Gestión documental
La gestión documental en una empresa se refiere al conjunto de prácticas, procedimientos y herramientas utilizadas para la administración (clasificación, salvaguarda, recuperación…) eficiente de los documentos y la información que circulan dentro de una empresa.
Tradicionalmente, esta tarea correspondía a cada uno de los departamentos dentro de la empresa, especialmente a los de RRHH, contabilidad y finanzas. En aquellas empresas donde la documentación constituía una actividad en sí misma, como en medios de comunicación, existía un departamento específico para la gestión documental.
Sin embargo, como consecuencia del proceso de informatización y digitalización empresarial, las organizaciones han convertido a los servicios informáticos en actores clave dentro de la creación, recepción, archivado, consulta, modificación, preservación y eventual eliminación de los documentos empresariales. Y junto a ellos, todo un ecosistema de herramientas digitales consagradas a la gestión documental eficiente, segura y accesible.
Claves de la gestión documental
Las claves de la gestión documental pasan por las tareas asociadas al ciclo de vida de los documentos:
Creación de documentos: generación de documentos físicos o electrónicos mediante softwares especializados.
Digitalización: convertir documentos físicos en formatos digitales para facilitar su almacenamiento y acceso.
Almacenamiento mediante Sistemas de Gestión Documental (SGD), capaces de guardar, organizar, clasificar y gestionar documentos de manera eficiente para una recuperación de los mismos más rápida, inequívoca y accesible, que facilite su localización y uso.
Búsqueda y recuperación mediante herramientas y técnicas para localizar rápidamente documentos específicos en función de elementos de cribado automático que, además, incorporan el control de acceso con el fin de preservar documentación sensible.
Definición de flujos de trabajo para la revisión, aprobación y modificación de documentos, incluidos los de carácter colaborativo a través del denominado workflows.
Implementación de medidas de seguridad para proteger los documentos contra accesos no autorizados, modificaciones ilegítimas, pérdida y daños, así como asegurar el cumplimiento de las regulaciones y leyes al respecto, como la de protección de datos.
Establecimiento de políticas para determinar la conservación de los documentos acorde a los límites establecidos por la norma.
Eliminación segura de documentos obsoletos y conforme a la legislación vigente.
Mantenimiento de documentos que aún son relevantes y necesarios para las operaciones diarias mediante un archivado automático y seguro.
La gestión documental se ha vuelto más eficiente y eficaz en los últimos años gracias a la automatización de procesos mediante el uso de tecnología que asegura que los procedimientos de gestión documental son correctos.
Esto conlleva un importante ahorro de tiempo y costes al reducir la necesidad de espacio físico para el almacenamiento y mejorar la rapidez en la recuperación de información. Es decir, un aumento de la productividad, la eficiencia operativa y la facilidad en la toma de decisiones al tener la información organizada y fácilmente accesible.
Dicha gestión documental puede recaer sobre asesorías o despachos profesionales que actúan como partners externos de una o varias empresas para la gestión documental en el ámbito jurídico, laboral o financiero. También en gestorías para la gestión documental de los trámites diarios, aquellos ligados a la facturación y contabilidad, las obligaciones tributarias, etcétera. Es decir, la gestión fiscal y administrativa de la actividad empresarial.
