Las mejores herramientas de RRHH para optimizar la gestión de personal

Las denominadas herramientas RRHH se han convertido en aliadas imprescindibles de quienes gestionan personal.

De hecho, existen cada vez más herramientas de RRHH, y la mayoría integran ya tecnologías disruptivas como la IA. Entre ellas destacan, por ejemplo, las herramientas para gestionar y comunicar los beneficios para empresas. Pero hay más. 

¿Qué son las herramientas de recursos humanos?

Las herramientas de Recursos Humanos normalmente son softwares, metodologías o aplicaciones que permiten reducir la carga administrativa y simplificar los procesos del día a día de estos departamentos para hacerlos más eficientes y dinámicos. Así, ahorran tiempo que pueden después invertir en mejoras para sus equipos.

Tipos de herramientas digitales para recursos humanos

¿Cuáles son las herramientas RRHH del momento? ¿Para qué sirven? Te explicamos qué y cómo utilizar la tecnología para acelerar la transformación digital de tu departamento de recursos humanos.

Software de gestión de personal

Soluciones de firma electrónica, gestión de nóminas, softwares inteligentes de reclutamiento, optimización del control horario, etc. Estas últimas permiten a los gestores de personal optimizar tareas recurrentes y de escaso valor añadido. En otras palabras: disminuir la carga administrativa para dedicarse a otras funciones de carácter estratégico para el futuro de la organización.

Algunos ejemplos de software de gestión de personal pueden ser Factorial o Personio.

Herramientas de selección de personal

La gestión de los procesos de selección de personal puede ser larga y compleja, sobre todo si se llevan muchos procesos a la vez. Organizar cada una de las fases, involucrar a managers y responsables relacionados con el puesto, dar feedback a candidatos y candidatas… son muchos elementos a tener en cuenta.

Por eso, las herramientas de reclutamiento como Teamtailor se encargan de automatizar y hacer más sencilla la organización de estos procesos, además de hacerlos más “friendly” al equipo de recursos humanos, los managers y los candidatos.

Herramientas de RRHH para la gestión del desempeño

La medición del desempeño nos permite conocer el rendimiento de cada uno de los empleados y empleadas. Para esta medición hay dos tipos de herramientas que son clave.

Evaluaciones y feedback continuo

Se pueden realizar evaluaciones en periodos determinados de tiempo para poder hacer una comparativa de resultados. Es importante mantenerse en contacto con cada empleado y empleada para que la retroalimentación sea constante y podamos seguir ajustando nuestra estrategia de rrhh.

Métricas y KPIs

Para generar datos y que éstos tengan sentido antes necesitamos saber qué queremos medir y cómo queremos hacerlo. Hoy en día hay multitud de herramientas digitales que nos pueden ayudar haciendo la medición más automatizada y visual.

Herramientas de formación y desarrollo

El mundo laboral está sufriendo una transformación que concede mayor flexibilidad y autonomía a las plantillas a cambio de responsabilidad.

Las empresas piden a los y las profesionales que hagan un esfuerzo en propiciar el autocuidado y el autoaprendizaje, siendo así partícipes de su bienestar y desarrollo profesional. La proactividad se impone.

Y en este contexto, las plataformas de e-learning resultan enormemente ventajosas. Gracias a ellas, cada trabajador o trabajadora puede tomar las riendas de su propia formación. Es decir, gestionar por sí misma los tiempos de dedicación, los contenidos a los que desea acceder, etc.

Se trata de una mejora sustancial de la formación continua, más accesible, totalmente personalizada, flexible y autogestionada, en las empresas.

Una de esas herramientas para RRHH es Docebo, enormemente flexible y escalable. 

Dichas soluciones permiten a las empresas responder a una de las nuevas expectativas de sus talentos, más interesados que nunca en el desarrollo de su carrera profesional.

Herramientas para la gestión del clima laboral

Medir el clima laboral es fundamental porque es la mejor forma de comprobar el estado interno de la compañía. El objetivo es conseguir resultados veraces que permitan poner en marcha planes de actuación que mejoren o garanticen el bienestar de los empleados, y con ellos, del negocio.

Para medir el clima laboral existen muchas herramientas dependiendo del objetivo que queramos conseguir. La más conocida y utilizada es la encuesta de clima laboral. Se redacta un cuestionario eligiendo estratégicamente el tipo de pregunta y el tipo de respuesta que se busca (dependiendo de nuestro objetivo, por ejemplo, buscaremos puntuación numérica o calificaciones), y después se envía a todo el equipo.

Otras herramientas efectivas son las reuniones «one to one» y las dinámicas de grupo.

Herramientas para gestionar planes de beneficios para empleados

Los planes de beneficios para empleados se han convertido en una herramienta esencial para mejorar el engagement en una empresa y disparar el employer branding.

Por ese motivo, con plataformas como Cobee podrás conseguir crear planes 100% personalizados que te ayudarán a minimizar tu carga administrativa y que, además, incrementarán el engagement de tu plantilla.

Gamificación: avanzar mediante retos

Emplear la gamificación significa incrementar la motivación de la plantilla a través de técnicas de juego.

Salesforce o Fresh Deck son dos ejemplos de cómo aumentar la productividad de un equipo a través de herramientas RRHH poderosas. En este caso, soluciones de gamificación integradas en el ecosistema empresarial.

