Técnicas y herramientas efectivas para mitigar riesgos en la gestión de proyectos

Limitar al máximo los riesgos en la gestión de proyectos es una forma de garantizar el éxito de los mismos. Porque hasta el proyecto más sencillo conlleva ciertos peligros. Y no hay mejor manera para enfrentarse a ellos que optando por un recurso: el de la anticipación.

Si te preocupa la optimización de tu productividad global o la gestión eficaz de las relaciones de trabajo para alcanzar tus objetivos, deberías prestar atención a los posibles riesgos.

Tabla de contenidos

• Introducción a la gestión de riesgos en proyectos: definición e importancia
• Tipos de riesgos en la gestión de proyectos
  • Riesgos técnicos
  • Riesgos financieros
  • Riesgos operacionales
  • Riesgos legales y de cumplimiento
• Cómo analizar los riesgos del proyecto
• Herramientas y recursos para la gestión de riesgos en proyectos

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Introducción a la gestión de riesgos en proyectos: definición e importancia

La gestión de riesgos de un proyecto pasa por identificar, analizar y actuar ante posibles riesgos o peligros potenciales a los que se enfrenta una empresa con su actividad diaria.

Su importancia radica en la planificación, es decir, en la capacidad de anticipación ante posibles eventualidades. Y, con esta última, de garantizar el éxito del proyecto a pesar de esos vaivenes.

Tipos de riesgos en la gestión de proyectos

Para diseñar un plan que minimice los riesgos en la gestión de proyectos, debemos empezar por identificarlos y clasificarlos. Cada tipología de riesgo, de hecho, requiere un grupo de soluciones específicas.

Los riesgos en la gestión de proyectos se dividen en:

Riesgos técnicos

• Fallos tecnológicos
• Problemas con el software o hardware

Riesgos financieros

Están ligados a la falta de apoyo económico, a un incremento de los costes inesperados o a un retorno de la inversión menor de lo calculado. Algunos de los riesgos financieros habituales son:

• Presupuestos insuficientes: normalmente, por la falta de un cálculo realista.
• Incremento de costos inesperados: por un aumento de los gastos energéticos, por la necesidad de contratación…, todos ellos imprevistos.

Riesgos operacionales

Suelen aparecer ante la falta de una estrategia clara o de planificación exhaustiva. Entorpecen las operaciones diarias y, con ellas, el resultado de la actividad se torna ineficiente o de menor calidad, es decir, insatisfactorio.

• Ineficiencias en procesos: no se alcanza el nivel de desempeño, productividad, rentabilidad, calidad, etc., esperado.
• Problemas logísticos: de almacenamiento, distribución…, que dan al traste, por ejemplo, con el servicio de atención al cliente o con la capacidad productiva o de aprovisionamiento.

Riesgos legales y de cumplimiento

Vienen motivados por varias circunstancias, desde cambios en el marco regulatorio de los mercados en los que opera la empresa a la dificultad de la misma para cumplir con la legislación vigente. Es decir, suelen ser habituales los riesgos legales por:

• Regulaciones cambiantes, a cualquier nivel: local, autonómico, nacional, de la UE…, y respecto a cualquier actividad que desempeñe la empresa.
• Necesidad de cumplimiento normativo: verdadera incapacidad para ajustarse a los límites legales, con el consiguiente riesgo de denuncia, sanción, etc.

Cómo analizar los riesgos del proyecto

Definidos los tipos de riesgos en la gestión de proyectos (aunque podemos encontrar otras clasificaciones), es el momento de recoger algunas de las alternativas más recomendables para analizarlos y sopesar su impacto real en la organización de manera efectiva. De hecho, la forma en la se analizan los riesgos del proyecto debe responder a tres criterios fundamentales:

• Análisis del impacto y probabilidad del riesgo: de todos y cada uno de los detectados a lo largo de una horquilla de tiempo.
• Priorización de riesgos según su criticidad: de tal forma que pueda diseñarse un plan de actuación con múltiples medidas también priorizadas.
• Creación de un registro de riesgos: incluido en el plan de riesgo de un proyecto y abiertos a las personas involucradas en el éxito del mismo.

Herramientas y recursos para la gestión de riesgos en proyectos

Afortunadamente, hoy en día la gestión de riesgos de un proyecto se apoya en soluciones digitales inteligentes. Estas son capaces de calcular con precisión el impacto de cada riesgo o proponer medidas de actuación. Nos referimos a:

• Software y aplicaciones para la gestión de riesgos, como Asana, Smartsheet, etc.
• Plantillas y documentos estándar para el seguimiento y control de riesgos, donde poder registrarlos, contabilizarlos, etc.

Si aún no cuentas con un plan de gestión de riesgos para tu gran proyecto, no esperes mucho más. En tiempos tan volátiles como el nuestro, esta es una herramienta imprescindible.