Las 5 mejores herramientas de gestión de proyectos para optimizar tu trabajo en equipo

Las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en una muleta indispensable de muchos equipos de trabajo. Especialmente en aquellos muy heterogéneos y que desean evitar errores en la gestión. Por ejemplo, equipos donde sus miembros trabajan en remoto desde diversas localizaciones geográficas. O equipos donde los roles están muy definidos y asumen tareas muy específicas.

De hecho, las herramientas de gestión de proyectos son una constante en aquellas empresas donde se asumen trabajos puntuales para terceros: estudios de arquitectura, agencias de branding y diseño, etc. Para todas ellas, existen herramientas de optimización muy interesantes.

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Metodologías de gestión de proyectos

Pero ¿cuáles son las metodologías de gestión de proyectos sobre las que se basan este tipo de herramientas? Existen varias, encaminadas a reducir tiempos y optimizar costes. Pero entre las más comunes destaca, por ejemplo, la metodología Agile.

Presente en múltiples empresas españolas, esta se asienta sobre un concepto de compartimentación y 12 principios que recoge su popular manifiesto.

En virtud de esta metodología, cada proyecto se divide en etapas o fases (sprint) muy cortas que, a su fin, permiten poner en marcha ciertas funcionalidades que pueden comenzar a usarse, uniendo la fase de desarrollo a la de testeo. Esta metodología es altamente flexible, pues permite ajustar los objetivos constantemente, y exige un seguimiento diario.

Otras dos metodologías habituales, que se consideran evoluciones de la metodología Agile, son Scrum, Lean y Kanban, sobre las que se asientan múltiples herramientas de planificación de proyectos.

Principales características de las herramientas de gestión de proyectos

Sin embargo, sea cual sea la metodología sobre la que se construye la herramienta en cuestión, existen características comunes a todas ellas. De hecho, no hay solución que no contemple mejoras en:

Gestión de tareas y asignación de responsabilidades

Las tareas quedan perfectamente definidas, también los roles de quienes han de afrontar cada una de ellas y por cuánto tiempo.

Seguimiento del progreso y cumplimiento de plazos

Permiten un seguimiento eminentemente visual y accesible sobre el progreso de cada una de las tareas. Permiten comprobar si estamos llegando a los objetivos en tiempo y forma.

Colaboración y comunicación en equipo

Ofrecen máxima transparencia sobre la evolución del proyecto en general y de cada una de las fases en particular, clarifican responsabilidades y mejoran la comunicación y la colaboración.

Integración con otras aplicaciones y plataformas

Este tipo de herramientas para la gestión de proyectos pueden integrarse en el ecosistema empresarial, es decir, en sus sistemas y software de gestión.

Beneficios del uso de herramientas de planificación de proyectos

Las herramientas de planificación de proyectos son tan útiles que se han extendido como la pólvora. De hecho, quienes las usan ya no pueden renunciar a ellas. Y no solo porque optimicen la gestión, sino porque la mejoran, evitando errores y malentendidos.

• Mejora en la organización y eficiencia del equipo: cada persona sabe qué papel representa dentro del proyecto, cuáles son sus funciones y metas individuales, pero también las colectivas.
• Reducción de errores y duplicidad de esfuerzos: al estar todas las fases tan medidas, planificadas y visualmente representadas, se evita la duplicidad de trabajos por errores en la comunicación o el acceso a la información. 
• Aumento en la transparencia y responsabilidad: este tipo de soluciones reman a favor de la transparencia en los equipos de trabajo. Y también apuntalan la responsabilidad individual y colectiva.

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Comparativa entre las mejores herramientas del mercado

Dicho todo lo anterior, ¿cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos del mercado? Es difícil de saber. Todo dependerá del tipo de trabajo que se vaya a desempeñar, el perfil de las personas involucradas y la operativa de trabajo dentro de la empresa. Aún con todo, podemos establecer un pequeño listado de las más usadas:

• Asana: Permite vincular cada tarea con los objetivos propuestos, automatizar los flujos de trabajo a través de IA, generar informes y detectar los cuellos de botella. Integra múltiples funciones. De hecho, permite crear tableros Kanban planificar visualmente el progreso del proyecto y diagramas de Gantt, entre otras muchas utilidades. Es una de las herramientas de referencia en el denominado project management. 
• Trello: Ofrece una interfaz muy visual de tableros, listas y tarjetas donde visualizar las tareas organizadas, las diferentes fases y cuáles están pendientes de finalización. Es decir, representa de manera sencilla y muy accesible los flujos de trabajo.
• Monday.com: No solo permite la optimización de los flujos de trabajo, sino que cuenta con soluciones personalizables para cada proyecto sin importar en qué departamento se desarrolle: RRHH, ventas, marketing, etc.
• Jira: Desarrollada por Atlassian, Jira representa una oportunidad para optimizar la gestión de proyectos complejos y sus tareas diarias. Además, permite vincular estas a objetivos, comprobando así que el trabajo se alinea con las metas de la empresa.
• Microsoft Project: Permite su uso junto a otras funcionalidades del gigante tecnológico, como Teams, para mejorar la experiencia del usuario en la colaboración y administración de proyectos.

Cómo elegir la herramienta adecuada para la gestión tu proyecto

Para elegir la herramienta de gestión de proyectos más adecuada de entre las múltiples opciones no es sencillo. De hecho, requiere de pasos previos para no errar en la elección:

• Definir las necesidades de tu equipo.
• Enumerar las funcionalidades clave que no pueden faltar: capacidad de estructurar el proyecto en fases y tareas concretas, de asignar roles, de visualizar la evolución del trabajo, de establecer prioridades o relaciones de dependencia, de habilitar alarmas y flujos temporales, etc.
• Asegurarte de que la herramienta seleccionada es compatible con tu ecosistema empresarial y, además, es escalable.
• Comprobar el grado de personalización y flexibilidad para cada proyecto o departamento. También de seguridad o la posibilidad de otorgar diferentes niveles de acceso.
• Informarte de la posibilidad de probar la herramienta de manera gratuita durante un tiempo.

A todos estos factores a tener en cuenta deberías sumar también: las necesidades técnicas de implantación, la asistencia profesional ante posibles inconvenientes o dudas, y si cuenta con diversos planes con precios flexibles capaces de ajustarse a tu presupuesto.

Tendencias actuales en herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas para la gestión de proyectos empresariales han evolucionado enormemente en los últimos cuatro años. Lo han hecho para adaptarse a las nuevas necesidades de las plantillas, a las exigencias de rendimiento y competitividad, y las tendencias en la implementación de tecnologías disruptivas. Por eso, estas herramientas en evolucionado en:

• Incorporación de inteligencia artificial y automatización, para ganar en rapidez, certeza y calidad.
• Enfoque en la experiencia del usuario y personalización, con el fin de responder a las necesidades no solo de cada empresa, sino de cada proyecto en particular, e incluso de cada profesional.
• Crecimiento del trabajo remoto y colaboración en línea, a través de herramientas que permitan una mejor conexión de los equipos a distancia.