Dependiendo del objetivo del departamento: aumentar las ventas, agilizar los procesos de aprendizaje, etc., puede optarse por plataformas más o menos especializadas e integrales.

Este tipo de herramientas RRHH se emplean, especialmente, para: aumentar la motivación de los empleados y empleadas a través de programas de recompensas, facilitar el aprendizaje mediante retos o promover la cooperación entre profesionales.

Herramientas de Inteligencia Artificial (IA) que te ayudarán en RRHH

Existen muchas herramientas de IA que tienen cabida en el departamento de RRHH. Ponerse al día sobre cuáles son las más idóneas resultará vital para maximizar la eficiencia y productividad de los equipos encargados de la gestión de personal en las empresas.

De hecho, existen ya herramientas desarrolladas para tal fin. Vamos a desgranar algunas de ellas.

1. Avature y análisis de CV

Avature cuenta con IA aplicada para procesos de selección de personal. Concretamente para ese primer filtro que supone analizar todos los CV recibidos tras el lanzamiento de una oferta de empleo. Sin duda, una ardua y tediosa tarea que resta muchas horas al equipo de RRHH y que puede automatizarse a través de softwares de gestión inteligente como este.

Avature permite al equipo de reclutamiento filtrar currículums según los criterios deseados y obtener el match competencial de todas las personas candidatas a un puesto.

Existen otros ejemplos de IA en el mercado para el análisis de CV. Incluso los hay que indagan en el lenguaje escrito y en la forma de redactar tanto currículos como cartas de presentación, detectando patrones que encajen con el perfil deseado para un puesto determinado.

Otras herramientas que pueden emplearse en la fase de reclutamiento son aquellas de reconocimiento facial durante la entrevista o de pruebas de destreza.

Las primeras estudian el lenguaje no verbal de los candidatos y candidatas para analizar su estado de ánimo, determinación, coherencia entre su discurso verbal y lenguaje corporal, etc. Las segundas se centran en el análisis de los resultados obtenidos por test que evalúan la destreza y la personalidad. 

Estas últimas son utilizadas normalmente por multinacionales para cubrir puestos de alta dirección, aunque la explosión de dichas herramientas y su generalización las convierten en una solución cada vez más asequible para las medianas y pequeñas empresas.

2. Workforce para la gestión de la fuerza de trabajo

Hemos hablado en otras ocasiones del lastre que supone para una empresa un alto nivel de absentismo o de estrés laboral en la plantilla. Y como una correcta planificación de las cargas de trabajo puede contribuir a reducir ambos. Para facilitar dicha gestión, la IA pone de parte de los RRHH herramientas Workforce Management.

Estas soluciones no solo son capaces de controlar el nivel de absentismo, también incluyen módulos capaces de medir el rendimiento y de gestionar efectivamente las horas de trabajo para contribuir a una correcta planificación y el control de la jornada laboral.

Workforce, por ejemplo, permite crear turnos de trabajo ajustados a las expectativas de la empresa en base a predicción de demanda, asegurándose de procurar el bienestar de la plantilla y de cumplir la reglamentación al respecto.

3. Zenefits, IA en funciones administrativas

Nóminas, periodos vacacionales, bajas, el control de los beneficios sociales… Son muchas las tareas diarias a las que debe hacer frente el departamento de RRHH. Para facilitar la vida a sus responsables existen, por ejemplo, plataformas de retribución flexible que garantizan la gestión automática de los beneficios empresariales. Para todo lo demás, encontramos en el mercado soluciones como Zenefits, herramienta que facilita enormemente la administración de todas aquellas funciones que tienen que ver con la gestión del personal.         

Dicha respuesta está diseñada para ser de gran utilidad a pequeñas y medianas empresas, lo cual es de agradecer, ya que las pymes sufren la denominada brecha digital, por las dificultades que encuentran a la hora de implantar soluciones innovadoras de este tipo.

4. Hacia la eficiencia de las tareas de información: Synthesia

Synthesia ha llamado nuestra atención por ser una plataforma que permite, de manera muy sencilla y rápida, generar vídeos en múltiples idiomas y con avatares y otros recursos muy útiles. Esto favorece la creación, por parte de RRHH, de píldoras informativas y formativas sobre aspectos corporativos que deban ser trasladaos a los empleados y empleadas. 

Resulta especialmente útil para aquellas empresas donde parte de la plantilla teletrabaja o con diversas sedes repartidas en distintos puntos geográficos.

5. Para optimizar el tiempo dedicado a los proyectos: Clickup

La optimización del tiempo y recursos dedicados a cada tarea o proyecto es uno de los grandes retos de cualquier departamento, también de aquel que gestiona los RRHH de la empresa. Este software basado en Inteligencia Artificial ayuda, precisamente, a optimizar el tiempo dedicado a la gestión de tareas en cualquier empresa. 

Así, permite organizar las tareas en función de las fases ya acometidas, de la carga de trabajo, o contabilizar el tiempo invertido por cada participante, todo ello de manera muy visual.

Otra herramienta a destacar en este sentido es Sembly, pues permite procesar la información extraída de reuniones virtuales con el equipo de trabajo de cada proyecto, para después reflejarla a través de datos analíticos sobre el papel. Una función muy práctica cuando se quiere evaluar el trabajo colaborativo y el desarrollo de ciertas reuniones online.

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