Horarios de trabajo, cómo organizarlos
La mejor forma de organizar un horario de trabajo es hacerlo a través de un cuadrante. En empresas que precisan una plantilla numerosa, con distintas modalidades de jornada laboral y turnos que posibilitan la prestación de servicios o la producción durante 24 horas del día y todos los días del año, organizar el horario de trabajo a través de cuadrantes resulta imprescindible.
El cuadrante para la organización de horarios de trabajo es una herramienta que permite organizar, priorizar y gestionar la actividad diaria en función de los y las profesionales disponibles. Permite así mantener la eficiencia, productividad y objetivos estratégicos en función del número de efectivos contratados y de sus necesidades, ya que los cuadrantes deben tener en consideración las necesidades de descanso y los derechos laborales asociados de los empleados y empleadas.
Normalmente, responsables de personal junto con responsables de equipos o de áreas de trabajo diseñan cuadrantes específicos a varios meses vista para una organización y gestión eficaz. Para ello, identifican las actividades críticas, priorizan tareas en función de su importancia y urgencia, planifican acciones y gestionan los recursos humanos en función de las anteriores.
La organización del horario de trabajo supone así la asignación y distribución en el tiempo de tareas concretas a los empleados y empleadas según la importancia y urgencia. Todo ello ajustándose al límite de la jornada laboral, a las necesidades de descanso, flexibilidad y conciliación, etcétera.
No es obligatorio reflejar la organización del horario de trabajo en un cuadrante. Pero sí muy efectivo. Eso sí, en el caso de que la organización decida diseñar uno propio, deberá proporcionarlo a la plantilla. ¿Cómo? Garantizando su accesibilidad a través de soportes digitales o físicos. En dicho cuadrante deben aparecer los días de trabajo y descanso al año (si se trata de un calendario a doce meses vista) y el número de horas y turnos asignados (mañana, tarde o noche, o jornada partida).
Obviamente, en la organización del horario de trabajo no estarán reflejados otros descansos o derechos de ausencias puesto de trabajo por causa justificada o recogida por la legislación vigente, al ser estas de carácter espontáneo en su mayoría: enfermedades, nacimiento de hijo o hija, etc.
La organización del horario de trabajo a través de cuadrantes puede hacerse hoy en día mediante el uso de aplicaciones digitales que permiten programar y visualizar el horario e incluso asignar tareas o configurar recordatorios para, por ejemplo, asistir a reuniones importantes.
Para los y las profesionales, dicho cuadrante supone una ventaja, pues pueden organizar su vida personal con antelación en función de los requerimientos laborales.
Así, la organización del horario de trabajo y su reflejo en un cuadrante es imprescindible para la conciliación, además de una manera efectiva de maximizar la productividad y reducir el estrés de las plantillas.
Para conseguirlo, desde RRHH se debe establecer, además, una estrategia de monitoreo y evaluación periódica de ciertos indicadores. Por ejemplo, del rendimiento de los equipos de trabajo en función de los horarios o turnos asignados. Y solicitar siempre a los mandos intermedios su retroalimentación sobre la eficiencia y cumplimiento de plazos respecto a la actual organización del horario de trabajo.
