Plan de trabajo

Un plan de trabajo es un documento que recoge, de manera concisa, aquellas acciones que van a desarrollarse por parte de un equipo o personas concretas para alcanzar objetivos determinados en un lapso de tiempo establecido previamente.

El plan de trabajo resulta, por ello, una herramienta fundamental a la hora de esclarecer las metas que deben alcanzarse, priorizar tareas, asignar roles o responsabilidades y planificar los proyectos en tiempo y forma.

En definitiva, se trata de una herramienta que permite la optimización del rendimiento a través de la planificación estructurada, la organización y la transparencia.

En muchos casos, el plan de trabajo facilita, además, la asignación de recursos específicos a cada tarea o fase de ejecución. Desde humanos a económicos.

Claves del plan de trabajo

El plan de trabajo facilita la cohesión en equipos multidisciplinares donde las tareas están muy segmentadas a través de grupos de acción específicos. También facilita al equipo de trabajo colaborar de manera efectiva y alcanzar los plazos de ejecución y entrega asignados o detectar demoras que han de corregirse.

De hecho, para elaborar efectivamente un plan de trabajo deben llevarse a cabo varias fases de desarrollo:

Definir los objetivos y metas individuales, grupales y empresariales, de tal forma que todos ellos estén alineados bajo una misma estrategia. Dichos objetivos deben, además, guardar sintonía con los propósitos de la empresa, con sus valores, misión y, en definitiva, con la cultura corporativa.

Identificar y plasmar las responsabilidades y tareas concretas necesarias para alcanzar tales objetivos, además de cuáles son prioritarias, quiénes deben llevarlas a cabo y asignar un tiempo determinado para cada una de ellas dentro del timing global.

Determinar los posibles obstáculos que pueden encontrarse en cada una de las fases de la planificación, así como las posibles soluciones y el tiempo que puede invertirse en su resolución.

Asignación de recursos concretos a cada fase y profesional involucrado.

Concreción de tipo de herramientas tecnológicas y métricas que van a emplearse para realizar un seguimiento efectivo de la evolución de las tareas y de la consecución de los objetivos parciales en tiempo y forma.

Establecimiento de canales de comunicación y feedback continuo entre los miembros del equipo, entre los diversos equipos y entre estos y los roles de liderazgo.

Diseñar un plan de incentivos paralelo al plan de trabajo que apuntale el compromiso y estimule una mayor creatividad o productividad por parte de los y las profesionales involucrados en el plan de trabajo.

Definir con qué tipo de colaboraciones externas se puede contar en un momento determinado ante hándicaps que amenazan con dar al traste con el plan de trabajo: ya sea por falta de tiempo, de recursos o de personal.

Un plan de trabajo no deja de ser, por tanto, un esquema muy visual de cómo va a ejecutarse o desarrollarse un proyecto concreto. Y permite, por tanto, convertir grandes estrategias, especialmente complejas y a largo plazo, donde intervienen además múltiples profesionales, en acciones más asequibles y manejables a corto plazo, además de fácilmente medibles.

De un buen plan de trabajo, de hecho, puede depender el éxito de un proyecto o empresa. Y se diseña un buen plan de trabajo cuando este es consensuado con las partes implicadas, es realizable a través de las acciones, los recursos y el tiempo marcados, y muestra todas y cada una de las acciones específicas que han de desarrollarse y por quienes.

Actualmente, existen multitud de plantillas estándar de planes de trabajo, también en formato digital o a través de plataformas o aplicaciones online, que permiten un alto grado de automatización, trazabilidad y comunicación interna. Estas herramientas tecnológicas posibilitan monitorear el estado de las actividades en tiempo real, mejorando la capacidad de respuesta y acción ante cualquier desajuste.