Herramientas para gestionar y comunicar los beneficios para empleados

¿Por qué son importantes las herramientas para gestionar y comunicar los beneficios a los empleados? ¿Cuáles de ellas están a disposición de las empresas y en qué medida son efectivas? Respondemos a varias de las preguntas que se hace el departamento de RRHH antes de lanzar su nueva estrategia de beneficios corporativos o plan de compensación.

Tabla de contenidos

• Importancia de comunicar y gestionar los beneficios para empleados
• Metodología para una implementación exitosa
  • Estrategia de comunicación externa e interna
  • Software para administración de beneficios para empleados
• Ventajas y beneficios

Importancia de comunicar y gestionar los beneficios para empleados

Uno de los mayores retos a la hora de lanzar un plan de beneficios para empleados y empleadas es garantizar una comunicación y gestión adecuadas. Porque de estas últimas dependerá el grado de adhesión a dicha iniciativa y también el de satisfacción respecto a la misma. 

De hecho, las empresas que alcanzan una certificación, reconocimiento o galardón como marcas empleadoras, lo consiguen no solo por el diseño de un plan de beneficios adecuado. También por haber optimizado su gestión y por haber llevado la comunicación, tanto interna como externa, a un nivel superior. 

Porque si las empresas necesitan: 

1. Ahorrar tiempo, esfuerzos y dinero en la gestión de beneficios.
2. Que estos respondan realmente a las necesidades de la plantilla para que sean efectivos.

Los equipos de trabajo demandan y merecen herramientas que:

1. Faciliten el consumo y control de sus ventajas mediante soluciones accesibles, ágiles y directas.
2. Les brinden la máxima personalización, flexibilidad, seguridad y transparencia.

Las herramientas de gestión de beneficios laborales deben dar respuesta a todas estas demandas.

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Metodología para una implementación exitosa

Existen dos caminos que podemos coger, dos caminos paralelos, para la implementación exitosa de un plan de beneficios laborales. Estos necesitan de dos tipos de herramientas para la gestión y comunicación de beneficios laborales. Vamos a verlas:

Estrategia de comunicación externa e interna

Ha de ser transversal, diseñada para alcanzar a toda la plantilla y, a su vez, con acciones específicas focalizadas en determinados grupos de interés, por ejemplo, mujeres a punto de entrar en la menopausia o personas fumadoras. 

Dicha estrategia tiene que alcanzar varios objetivos:

•  Comunicar sobre la existencia de un plan de beneficios y sobre todas y cada una de las propuestas incluidas en el mismo.
•  Informar sobre el modo de consumo de dichos beneficios y las ventajas que aporta hacerlo.
•  Hacer llegar a toda la plantilla el calendario de actividades y acciones propuestas para el cumplimiento de los objetivos de dicho plan de beneficios.
•  Ofrecer formación sobre conceptos básicos como compensación total, retribución flexible, beneficios empresariales, salario en especie, salario emocional… Así como sus implicaciones en el bienestar de las personas, en su salud, en su proyección de futuro o en su capacidad adquisitiva.

Para ello, es necesario que RRHH comience a trabajar estrechamente con el departamento de Comunicación de la empresa. Incluso con el de Marketing, si el plan de beneficios puede suponer una propuesta de valor ventajosa a la hora de atraer nuevos talentos a la compañía. 

Pero, cómo comunicar efectivamente los beneficios a los empleados, es decir, cómo llegar al público objetivo deseado. En este sentido, deben utilizarse todas las vías posibles al alcance de la empresa, por ejemplo:

• Manual de bienvenida al empleado o empleada.
• Newsletters, correo electrónico ordinario, intranet o servicio de mensajería instantánea a través del móvil.
• Cartelería y recursos audiovisuales mediante pantallas.
• Córners con folletos informativos.
• Publicaciones internas: revista corporativa, etc.
• Blog de empresa o canal de noticias web.
• Portal del empleado y aplicación móvil (sistema de notificaciones, calendario de actividades, apartado con recursos didácticos o píldoras informativas…).
• RRSS corporativas.
• Sesiones informativas presenciales u online.

En el caso de las acciones dirigidas a determinados empleados y empleadas, desde RRHH y Comunicación se deberá sopesar cuáles son los canales más idóneos por resultar efectivos.

Software para administración de beneficios para empleados

Comunicación y gestión, el otro eje para la implantación exitosa del plan de beneficios.

En este sentido, los software para administración de beneficios para empleados constituyen la gran respuesta. 

1. Se trata de soluciones tecnológicas que ponen al servicio de la plantilla una plataforma de gestión de acceso personal y privado. Esta permite una gestión directa de los beneficios a los que se tiene acceso. Además de posibilitar el control del consumo de ciertos beneficios o informarse sobre nuevas ventajas. 

2. Normalmente, estas plataformas permiten el acceso directo desde el móvil a través de una aplicación. Y algunas de ellas, como Cobee, la posibilidad de usar una tarjeta de crédito nominal como método de pago en el consumo de ciertos beneficios, por ejemplo el ticket transporte o restaurante. Es decir, facilitan aún más las cosas a los y las profesionales a la hora de disfrutar de sus beneficios.

3. Por otro lado, dicha plataforma pone al servicio de RRHH un método automático de gestión de beneficios. Es decir, le libera de una de las tareas que mayor tiempo y recursos consumía a este departamento hace apenas unos años. Y es que, gracias a este tipo de soluciones allinone, se prescinde del papeleo y de multitud de trámites entre la plantilla y RRHH.

4. Al permitir un control en tiempo real de los consumo de los beneficios y la adhesión a ciertos programas o acciones, la empresa puede saber fácilmente qué beneficios resultan más interesantes o necesarios a su plantilla. Esto facilita enormemente la labor del HR Business Partner y su proceso de toma de decisiones. Pues esta figura es la encargada de alinear los objetivos de los planes de beneficios con la visión estratégica empresarial.

Ventajas y beneficios

Las herramientas de gestión de beneficios laborales así como las de comunicación efectiva ofrecen importantes ventajas:

• Mayor control sobre los beneficios.
• Trazabilidad sobre procesos participativos.
• Mayor personalización y flexibilidad.
• Un alto grado de automatización.
• Informes de consumos en tiempo real.
• Integración de los beneficios en el ecosistema digital de gestión empresarial.
• Soporte técnico personalizado.
• Mayor nivel de participación a las propuestas de beneficios.
• Incremento en el impacto de las acciones diseñadas sobre el bienestar de la plantilla.
• Capacidad para atraer y retener talento con mayor facilidad.
• Desarrollo de la reputación de la empresa como buena marca empleadora.

En definitiva, todo lo que una empresa necesita para mejorar el bienestar y grado de satisfacción de las personas que integran la plantilla, y su experiencia como empleadas.