Herramientas de gestión con IA para RRHH

Las denominadas herramientas RRHH se han convertido en aliadas imprescindibles de quienes gestionan personal.

De hecho, existen cada vez más herramientas de RRHH, y la mayoría integran ya tecnologías disruptivas como la IA. Entre ellas destacan, por ejemplo, las herramientas para gestionar y comunicar los beneficios para empresas. Pero hay más. 

Qué puede (y qué no) hacer la IA hoy en Recursos Humanos

Las herramientas de Recursos Humanos normalmente son softwares, metodologías o aplicaciones que permiten reducir la carga administrativa y simplificar los procesos del día a día de estos departamentos para hacerlos más eficientes y dinámicos. Así, ahorran tiempo que pueden después invertir en mejoras para sus equipos.

Existen muchas herramientas de IA que tienen cabida en el departamento de RRHH. Ponerse al día sobre cuáles son las más idóneas resultará vital para maximizar la eficiencia y productividad de los equipos encargados de la gestión de personal en las empresas. 

Casos de uso con retorno: selección, cruce de habilidades, formación y analítica de personas

La inteligencia artificial está ya muy instaurada en todos los departamentos de las compañías. Según pudimos comprobar en el estudio “Radiografía de la IA en las empresas”, la automatización es el uso más frecuente que se le suele dar a esta tecnología. Y es que ayuda a reducir el tiempo de dedicación a tareas del día a día más mecánicas y ofrecen un retorno claro y medible.  

Es posible agilizar a través de la IA procesos como el reclutamiento, con herramientas que son capaces de filtrar candidaturas, detectar coincidencias entre habilidades y requisitos, o incluso organizar el flujo de acción para que sea más óptimo.  De esta forma, se libera al equipo de RRHH de la parte más operativa o ejecutiva para centrarse en la parte cualitativa o estratégica. 

Límites actuales y cuándo mantener la revisión humana 

El objetivo de la IA es impulsar, no sustituir. Es decir, es una tecnología realmente útil para ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y reducir el margen de error en tareas del día a día más ejecutivas, pero no podemos perder de vista que la decisión final tiene que responder siempre al criterio humano. Existen algunas decisiones o tareas que requieren del contexto, conocimiento, experiencia y sensibilidad que no puede tener la inteligencia artificial.  

Continuando con el ejemplo del reclutamiento, más allá de los cribados de CV y la información que pueda proporcionar la IA, la valoración final de un candidato a partir de las entrevistas sería una tarea para los profesionales de recursos humanos. Esto es especialmente importante en este departamento al trabajar directamente con personas: la gestión de conflictos, la interpretación de situaciones complejas en el equipo… son escenarios que tienen que gestionar las personas. 

Podemos tener en cuenta dos tipos de límites: 

• Sesgos: si la IA no se entrena adecuadamente puede entrar en sesgos que interfieran en las acciones y decisiones que toma. Por ello, lo recomendable sería que, aunque la ejecución sea tecnológica, la supervisión sea humana. 

• Tecnológicos: no todas las herramientas se integran bien en todos los sistemas o son útiles para todos los equipos. Por eso, antes de elegir un tipo de herramienta de IA, es importante hacer una evaluación de las necesidades y los procesos en los que ésta puede ayudar al equipo.  

Tipos de herramientas de gestión de RRHH con IA

Existen ya herramientas de inteligencia artificial desarrolladas para facilitar el día a día de los departamentos de recursos humanos. Te explicamos qué y cómo utilizar la tecnología para acelerar la transformación digital de tu departamento de recursos humanos.

Software de selección de personal

La gestión de los procesos de selección de personal puede ser larga y compleja, sobre todo si se llevan muchos procesos a la vez. Organizar cada una de las fases, involucrar a managers y responsables relacionados con el puesto, dar feedback a candidatos y candidatas… son muchos elementos a tener en cuenta.

Por eso, las herramientas de reclutamiento como Teamtailor se encargan de automatizar y hacer más sencilla la organización de estos procesos, además de hacerlos más “friendly” al equipo de recursos humanos, los managers y los candidatos.

Otros ejemplos pueden ser Greenhouse, Lever, Workable, Ashby, HireVue o Modern Hire. 

Sistema central de RRHH (fichas, ausencias, nómina, permisos)

Soluciones de firma electrónica, gestión de nóminas, softwares inteligentes de reclutamiento, optimización del control horario, etc. Estas últimas permiten a los gestores de personal optimizar tareas recurrentes y de escaso valor añadido. En otras palabras: disminuir la carga administrativa para dedicarse a otras funciones de carácter estratégico para el futuro de la organización.

Ejemplos de software de gestión de personal pueden ser Personio, Factorial, BambooHR, HiBob (bob), Sage HR o Kenjo. 

Plataforma de formación y desarrollo (itinerarios, recomendación de cursos)

El mundo laboral está sufriendo una transformación que concede mayor flexibilidad y autonomía a las plantillas a cambio de responsabilidad.

