¿Qué es el multitasking?

El concepto multitasking ha ocupado conversaciones y reportajes en medios de comunicación en la última década. 

El multitasking o multitarea como la capacidad de llevar a cabo varias tareas a la vez (y además hacerlas bien) se propagó como la pólvora hace unos años. Las nuevas generaciones, gracias al poder de las herramientas de la información y la tecnología, nos creíamos capaces de hacer muchas cosas a la vez con destreza.

Pero nada más lejos de la realidad. Pronto se descubrió que el cerebro humano no es multitasking. Que necesita centrarse en una actividad para hacerla bien, siempre que esta sea cognitiva y no automática, como caminar. 

Sin embargo, no todo estaba perdido. El concepto de multitarea podía salvarse. 

Y es que, lo que sí puede hacer el cerebro es interrumpir una tarea para hacer otra y luego volver a la anterior. Este concepto se conoce como conmutación de tareas y parece mucho más apropiado que el anterior.

Ejemplos de multitasking

En el ámbito laboral, el multitasking es una habilidad clave que permite a los profesionales abordar diversas responsabilidades de manera simultánea, optimizando así la eficiencia y el rendimiento. Por ejemplo, un gerente de proyectos puede coordinar reuniones con su equipo mientras revisa y actualiza la planificación del proyecto en tiempo real. Esta capacidad de realizar varias tareas a la vez resulta esencial para mantener el flujo de trabajo sin interrupciones y asegurar que todas las actividades estén en línea con los plazos establecidos.

En el mundo empresarial, un ejecutivo de ventas puede realizar multitasking al atender llamadas de clientes mientras actualiza su base de datos y elabora informes de rendimiento. Esta habilidad no solo agiliza el proceso de comunicación, sino que también mejora la capacidad de respuesta y la adaptabilidad frente a situaciones dinámicas en el entorno laboral. En resumen, la habilidad de realizar multitasking en el trabajo se traduce en una gestión eficiente del tiempo y recursos, permitiendo a los profesionales enfrentar con éxito las demandas y complejidades del entorno laboral contemporáneo.

Ventajas del multitasking

Dicho lo anterior, existen trabajadores mucho más capaces de realizar multitasking que otros, es decir, de saltar de una tarea a otra con rapidez, facilidad y eficacia. De hecho, su destreza hace pensar que son capaces de hacer varias cosas a la vez.

Las personas multitasking ofrecen múltiples beneficios a las organizaciones empresariales, de ahí que crezca su demanda:

• Son capaces de asumir e interiorizar las innovaciones tecnológicas como nadie, sirviéndose de ellas para incrementar su productividad.
• Se trata de personas tremendamente organizadas y capaces de aprovechar el tiempo al máximo, logrando mayor rendimiento y capacidad para conciliar.
• Son capaces de asumir un gran volumen de trabajo en poco tiempo, así como de hacer frente a grandes responsabilidades sin caer en el estrés.
• Pueden trabajar de forma efectiva aunque el entorno no lo permita: en medio de un acto multitudinario, en entornos de conflicto, etc.
• El poder de concentración de las personas multitasking es enorme, así como su capacidad de reacción, de ahí que sean muy valoradas en situaciones de crisis o cambios repentinos. 

Sin embargo, no es oro todo lo que reluce, y la multitarea puede conllevar serios problemas si no se logra el equilibrio.

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Desventajas del multitasking

Como ya hemos dicho, no existen personas multitasking como tal, solo personas capaces de cambiar de una actividad a otra con facilidad. Y esto último tampoco es sencillo. De hecho, con la irrupción del smartphone en nuestra vida, hemos comprobado de primera mano lo difícil que es retomar el hilo cuando un wasap llama nuestra atención o un aviso de Instagram nos interrumpe. 

Los empleados que se consideran multitarea tienen a menudo serios problemas para mantener el equilibrio necesario en su día a día laboral. Tanto es así que muchos acaban por cosechar resultados inversos a los esperados: 

• Pérdida de eficiencia por un menor rendimiento fruto de las continuas disrupciones.
• Pérdida de tiempo al saltar continuamente de una tarea a otra y tener que retomar el hilo constantemente.
• Pérdida de calidad en el trabajo por querer llegar a todo y no tener tiempo para centrarse en una sola cosa.
• Estrés y ansiedad al ver como pasan las horas y se han iniciado muchas tareas que no acaban por terminarse, o que finalizan sin alcanzar el estándar de calidad exigido. Esto deriva en el denominado estrés laboral y la necesidad de abordar medidas para paliarlo.
• Mayor riesgo de errores.
• Merma de la salud mental del trabajador.

En definitiva, hay que ser conscientes de que la multitarea es posible, pero solo hasta ciertos límites.

De hecho, hace tiempo que venimos escuchando el concepto de multitarea cooperativa como solución a estos efectos indeseados del multitasking. Se trata de la realización de diferentes tareas pero desde un enfoque y ambiente cooperativo.  

El concepto nació en el ámbito informático, refiriéndose a un estilo de multitarea en el que todos los programas deben cooperar para que el esquema de programación funcione. Sin embargo, se aplica ya como método de trabajo en entornos laborales que buscan aumentar las ventajas de la multitarea sin caer en las desventajas.

Aún con todo, siempre pueden surgir problemas derivados de ese deseo de llegar a todo. Para ello, las empresas pueden adoptar soluciones eficaces. Por ejemplo, la posibilidad de brindar un seguro de salud, que incluya la salud mental entre sus coberturas, a través de planes de retribución flexible.

Cómo sacar partido al multitasking

Abordar el multitasking, o realizar múltiples tareas a la vez, puede tener sus beneficios, pero es esencial manejarlo con precaución para no afectar negativamente tu desempeño laboral. Para lograrlo, considera estos consejos que te ayudarán a encontrar un enfoque que realmente se adapte a tus necesidades.

Primero, define claramente tus objetivos al optar por el multitasking. Reconoce sus ventajas y evalúa si realmente funciona para ti, evitando caer en la trampa de realizarlo solo por ansiedad. Recuerda que la efectividad del multitasking radica en cumplir con objetivos con calidad, no simplemente en sentirte más productivo.

En contraposición al multitasking, el unitasking, que implica centrarse en una tarea a la vez, puede ser una alternativa más efectiva, especialmente para tareas críticas. Prioriza tus tareas mediante una lista, asignando importancia y urgencia, lo que te guiará hacia la finalización de una tarea antes de pasar a la siguiente.

Evita las distracciones, desconecta el móvil o elimina elementos que puedan dividir tu atención. Utiliza herramientas de productividad para organizar y medir el tiempo dedicado a cada tarea, evitando que tareas menos importantes obstaculicen proyectos relevantes. Además, considera el tiempo entre actividades como un espacio de distracción o relajamiento físico y mental en lugar de intentar realizar más tareas en menos tiempo.