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¿Cómo se paga el kilometraje en las empresas?
¿A cuánto se paga el kilometraje? ¿Cómo se abona este? En España, la mayoría de las empresas compensan los gastos de desplazamiento de sus empleados y empleadas cuando estos se deben a motivos laborales.
Se compensan los derivados del transporte por carretera en vehículo propio (gastos de kilometraje) y aquellos realizados con medios públicos o pertenecientes a la empresa. Sin embargo, el importe no es siempre el mismo, pues no está regulado por ley, ni tampoco la forma de pago.
Tabla de contenidos
- ¿A partir de cuántos kilómetros se paga un desplazamiento?
- ¿Cuánto se paga por kilómetro recorrido en una empresa?
- ¿Cómo se calcula el pago por kilometraje?
- ¿Existen tarifas o tablas de referencia para el pago del kilometraje en las empresas?
- ¿Existen diferencias en el pago del kilometraje en función del cargo o la jerarquía en la empresa?
- ¿Cómo afecta el tipo de vehículo o el combustible utilizado en el pago del kilometraje?
- ¿Qué otros factores pueden influir en el pago del kilometraje en una empresa?
- ¿Cuál es la fiscalidad en los gastos de kilometraje?
- ¿Cómo se gestiona y controla el pago del kilometraje en las empresas?
- El ticket de transporte como opción al pago de kilometraje
- Conclusión y reflexiones sobre el pago del kilometraje en las empresas
¿A partir de cuántos kilómetros se paga un desplazamiento?
Actualmente no existe un límite establecido en este sentido. El mínimo, al igual que el máximo, es fijado por la empresa en cuestión para cada uno de sus trabajadores o para el conjunto de la plantilla a través del convenio de empresa.
Si una persona desea saber a partir de cuántos kilómetros se paga desplazamiento, deberá dirigirse a la Dirección o el departamento de RRHH para averiguarlo.
¿Cuánto se paga por kilómetro recorrido en una empresa?
De la misma forma que no existe un mínimo ni un máximo, tampoco una tarifa estipulada por ley.
Para saber a cuánto se paga el kilometraje, hay que preguntar a la empresa en la que estamos empleados, igual que en el caso anterior. Bien a su departamento de RRHH, bien al equipo de Dirección, bien al personal representante de la plantilla en el Comité de empresa, pues la cantidad suele estar recogida, como hemos dicho, en el convenio en vigencia.
¿Cómo se calcula el pago por kilometraje?
El pago por kilometraje es el resultado de multiplicar el precio estipulado por los kilómetros totales efectuados en un tiempo determinado, que puede ser un mes. Teniendo en cuenta, eso sí, las limitaciones establecidas por la empresa al respecto.
Así que, para averiguar a cuánto se paga el kilometraje en una empresa en el lapso de un mes, por ejemplo, el trabajador tendría que tener en cuenta estos criterios. No se trata de una cantidad fija por jornadas trabajadas, sino por kilómetros recorridos.
¿Existen tarifas o tablas de referencia para el pago del kilometraje en las empresas?
Para fijar a cuánto se paga el kilometraje en una empresa, lo habitual es que esta se ciña a las compensaciones que asumen otras compañías del sector y que actualice los precios en función de la inflación, por ejemplo.
El coste del carburante fluctúa constantemente y de manera notoria en cuestión de semanas. Así que, una persona que ha de viajar constantemente por trabajo, como un técnico que visita a domicilio, por ejemplo, verá su poder adquisitivo enormemente afectado si la compañía no compensa ese sobrecoste por desplazamiento de alguna manera.
¿Existen diferencias en el pago del kilometraje en función del cargo o la jerarquía en la empresa?
Realmente, sí. A menudo, los cargos directivos cuentan con una asignación mayor a su disposición por la responsabilidad y el tiempo de dedicación que asumen para con la empresa.
Muchas corporaciones entienden que un mayor volumen de desplazamientos de los altos mandos requiere una cantidad mayor de compensación del gasto en kilometraje. Pero tampoco se puede fijar de manera estandarizada a cuánto se paga el kilometraje en una empresa si ese perfil es un alto directivo.
El sector en el que se enmarque la empresa también puede llegar a determinar el precio por kilómetro a pagar, pues algunos convenios colectivos regulan el mínimo aplicable para cada actividad.
¿Cómo afecta el tipo de vehículo o el combustible utilizado en el pago del kilometraje?
Obviamente, el gasto en kilometraje dependerá en gran medida del vehículo utilizado y del combustible que se emplee.
El consumo del coche difiere enormemente si estamos hablando de un turismo de última generación enchufable o de una furgoneta con 20 años a sus espaldas y con un sistema de combustión de gasolina.
