Firma digital: ¿cómo se hace y qué validez tiene?

La firma digital de contratos es cada vez más habitual en las empresas. De hecho, lo es la firma digital de cualquier tipo de documento oficial. Te contamos en qué consiste respondiendo a las preguntas más recurrentes al respecto.

Tabla de contenidos

• Uso y validez de la firma digital
• Cómo hacerse la firma digital
• Tipos de firma digital
• Cómo verificar la firma digital en un contrato

Uso y validez de la firma digital

• ¿Qué es la firma digital?

La firma digital es un sistema utilizado para autenticar la identidad de una persona en documentos electrónicos o transacciones en línea. 

• Para qué sirve la firma digital

Al aplicarse a un documento digital, asegura la integridad y la autoría de esa persona. También que este no ha sido alterado desde la firma del mismo.

• Quién usa la firma digital

Cualquier ciudadano o ciudadana particular puede utilizar la firma digital. ¿Para qué? Por ejemplo, para realizar trámites en línea o gestiones con la Administración pública. Por ejemplo, presentar declaraciones tributarias. 

Es habitual también su uso por parte de las empresas que han culminado su proceso de digitalización. Bien para gestionar distintos trámites con la Administración, bien para llevar a cabo procesos internos. Por ejemplo, la firma digital de contratos. Para RRHH, se trata de un recurso tecnológico habitual y eficaz en departamentos digitalizados.

• Es obligatoria la firma digital

Si bien no es obligatoria, sí se ha generalizado su uso, siendo necesaria para muchas de las habituales tramitaciones de carácter online con los entes públicos o las entidades financieras.

Su principal ventaja es que actúa como método de autenticación electrónica. Además, en la mayoría de los casos ayuda a simplificar y agilizar trámites, así como a ofrecer mayor seguridad.

• Qué validez tiene la firma digital

En España, la firma electrónica tiene validez legal, tanto como la firma manuscrita. 

Cómo hacerse la firma digital

Quién necesita la firma digital debe saber cómo hacerse con ella. Lograr una firma digital es sencillo.

Para utilizarla, es necesario obtener un certificado digital emitido por la Administración Pública. Puede hacerse a través de la sede electrónica de la Real Casa de la Moneda o de la Agencia Tributaria.

Tipos de firma digital

La firma electrónica queda recogida en la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior.

Dicha regulación establece el uso de distintos tipos de firma digital en función de su nivel de seguridad: 

• Firma digital simple. La firma electrónica simple es aquella que permite la identificación digital de la persona firmante con sus datos, sin embargo, ofrece un escaso nivel de seguridad.
• Firma electrónica avanzada. Cumple una serie de requisitos recogidos por ley y presenta un mayor nivel de seguridad. Permite identificar a la persona firmante con el documento electrónico y el posterior registro de firma y aceptación por parte del mismo, con el fin de evitar cualquier modificación posterior sobre el documento.
• Firma electrónica cualificada. Se diferencia de la anterior en que esta tiene que ser creada por un certificado electrónico que valida la identificación del firmante de forma inequívoca y que debe ser expedido por una Autoridad de certificación, lo que repercute en que sea un método muy seguro y completo.

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Cómo verificar la firma digital en un contrato

Para verificar la firma digital de contratos, las partes pueden:

• Acceder al contrato electrónico firmado y guardado en formato digital para asegurarse de que la firma digital aparece incrustada o adjunta al documento.
• Verificar la validez del certificado digital utilizado acudiendo a las propiedades o detalles sobre la misma: datos de la persona emisora, fecha de validez, número de serie, etc. 
• Utiliza herramientas de verificación en línea proporcionadas por las autoridades certificadoras.
• Consulta con un gabinete experto en caso de duda sobre la autenticidad de la firma digital en un contrato.

Hay que recordar que la validez de la firma digital dependerá del cumplimiento de las normativas y estándares establecidos en la legislación española sobre la misma.