Cronograma

Un cronograma es una herramienta de gestión que sirve para organizar, priorizar y planificar las actividades y tareas necesarias para desarrollar un proyecto con éxito o alcanzar un objetivo corporativo dentro de un lapso de tiempo específico.

Esta herramienta permite, además, asignar roles y responsabilidades, plazos de actuación para cada parte involucrada y coordinar recursos con el fin de aumentar la eficiencia del proceso.

Esa es la razón por la que en un cronograma siempre deben consignarse:

Las tareas y actividades específicas dentro del proyecto.
Las personas responsables de llevarlas a cabo.
El timing destinado a cada una de ellas y al proyecto en su conjunto.

Es recomendable que ese cronograma cuente con hitos o metas intermedias que una vez alcanzadas supongan un avance cualitativo y cuantitativo. Así como dejar espacio a posibles demoras por imprevistos o contratiempos.

También que incluya una relación de los recursos necesarios para alcanzar cada meta o estadio, y la posibilidad de reflejar, visualmente, el consumo de los mismos en la medida que transcurre el tiempo.

Para esta última ventaja, es necesario adoptar un cronograma inteligente, que albergue un mecanismo capaz de monitorear el progreso de las acciones y el consumo de los recursos, actualizando los datos en tiempo real.

Claves de un cronograma de trabajo

Un cronograma será beneficioso para la organización y la plantilla en tanto en cuanto facilite o reúna las siguientes características:

Accesibilidad: por parte de todos los miembros involucrados en el proyecto, de tal forma que puedan llevar a cabo un seguimiento y control del proceso en su conjunto.
Transparencia, con el fin de que proporcione una visión clara de las actividades, las personas ejecutoras, los plazos estimados y los recursos asignados a cada uno de los miembros o equipos implicados.
Gestión del tiempo y de los recursos, con el fin de garantizar su optimización y evitar despilfarros tanto de uno como de otros, pudiendo corregir desviaciones atípicas o inesperadas de manera oportuna.

Los cronogramas mejoran la colaboración y la capacidad de cooperar, especialmente en proyectos que implican a diversos equipos o profesionales multidisciplinares, a menudo ubicados en emplazamientos dispares. También favorecen la comunicación entre los mismos, evitando confusiones y permitiendo alinear a todos ellos con los objetivos y plazos del proyecto.

Algunas de las herramientas más populares para crear cronogramas de trabajo son los diagramas de Gantt, pues permiten visualizar las tareas en una línea de tiempo, mostrando las fechas de inicio y fin, así como los avances e hitos conquistados jornada tras jornada por cada uno de los roles asignados. Facilitan así una monitorización continua.

En resumen, este tipo de cronogramas favorecen una gestión eficaz de proyectos mediante la organización de tareas, la asignación de responsabilidades, el establecimiento de plazos cerrados y el seguimiento del progreso en pro del cumplimiento de los objetivos. Además de un análisis minucioso del nivel de desempeño y capacidad de los equipos de trabajo y de sus integrantes, así como de la idoneidad y disposición de los recursos asignados.