Control de vacaciones (Plantilla)
El control de vacaciones de todos y cada uno de los trabajadores y trabajadoras de la empresa es una de las principales labores de gestión que lleva a cabo el departamento de RRHH.
Para garantizar la efectividad de ese control de vacaciones y disminuir el margen de error, la empresa utiliza una plantilla estructurada y accesible capaz de mostrar los datos de forma visual e inmediata.
Esta plantilla puede generarse a través de una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, hoy en día es más habitual emplear alguna de las soluciones que brindan las aplicaciones digitales y software de gestión de personal, pues la mayoría cuentan con plantillas para el control de vacaciones efectivo.
Claves del control de vacaciones
Las plantillas para el control de vacaciones facilitan el día a día de los departamentos de RRHH, especialmente cuando la empresa cuenta con una amplia plantilla.
El departamento de RRHH puede llevar a cabo un seguimiento exhaustivo de los días de vacaciones consumidos hasta la fecha.
De hecho, las plantillas más completas de control de vacaciones permiten, además, señalar las vacaciones solicitadas, las que han sido aprobadas, las consumidas, las que le pertenecen a cada persona por derecho y las que han sido generadas, además de otras vicisitudes.
Y más importante aún, proceden al cálculo automático de los días que le restan a cada empleado o empleada por disfrutar en función de las jornadas acumuladas.
La mayoría de las plantillas para el control de vacaciones incluyen:
Información personal de cada empleado o empleada: Nombre y apellidos, número de identificación de empresa, departamento al que pertenece y puesto de trabajo o rol.
Saldo de vacaciones: días totales de vacaciones asignados por defecto, días de vacaciones generados (por ejemplo, por haber trabajado horas de más), días gastados (incluso horas) y días aún no consumidos.
También pueden consignarse las fechas en las que han sido solicitadas las vacaciones, para que quede constancia, así como el periodo exacto que se ha pedido (de tal fecha a tal fecha). Y puede dedicarse la última columna a observaciones del tipo: aprobadas, denegadas…, y las causas de esa negativa.
Una plantilla de control de vacaciones exhaustiva permite un mayor trazabilidad de la actividad de la plantilla, suma transparencia al día a día de la organización y permite el cumplimiento de la legislación vigente en materia laboral, así como el respeto a los derechos de los trabajadores y trabajadoras en lo que se refiere a tiempos de descanso, evitando malentendidos y desavenencias.
También redunda en una mayor planificación a futuro, minimizando la sobrecarga de tareas y mejorando la organización de la actividad para que sea equitativa y adecuada a las necesidades de la empresa.
