Gastos de viaje

Los gastos de viaje son aquellos en los que incurre un empleado o empleada cuando se desplaza por motivos laborales fuera de la localidad en la que opera normalmente, por ejemplo, para representar a su empresa o para desempeñar tareas asignadas.

Los gastos de viaje incluyen más conceptos al margen de los costes asociados al transporte, ya sea en vehículo propio (kilometraje), medios de transporte público o servicios privados. Como gastos de viaje imputables a la empresa se contemplan:

Gastos de pernocta.
Gastos de alimentación.
Gastos asociados al uso de dispositivos de comunicación en destino.
Otros gastos asociados: acceso a instalaciones, entrada a eventos, etc.

Las empresas emplean diferentes fórmulas para compensar dichos gastos de viaje:

Algunas organizaciones proporcionan una asignación diaria fija (dieta) para cubrir dichos gastos, el límite proporcionado dependerá de cada organización y será recogido en el convenio colectivo o por contrato. El montante económico previsto para el total de los días de viaje se proporciona por adelantado. Si el empleado o empleada gasta más, debe ponerlo de su bolsillo.
Otras entidades solicitan documentos acreditativos de los gastos, cuyos importes después serán devueltos mediante un proceso de reembolso de gastos de viaje. En este caso, los trabajadores y trabajadoras han de adelantar el dinero.
Por último, algunas empresas proporcionan tarjetas de crédito corporativas para facilitar el pago y el seguimiento de los gastos de viaje.

Estas últimas pueden estar sujetas a limitación e incluso las hay asociadas a paquetes de beneficios corporativos, de tal forma que ciertos conceptos, como el gasto en alimentación, puedan acogerse a las normas fiscales para los elementos de retribución flexible. En este caso, el del gasto en alimentación, existe una exención en la tributación del IRPF para cierta cantidad dineraria diaria (11 euros), en el caso de manutención con pernocta en el extranjero, por ejemplo, el importe exento de IRPF asciende a 91,35 euros por día.

La gran ventaja de este último sistema es que además de ser útil y cómodo para hacer frente a los gastos de comida en cualquier establecimiento, pues no es necesario guardar y presentar los tickets correspondientes al departamento de RRHH, es válido para el pago de opciones como las de take away o delivery, cada vez más habituales.

En este último caso, el de las tarjetas de crédito corporativas, es el propio empleado o empleada quien lleva a cabo el control de gastos, desde una aplicación personal asociada que le permite verificar en todo momento los montantes disponibles y evitar gastar en exceso. En el resto de situaciones, es el departamento de RRHH el encargado de asegurar que los gastos de viaje se realizan de acuerdo a las políticas internas de la empresa, las normativas fiscales aplicables y los límites contemplados por la corporación.

Las dietas laborales o gastos de viaje representan una compensación económica por los gastos ocasionados por motivos de desplazamiento a los empleados y empleadas que deben asumirlos dentro de sus responsabilidades corporativas.

Entre sus ventajas figuran la de un mayor control de gastos asociados, tanto por parte de la empresa como de las personas beneficiarias; el cumplimiento de las políticas internas de la empresa y de las normativas aplicables al respecto, y una mayor transparencia en cuanto a la rendición de cuentas y el gasto de recursos de la empresa. Esta última, especialmente si se opta por el uso de tarjetas de crédito para facilitar el pago y el seguimiento de las cuantías, con un límite de gasto en viajes establecido para todos los empleados y empleadas por igual en función de las necesidades.