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Factura proforma: Qué es y para qué sirve
La facturación es una tarea vital en un negocio o empresa. Sin embargo, resulta algo tediosa para quienes no pertenecen al mundo de la contabilidad, que a menudo pasan por alto recursos muy útiles y accesibles. Las facturas proforma son un buen ejemplo, como el cheque conformado, al que dedicamos ya una entrada en este blog. Herramientas a veces desconocidas, pero enormemente útiles a la hora de realizar transacciones internacionales.
Tabla de contenidos
- ¿Qué es una factura proforma?
- Diferencias entre una factura proforma y una factura comercial
- Usos de la factura proforma
- Cómo emitir una factura proforma
- Ventajas y desventajas de la factura proforma
- Consejos para la emisión de facturas proforma
- La importancia de la factura proforma en el comercio internacional
¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma es un documento informativo que deja constancia de una compra venta. No hay que confundirla con el presupuesto, que tiene mero carácter informativo y se envía a un cliente o clienta antes de llevar a cabo cualquier transacción. La factura proforma sí refleja una compra venta y, de hecho, es prácticamente igual que la factura final que se emite respecto a ese servicio.
Diferencias entre una factura proforma y una factura comercial
Es importante saber que la factura proforma no tiene validez ni contable ni fiscal, pues no se trata de una factura ordinaria. De hecho, esta es la gran diferencia respecto a la factura comercial. Pero sirve para atestiguar que una operación ha sido llevada a cabo antes de proceder a la emisión de la factura correspondiente.
Usos de la factura proforma
La factura proforma no obliga al pago ni se envía a la Agencia Tributaria o forma parte de la contabilidad de la empresa. Sin embargo, sirve como justificación en el envío de pedidos a clientes o en la petición de financiación o subvenciones públicas.
Cómo emitir una factura proforma
Una factura proforma siempre ha de indicar esta condición a través del propio término reflejado en la cabecera de la misma.
Por lo demás, debe detallar todos aquellos aspectos que recogería una factura comercial: numeración (opcional), datos de la persona o empresa proveedora y de la empresa o persona cliente, breve descripción del producto o servicio suministrado, cantidad, precio unitario, si se ha aplicado algún tipo de descuento, el IVA correspondiente u otro tipo de impuestos si se opera con mercados extranjeros, y retenciones.
En el caso de incluir sello o firma, estos solo son necesarios si el cliente lo solicita de forma expresa.
Ventajas y desventajas de la factura proforma
Las desventajas de emitir una factura proforma son las relacionadas con su ineficacia como documento legal ante la Agencia Tributaria o a la hora de reclamar un pago. Sin embargo, en tanto que precede a la factura ordinaria, esta desventaja no se considera tal. Por lo demás, se trata de una herramienta muy útil, pues confiere mayor transparencia en los procesos de compra venta, y habitual en grandes transacciones comerciales.
Consejos para la emisión de facturas proforma
Al igual que ocurre con la facturación ordinaria, lo más adecuado es que tu empresa cuente con una solución informática o software contable diseñado para la emisión, control y gestión de facturas proformas. De esta manera, no solo podrás automatizar y optimizar dichas tareas, sino que evitarás errores de cálculo o de otra índole, al igual que ocurre con las soluciones empleadas en la gestión de beneficios o de planes de retribución flexibles para empleados y empleadas.
La importancia de la factura proforma en el comercio internacional
Gracias a la factura proforma, una empresa exportadora puede verificar el envío de una mercancía y trasladar al comprador o compradora información pertinente sobre la operación. También son muy útiles a la hora de acompañar el envío de bienes sin valor comercial, por ejemplo.
En conclusión, si lideras un proyecto empresarial con vocación de expansión y crecimiento o que opera en el mercado digital, las facturas proforma son un aliado a favor de tu actividad.
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