Plantilla de personal
La plantilla de personal o plantilla organizacional es una herramienta elaborada por el departamento de RRHH con el fin de maximizar la gestión eficaz de las personas dentro de la empresa, de tal forma que se garantice la consecución de los objetivos de negocio propuestos.
La plantilla de personal incorpora al conjunto de empleados y empleadas, tanto aquellos que mantienen una relación contractual permanente como los que son de carácter temporal.
Dependiendo del tipo de plantilla de personal, esta puede estructurarse en diversas categorías: por departamentos, por proyectos en desarrollo, por niveles jerárquicos, por funciones o responsabilidades, etcétera.
La plantilla de personal ha de coincidir con el total de puestos de trabajo en activo en la organización. Hoy en día, es una herramienta enormemente valorada no solo de cara a la eficiencia organizativa, sino para garantizar la trazabilidad de las tareas de los y las profesionales en función de las metas que han de conquistar.
Claves de la plantilla de personal
Aunque siempre han existido formas de gestionar los recursos humanos en las empresas, estas se han desarrollado hasta especializarse y alcanzar niveles óptimos de eficacia y eficiencia, especialmente en la última década y de la mano de las nuevas tecnologías.
Desde que las empresas empezaron a crecer en tamaño y complejidad, con motivo de la Revolución Industrial y la mecanización y la producción en masa, la necesidad de gestionar grandes cantidades de trabajadores y tareas complejas ha sido creciente. Ya por entonces comenzaron a llevarse a cabo registros básicos de los empleados y empleadas con el fin de gestionar los pagos y las horas de trabajo sin margen de error.
Las plantillas de personal, que totalizaban así al número de trabajadores y trabajadoras, se centraban en funciones meramente administrativas.
Sin embargo, a medida que pasaban las décadas, la necesidad de incrementar la eficiencia y la productividad laboral hizo que entrara la variable científica, surgiendo diversas teorías, basadas en investigaciones previas, sobre cómo mejorar ciertos procesos y alcanzar una mayor formalización de las funciones y roles dentro de las organizaciones. Comenzaron a surgir los primeros departamentos de personal y ha contemplarse la mejora de las condiciones laborales.
Las plantillas de personal se tornaron más complejas y, a menudo, inconmensurables, difíciles de gestionar al menos de forma manual y a través de formatos físicos.
Hoy en día, términos como los de People Analytics o Big Data, que permiten la integración de análisis de datos y tecnologías avanzadas en la gestión de recursos humanos, permite que las plantillas de personal se conviertan un instrumento para el análisis más profundo y estratégico de la plantilla del capital humano de una empresa.
Así, hoy en día, la plantilla de persona en la empresa se convierte en un elemento clave de la estructura organizacional, recogiendo información valiosa sobre:
El modo en que están distribuidos los empleados y empleadas en los distintos departamentos y niveles jerárquicos.
El tipo de contratación a la que están sujetas las personas: tiempo completo, a tiempo parcial, contratación fija discontinua, etc.
Cada posición dentro de la plantilla, así como las responsabilidades asociadas y los requisitos del puesto o los objetivos asignados.
Los flujos de comunicación interna para el reporte y las jerarquías dentro de la organización.
Este tipo de información permite al departamento de RRHH y a los mandos intermedios identificar, por ejemplo, las necesidades de personal, pues permite determinar el número óptimo de empleados y empleadas necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa, o si esta está alineada con las metas corporativas.
También es vital el desarrollo de estrategias de reclutamiento, de procesos de selección eficaz, de programas de capacitación y desarrollo para mejorar las habilidades y competencias o en el diseño de planes de carrera y desarrollo profesional para retener talento y preparar a los empleados y empleadas para el desempeño de futuras responsabilidades.
Una gestión adecuada de la plantilla de personal es crucial para el éxito de cualquier empresa, pues permite averiguar si se cuenta con los recursos humanos necesarios para cumplir con las exigencias de la actividad.
