Informe de Datos de Cotización (IDC): Herramienta Esencial en la Gestión Laboral
Existen recursos que todo profesional de RRHH debe conocer y saber manejar sin pestañear. Uno de ellos es el Informe de Datos de Cotización. Te contamos en qué consiste y por qué es tan importante.
¿Qué es el Informe de Datos de Cotización (IDC)?
El Informe de Datos de Cotización o IDC es un documento que recoge el historial de cotizaciones a la Seguridad Social de cada uno de los y las profesionales. Lo genera la Tesorería General de la Seguridad Social y pueden solicitarlo tanto personas autónomas como las empleadas por cuenta ajena. Ya sea a través del informe de datos para la cotización trabajadores por cuenta propia o del informe de datos para la cotización trabajadores por cuenta ajena.
También existe la posibilidad de solicitar el Informe de bases de Cotización o simplemente el Informe de Vida Laboral. En este último aparece los días totales que has estado de alta en la Seguridad Social, así como las fechas correspondientes de altas y bajas y la empresa para la cuál se ha trabajado.
En el caso de los departamentos de RRHH, el Informe de Datos de Cotización supone una herramienta fundamental en su gestión diaria, pues permite comprobar posibles errores o discrepancias.
Características y Tipos de Ficheros IDC
El Informe de Datos de Cotización para el trabajo por cuenta ajena muestra las cotizaciones en relación a la empresa actual. Aparecen, de hecho, las bases de cotización o los conceptos por los que se cotiza y la cantidad atribuida. Desde RRHH se consulta este documento cuando existen discrepancias o quiere comprobarse si existen irregularidades.
En el caso del Informe de Datos de Cotización para trabajadores por cuenta ajena- Información por Período de Liquidación y Número de Seguridad Social (IDC/PL-NSS), el tipo de fichero varía. En este aparece información individual sobre los datos de cotización por trabajador y período de liquidación. Resulta recomendable para comprobar posibles errores en los tramos de cotización o saber cuantos años se ha cotizado de cara a la jubilación.
Existen ficheros IDC individuales, en relación a un empleado o empleada, y ficheros IDC que muestran datos conjuntos de varios profesionales contratados por una empresa en un tiempo determinado. A este último concepto se puede acceder mediante el Informe de Datos para la Cotización/Período de liquidación CCC.
Importancia del IDC en la Gestión de Seguros Sociales
El IDC sirve para llevar un control riguroso, desde RRHH, sobre la situación de alta de los trabajadores y trabajadoras en la Seguridad Social. De hecho, los actuales ecosistemas para la gestión empresarial posibilitan la completa integración entre sus herramientas y las de la Administración.
El objetivo es hacer más sencillo el trámite de comprobación y regulación de discrepancias entre la empresa, la situación de los empleados y empleadas y los datos que constan en la Seguridad Social.
Verificación de Cotizaciones y Regularización de Discrepancias
El Informe de Datos de Cotización permite a los y las profesionales comprobar que sus datos son correctos a efectos de la Seguridad Social. Es decir, confirmar que todas las cotizaciones son correctas, así como el estado laboral actual de dicha persona.
En el caso de las empresas, facilita enormemente la labor de control de los costes asociados a los seguros sociales y la confirmación de alta del empleado o empleada.
Es decir, desde RRHH pueden saber si la empresa está cotizando correctamente por cada trabajador o trabajadora. Es una manera de mejorar el control y evitar incurrir en errores de alta en la Seguridad Social o del pago de los seguros.
Procedimiento para Solicitar el IDC
Solicitar el IDC o Informe de Datos de Cotización es muy sencillo a través del Sistema RED de la Seguridad Social.
Pasos para la Solicitud Online del IDC a través del Sistema RED
- Acceder a la web de la Seguridad Social: www.seg-social.es y, dentro de la misma, al Sistema RED.
- Para hacerlo, será necesario emplear un certificado digital.
- Pulsar sobre Inscripción y Afiliación Online Real.
- En el apartado Informes, cliquear sobre Informe Datos de Cotización – Trabajador Cuenta Ajena (IDC), Informe de Datos de Cotización/Periodo Liquidación-CCC o Informe datos de cotización/ Periodo liquidación-NSS.
- Cumplimentar el formulario resultante, continuar y obtener el informe.
En definitiva, un proceso sencillo, pone las cosas más fáciles a RRHH en el cumplimiento de sus obligaciones respecto a sus empleados y empleadas.
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