Informe de gastos
Los informes de gastos hacen referencia a las herramientas utilizadas por las empresas para consignar los gastos efectuados y llevar a cabo un mayor control financiero y económico de la actividad.
También se denomina informe de gastos a ese documento o aplicación tecnológica donde el departamento de Recursos Humanos puede consignar los gastos de empresa efectuados por los empleados y empleadas de una organización.
De hecho, el informe de gastos es una estrategia efectiva para aumentar el control y la reducción de gastos innecesarios por parte de la empresa, así como para garantizar el abono o reembolso de las cantidades dinerarias adelantadas por los trabajadores o trabajadoras en el desempeño de su actividad.
Claves del informe de gastos
El informe de gastos puede adquirir diversos formatos: papel, tabla de Excel, software o aplicación en la nube. Estas dos últimas soluciones son las más empleadas en la actualidad, debido a su efectividad a la hora de presentar cálculos automatizados, reducir el margen de error e incluso lanzar predicciones en función del histórico de gastos de la empresa. Son además más accesibles, seguros y consignan datos en tiempo real.
El informe de gastos no es una solución de obligado cumplimiento para las empresas. Sin embargo, muy pocas prescinden del mismo, pues permite recabar información clave para: el buen funcionamiento de la misma, mantener las cuentas saneadas y apuntalar la estabilidad futura de la empresa ante la toma de decisiones estratégicas informadas.
Los informes de gastos pueden recabar todo tipo de abonos independientemente de si son mensuales, trimestrales, semestrales, anuales u ocasionales. Lo normal es que figure en ellos el concepto, la entidad o persona a la que se han abonado y la cuantía, así como el total de los mismos. De hecho, algunas soluciones posibilitan la consignación del pago antes de ser ejecutado con el fin de que un mando superior valide o apruebe el pago.
Algunos de los conceptos que pueden incluir los informes de gastos son las nóminas, gastos de viajes u otro tipo de complementos salariales, beneficios o retribuciones extraordinarias. Aunque, como decimos, en los departamentos de RRHH a menudo se refieren al informe de gastos como aquel que registra exclusivamente los gastos en dietas o viajes realizados por la plantilla en el desempeño de sus tareas o en representación de la empresa.
En este sentido, el informe de gastos ofrece múltiples ventajas a las corporaciones:
El control del gasto de los trabajadores y trabajadoras respecto a los límites establecidos por la empresa en su política interna.
El cumplimiento normativo o compliance sobre este tipo de gastos así como la normativa fiscal relacionada.
La respuesta eficaz ante auditorías en la facilitación de información pertinente sobre ingresos y gastos y ante entidades bancarias a la hora de solicitar préstamos o financiación.
Identificación de principales partidas de gastos y evaluación de la rentabilidad de ciertas operaciones, departamentos, etc.
Los informes de gastos suponen así una herramienta de gran apoyo para los departamentos de RRHH y financiero, al contribuir a una gestión precisa y detallada de todos los gastos de la empresa y la capacidad de prever futuros recursos para hacer frente a tendencias de gasto.