Las empresas piden a los y las profesionales que hagan un esfuerzo en propiciar el autocuidado y el autoaprendizaje, siendo así partícipes de su bienestar y desarrollo profesional. La proactividad se impone.

Y en este contexto, las plataformas de e-learning resultan enormemente ventajosas. Gracias a ellas, cada trabajador o trabajadora puede tomar las riendas de su propia formación. Es decir, gestionar por sí misma los tiempos de dedicación, los contenidos a los que desea acceder, etc.

Se trata de una mejora sustancial de la formación continua, más accesible, totalmente personalizada, flexible y autogestionada, en las empresas.

Algunos ejemplos esas herramientas para RRHH son Docebo, Cornerstore, Degreed, LinkedIn Learning, TalentLMS o Udemy Business. 

Dichas soluciones permiten a las empresas responder a una de las nuevas expectativas de sus talentos, más interesados que nunca en el desarrollo de su carrera profesional.

Analítica de personas y cuadros de mando (rotación, absentismo, clima)

Las herramientas de analítica de personas permiten transformar todos los datos generados por las herramientas digitales y que pueden encontrarse dispersos (como tasas de rotación, niveles de absentismo, resultados de encuestas de clima laboral o rendimiento por equipos) en insights claros, visuales y accionables. Así, los departamentos de RRHH pueden detectar tendencias, anticipar riesgos y medir el impacto de sus iniciativas con mayor precisión. 

Estas plataformas se integran con los sistemas internos de la compañía para centralizar la información, automatizar la generación de informes y facilitar la comprensión de métricas complejas. En definitiva, ayudan a tomar decisiones mejor informadas, más rápidas y basadas en evidencia. 

Como ejemplos de este tipo de herramientas podemos encontrar Visier, Crunchr, One Model, Microsoft Viva Insights, Qualtrics EX o Peakon (Workday). 

Cómo elegir tu software para gestión de capital humano 

Todas las empresas tienen unas particularidades, necesidades y condiciones técnicas que hay que revisar antes de elegir un software. De lo contrario, se puede invertir en herramientas que no funcionen, lo que además de ser un gasto genera frustración en el equipo.  

Por ello, es importante tener en cuenta los siguientes criterios: 

Criterios técnicos sencillos: integraciones, seguridad y calidad del dato

A la hora de elegir este tipo de software, lo primero es valorar si la herramienta encajaría con los criterios técnicos de la empresa: 

• Integración con el ecosistema tecnológico. El software debe conectarse sin fricciones con el resto de soluciones que utiliza el departamento para evitar solapamientos, duplicidades y reducir la eficiencia de los procesos. 

• Seguridad y protección del dato. Los datos que maneja el departamento de RRHH son especialmente sensibles, por lo que es imprescindible que cuente con un buen cifrado, control de accesos y protocolos robustos. 

• Calidad y consistencia de la información. La herramienta debe ser capaz de actualizar la información automáticamente, tener registros fiables y mecanismos que eviten errores en los datos que se usan para tomar decisiones. 

• Operativa estable. Relacionado con el primer punto, debe ser un sistema consistente que no genere dependencias técnicas ni añadir complejidad al día a día del departamento. 

Criterios legales: documentación de la IA, evaluación de impacto y registros

Con la llegada del nuevo marco regulatorio en inteligencia artificial en la Unión Europea, las empresas deben extremar la prudencia en la elección de soluciones basadas en IA. Debes tener en cuenta: 

• Cumplimiento con la normativa vigente. Es imprescindible elegir soluciones que cumplan con las regulaciones europeas de IA, privacidad y protección de datos. Esto reduce riesgos y refuerza la confianza interna. 

• Transparencia del proveedor. La claridad es fundamental; sobre cómo funciona la IA, qué datos utiliza y qué procesos automatiza. 

• Evaluación de impacto. Especialmente en áreas sensibles como selección, desempeño o analítica avanzada. Permite detectar riesgos y garantizar un uso responsable de la tecnología. 

• Trazabilidad y registro de decisiones. La plataforma debe permitir documentar las decisiones automatizadas para cumplir con requisitos regulatorios y asegurar auditorías fiables.

Criterios de adopción: formación del equipo, gobierno y seguimiento

Por mucho potencial que tenga la IA, si los equipos no saben utilizarla, su impacto será limitado o nulo. Por lo tanto: 

• Formación adecuada del equipo. Evaluar las necesidades y habilidades del equipo para adaptar la herramienta junto con sesiones de formación, acompañamiento y materiales de soporte. 

• Definición clara de roles y responsabilidades. Definir el flujo de trabajo mejora la eficiencia. Es necesario establecer quién gestiona el software, quién valida los datos y cómo se administran permisos y automatizaciones. 

• Gobierno del sistema. Crear un marco que garantice que la herramienta se utiliza de forma coherente con los objetivos del departamento y las políticas internas. 

