales vigentes: fiscalidad, protección de datos…
• Capacidad de integración con otros sistemas y tecnologías (CRM, plataforma e-learning,  analítica avanzada, people analytics, IA …).
•  Experiencia de usuario.
•  Soporte por parte de la empresa proveedora.

Algunos de los principales ERP con módulos de RRHH son SAP Success Factors Cloud, Oracle HCM Cloud, Workday, Microsoft Dynamics 365 HR o Zoho People Cloud.

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