Sin embargo, rara vez las empresas contemplan tablas diferenciadas para uno u otro tipo de vehículo. Estas suelen ser de carácter estándar, sin importar el coche o combustible empleados.
¿Qué otros factores pueden influir en el pago del kilometraje en una empresa?
La compensación del gasto por kilometraje trata de paliar no solo el derivado del coste del combustible, también el del propio desgaste del vehículo, si este pertenece al empleado o empleada, o el su mantenimiento. Nos referimos al seguro, las revisiones anuales, los cambios de aceite, filtros, neumáticos, etcétera.
Está en mano de la empresa cubrir otros supuestos, como los impuestos relacionados con la tenencia del coche, a través de la asignación establecida. Lo que jamás cubrirá el gasto de kilometraje es una multa o sanción de tráfico o por aparcamiento.
¿Cuál es la fiscalidad en los gastos de kilometraje?
El kilometraje se considera dietas o gasto de viaje a ojos de la Agencia Tributaria. Eso quiere decir que las asignaciones en materia de locomoción están sujetas a cierta excepción fiscal. Y es que, existen requisitos y límites tal y como señala la legislación al respecto.
Este año, las asignaciones para gastos de locomoción constaban con un límite de 0,19 euros por kilómetro recorrido más gastos de peaje y aparcamiento justificados. Es decir, toda aportación económica excedida de esa cantidad está sujeta a gravamen.
Existen, además, algunas reglas especiales recogidas en la web de la Agencia Tributaria que tanto la empresa como la plantilla han de tener en cuenta.
En las comunidades autónomas de régimen foral propio, como es el caso de las diputaciones forales de Euskadi o Navarra, los límites exentos de IRPF ascienden a 0,29 y 0,32 euros por kilómetro recorrido respectivamente.
Esta regla fiscal suele determinar el precio que aplican las empresas para su compensación por kilometraje.
¿Cómo se gestiona y controla el pago del kilometraje en las empresas?
Hasta hace bien poco, existían dos modelos para la gestión y control del pago de kilometraje. O bien se asignaba a la persona una cantidad fija de antemano que podía gastar en función de una estimación, o bien esa persona adelantaba el pago de los gastos y después solicitaba su reintegro a través de los justificantes de pago.
Hoy en día, la forma más eficaz de gestionar y controlar este gasto es hacerlo a través de un plan de compensación total que incorpore una tarjeta de crédito o modalidad de pago móvil de la que pueda hacer uso la plantilla.
El empleado o empleada podrá pagar cómodamente el carburante de su vehículo hasta agotar su asignación diaria o mensual.
El ticket de transporte como opción al pago de kilometraje
En un plan de compensación pueden incluirse otras ayudas a la movilidad por parte de la empresa.
Además de los gastos de locomoción o de kilometraje, existen otro tipo de contribuciones al transporte de los equipos de trabajo. Esta es una compensación distinta, pues no cubre la movilidad del centro de trabajo a otros puntos para el desempeño de las funciones profesionales, sino el traslado del domicilio al puesto de trabajo.
Esta última funciona a través del denominado ticket transporte y trata de compensar el esfuerzo que hacen las plantillas para acudir diariamente a las instalaciones de la empresa, y también puede asumirse su control y gestión a través de un plan de retribución flexible.
De hecho, el ticket transporte es una de las mejores fórmulas para aumentar el poder adquisitivo de las plantillas a través de beneficios que, como este, permiten aumentar el salario neto de los empleados y su bienestar y motivación sin aumentar los costes salariales, una fórmula idónea cuando la coyuntura económica impide realizar revisiones salariales.
Conclusión y reflexiones sobre el pago del kilometraje en las empresas
La política de gastos de viaje de una empresa es esencial, como lo es un esfuerzo mayor en establecer tablas transparentes que esclarezcan a cuánto se paga el kilometraje.
Cerca del 70 % de la población española vive repartida en Grandes Áreas Urbanas, donde las necesidades de desplazamiento son mayores, así que cuestiones como esta juegan a favor de aquellas empresas que apuestan por el bienestar de sus plantillas y un mayor nivel de adhesión a la compañía.
Si esta última incluye además beneficios como el ticket transporte, estará limitando el impacto negativo de los desplazamientos al trabajo en vehículo privado. Y no solo los que tienen que ver con el índice de siniestralidad in itinere, sino con la salud mental y la contribución al medioambiente.
Y es que, en Europa, el 66 % de los profesionales se desplaza diariamente al trabajo en vehículo propio. Y la media de tiempo de desplazamiento pasa de los 40 minutos.
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