• Seguimiento y feedback. Para optimizar los recursos se deben revisar métricas, recoger feedback y ajustar la configuración del software. 

Herramientas de gestión de recursos humanos (sin IA) que no deben faltar

La inteligencia artificial es una tecnología que, aunque ha demostrado su eficiencia y ha transformado muchos procesos, es heredera de otro tipo de softwares que se han usado hasta ahora y que son igual de eficientes y necesarios. Son soluciones que, a pesar de no tener IA, permiten automatizar tareas, ahorrar tiempo y reducir el margen de error. Una vez más, queda al criterio y la evaluación del equipo cuál es el tipo de herramienta más adecuado.  

Control horario, firma digital y autoservicio de empleados

Para cubrir los procesos más básicos del día a día pero muy críticos nacieron las primeras herramientas de recursos humanos. Por ejemplo, el control horario es una de las herramientas más comunes entre estos equipos, porque permite ser precisos con las entradas, salidas, ausencias y vacaciones de los empleados y empleadas y cumplir con la ley, además de cuadrar turnos de forma eficiente.  

Otra de las tareas más comunes con herramientas sin IA es la firma digital. Un software sencillo pero importante que agiliza los flujos administrativos. 

La mayoría de los de los softwares de recursos humanos están pensados de forma que den al empleado el poder de hacer ciertas gestiones o comprobar información, de forma que el equipo de RRHH solo tenga que encargarse de supervisar. 

Integración con tu plataforma de beneficios y compensación 

Cuando hablamos de procesos administrativos en RRHH es importante considerar también a los proveedores de servicios como las de planes de beneficios y compensación. Contar con una plataforma que se integre de forma orgánica con diferentes tipos de software, como Cobee by Pluxee, va a permitir centralizar toda la información, ahorrando tiempo en la gestión de los planes de bienestar o la retribución flexible. 

Además, facilitan la generación de informes y métricas que ayudan a evaluar la efectividad de los programas de compensación y a diseñar estrategias más ajustadas a las necesidades de la plantilla. 

Cumplir la ley y proteger los datos: lo básico que debes saber

La inteligencia artificial es una tecnología que, por sus particularidades, necesita un marco legal de actuación. En los últimos años las diferentes autoridades han legislado alrededor de ella para regular su uso y asegurar las buenas prácticas. De esta manera, se garantiza un uso responsable de los datos personales de empleados y candidatos, así como las aplicaciones éticas de privacidad y la posible aparición de sesgos.  

Si quieres implantar una solución con IA para RRHH, debes conocer bien la normativa vigente. 

Normas europeas sobre IA en contratación y evaluación

A nivel europeo, el uso de la inteligencia artificial está regulado por la llamada AI Act, aprobada el 13 de junio de 2024. 

La AI Act establece reglas para el desarrollo y uso de la IA en distintos ámbitos, y tiene como objetivo garantizar que se use de manera segura, transparente y justa, minimizando los riesgos para las personas.  

Algunos de los requerimientos en RRHH es que, en caso de contratación y evaluación de personal, las herramientas deben ser explicables, documentadas y auditables. También regula una clasificación del riesgo del sistema: los procesos de selección, por ejemplo, son de “alto riesgo”, por lo que deben cumplir unos estándares estrictos de seguridad y privacidad y supervisión humana. 

Privacidad en España: qué exige la AEPD cuando usas IA con datos de empleados 

En España, la AEDP (Agencia Española de Protección de Datos) es la que se encarga de regular el uso de datos personales, también los procesados por IA. 

Estas obligaciones se recogen principalmente en la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), que adapta y completa el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo, y se complementan con las guías de la AEPD sobre el uso de inteligencia artificial en procesos de RRHH. 

Según esta normativa, las empresas deben garantizar la licitud transparencia y finalidad de los tratamientos, limitando la información recopilada a lo estrictamente necesario. Además, es obligatorio asegurar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición por parte de los empleados, así como tomar las medidas de seguridad adecuadas para proteger la información. 

Cómo reducir sesgos y decisiones injustas 

La información que recoge la IA ayuda a afinar los procesos y la toma de decisiones. Es un tipo de tecnología que, cuanto más aprende del comportamiento, más acierta en sus decisiones. Pero si no se la enseña correctamente, puede reproducir sesgos existentes.  

Para evitarlo, es recomendable: 

• Revisar los datos de entrenamiento. Hay que asegurarse de que no contengan sesgos de género, edad, origen, etc. 

• Mantener una supervisión humana. Sobre todo en procesos críticos o sensibles como selección o evaluaciones de desempeño. 

• Implementar auditorías. Tanto del algoritmo como de los resultados, para detectar y solucionar problemas cuanto antes. 

• Documentar los procesos. De esta forma se garantiza la transparencia y trazabilidad ante el equipo y las autoridades. 
  

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