Plantilla de control horario de trabajadores: todo lo que necesitas saber

¿No acabas de organizarte con el control de horas trabajadas en excel? ¿Necesitas una solución realmente eficaz? Si quieres optimizar el tiempo invertido en tareas administrativas, como llevar el control horario de tu plantilla, sigue leyendo.

Tabla de contenidos

• ¿Qué es el control horario de trabajadores? 
• Cómo crear una plantilla de control horario 
• Ejemplo de plantilla de control horario 
• Por qué automatizar el control horario 

¿Qué es el control horario de trabajadores?

El control horario de trabajadores y trabajadoras es una medida que apuesta por la transparencia respecto a la jornada laboral. El objetivo es garantizar que los y las profesionales no hacen más horas de las que deberían, ni de las estipuladas por ley. Se trata así de frenar los desmanes de las empresas, aquellos que contribuyen a la precariedad del mundo laboral.

• Obligación legal del registro horario

Hace ya cuatro años que el registro de horas de trabajadores en plantilla y trabajadoras  es obligatorio en nuestro país. Sin embargo, el control horario o control de la jornada laboral no ha calado en todas las empresas por igual.

A las que no cumplen aún esta medida (desde su entrada en vigor en 2019 se han detectado más de 4.000 infracciones al respecto), se suman las que emplean herramientas poco eficaces.

• Beneficios del control de horas

Los beneficios de llevar a cabo un control de horas no redundan solo en la plantilla, también en la propia organización. 

Una empresa que respeta los tiempos de descanso es una entidad capaz de retener y atraer el talento humano que necesita. La demanda de mayores facilidades en materia de conciliación, por ejemplo, se ha convertido en un factor prioritario para las nuevas generaciones. De hecho, es esencial para el 30,9 % del conjunto de profesionales, según datos facilitados por Cobee en su Informe de Tendencias en Beneficios de 2023. En el caso de las mujeres, esta cifra se eleva hasta el 32,9 %.

Y no hay duda de que en la tarea de garantizar un nivel de conciliación adecuado, el control de horas es esencial.

Cómo crear una plantilla de control horario

Pero, como hemos dicho, los departamentos de RRHH no siempre dan con la clave precisa en el registro de horas. En muchas ocasiones, emplean herramientas poco efectivas o plantillas de control horario de trabajadores y trabajadoras excesivamente opacas.

Esto es lo que deberías pedir a una plantilla de horario laboral para que realmente te facilitase la vida. No solo eso, también para que cumpliese con los requisitos de la legislación vigente.

• Elementos necesarios en una planilla de control de horarios de empleados y empleadas:

• Aquellos que garanticen el registro diario de la hora de inicio y de la hora de fin de la jornada de trabajo de todas y cada una de las personas empleadas.  
• La plantilla de control de horarios y horas trabajadas debe, además, contar con elementos que permitan registrar las horas extraordinarias.

Es importante tener en cuenta otros dos factores:

• La necesidad de conservar la plantilla de control horario de trabajadores y trabajadoras al menos durante 4 años. 
• Que esta plantilla de horas de trabajo esté a disposición de los equipos, los representantes legales de la plantilla y los organismos públicos competentes, por ejemplo, la Inspección de Trabajo. 

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Ejemplo de plantilla de control horario

Si eres persona autónoma o responsable de una pequeña empresa, quizás una plantilla de control horario en formato excel o PDF pueda servirte. Existen ejemplos de plantillas para el registro de la jornada laboral muy sencillos y útiles.

• Formato Excel: La empresa puede crear una hoja de Excel con las fórmulas apropiadas para el control horario, de tal forma que la cumplimenten los propios empleados y empleadas. La ventaja de estas hojas o plantillas para el control de horas trabajadas es que pueden compartirse online, estando disponible también para quienes trabajan fuera de las instalaciones corporativas.

• Formato PDF: El departamento de RRHH puede también poner a disposición de la plantilla una cuadrícula impresa en papel para que esta lo cumplimente. Sin embargo, dicha modalidad de control horario presenta grandes inconvenientes en situaciones de teletrabajo o trabajo en remoto. Además, obliga a las personas responsables del registro tener que computar las horas a mano. Hay que recordar que la plantilla de control horario en PDF debe recoger todos los requisitos exigidos en la legislación de 2019, así como los cambios posteriores. 

Por qué automatizar el control horario

Lo ideal, sin embargo, sería contar con un software o aplicación diseñados para agilizar esta tarea y no el control de horas trabajadas en excel o PDF.

Afortunadamente, existen en el mercado soluciones informáticas y en la nube asequibles y muy intuitivas, capaces de automatizar y contabilizar, sin errores, dicho registro.

Estas respuestas facilitarán, sin duda, el trabajo diario a un departamento de RRHH normalmente saturado por las crecientes responsabilidades y tareas de gestión.