Cómo calcular una nómina

Calcular la nómina de un trabajador o trabajadora en una empresa significa determinar el salario neto que esta debe abonar al empleado o empleada al final de un período de pago, normalmente un mes. Para ello, deben tenerse en cuenta todas las percepciones salariales, así como las deducciones correspondientes, para garantizar que se cumplan las obligaciones legales, fiscales y laborales, y que se respetan los derechos de los trabajadores y trabajadoras al respecto.

Para ese cálculo de nómina, el departamento correspondiente, normalmente RRHH, debe tener conocimientos claros y actualizados (tasas de cotización, SMI…) sobre las regulaciones laborales y fiscales, especialmente aquellas recogidas por las normas que atañen a la Seguridad Social y a la Agencia Tributaria.

También deben conocerse todos los puntos recogidos en el convenio colectivo, sectorial o territorial acerca de conceptos que suponen un beneficio complementario a los mínimos establecidos por la legislación vigente, como puede ser el complemento IT o complemento por Incapacidad Temporal.

Claves sobre cómo calcular una nómina

En el cálculo de una nómina entran en juego las siguientes variables, que deben conocerse a fin de calcular la nómina adecuadamente:

Los datos básicos del profesional, incluidas la categoría profesional y el tipo de contrato, la fecha de inicio de la relación laboral y el número de horas trabajadas en el caso de contratos a tiempo parcial.

Las percepciones salariales: salario base (determinado por el convenio colectivo aplicable o el contrato del trabajador), complementos salariales (por antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, titulación académica, etc.), horas extra, pagas extraordinarias (normalmente dos o prorrateadas), horas complementarias (en contrato a tiempo parcial), otras gratificaciones extraordinarias y el salario en especie (que se paga a través de productos o servicios: tickets restaurante, stock options, seguro médico privado, etc.

Percepciones no salariales: Indemnizaciones o suplidos (gastos de transporte, dietas, etc.), prestaciones e indemnizaciones a la Seguridad Social, e indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos.

Deducciones por aportaciones a las cotizaciones a la Seguridad Social por parte del trabajador o trabajadora: contingencias comunes, desempleo y formación profesional. A 1 de enero de 2024, el tipo de cotización por contingencias comunes a cargo de la persona empleada era del 4,70 %; el de formación, del 0,10 % y el de desempleo, del 1,55 % (1,60 % en los contratos de duración determinada a tiempo completo o tiempo parcial).

A las anteriores habría que sumar las deducciones en función de la cotización adicional por horas extraordinarias (4,70 %) y motivadas por causa de fuerza mayor (2 %) , y el MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional): 0,12 %.

Las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): es variable y se aplica sobre las retribuciones recibidas por rentas del trabajo. Para calcular el porcentaje de aplicación es necesario conocer datos precisos sobre la situación personal del trabajador, por ejemplo, año de nacimiento o grado de discapacidad, si lo hay; la situación familiar (estado civil, descendientes y ascendientes…) y el tipo de contrato. Con esta información, desde RRHH podrán calcular el tipo impositivo del IRPF de un trabajador o trabajadora concretos.

Otras deducciones como anticipos de nómina.

La empresa debe garantizar que se cumplen todas las obligaciones legales en cuanto a remuneración y cotizaciones. Para facilitar esa precisión del cálculo de la nómina y hacerlo con rapidez, muchas empresas utilizan software especializado de gestión de nóminas, que puede automatizar gran parte del proceso y garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes.