Aprende a crear y difundir el reglamento interno de una empresa

El reglamento interno de una empresa es uno de esos libros de cabecera para todo profesional dentro de una organización, al igual que el código de conducta o el convenio colectivo. Y al igual que estos, debe proporcionarse a todo trabajador o trabajador durante la fase de onboarding. Te explicamos por qué es tan importante y cómo debería crearse y difundirse desde el departamento de RRHH.

Tabla de contenidos

• Definición y objetivo del reglamento interno de una empresa
  • ¿Qué es un reglamento interno de trabajo?
  • Importancia del reglamento interno en la empresa
  • Objetivos principales del reglamento interno
• Elementos Clave del Reglamento Interno
• Proceso de elaboración del reglamento interno
• Difusión del reglamento interno: estrategias para la implementación efectiva
  • Métodos para la difusión entre los empleados
• Beneficios de un reglamento interno bien estructurado
• Consecuencias de no tener un reglamento interno adecuado

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Definición y objetivo del reglamento interno de una empresa

Un reglamento interno de una empresa es un documento que desarrolla el departamento de RRHH con el fin de compilar toda la normativa interna de la empresa. Este, por tanto, rige la actividad laboral y el comportamiento de los y las profesionales en su desempeño.

De hecho, lo normal es que dicho documento sea accesible para toda la plantilla. E incluso que se entregue, ya sea en formato físico o digital, durante la fase de bienvenida a la empresa.

¿Qué es un reglamento interno de trabajo?

El reglamento interno de una organización actúa como manual de procedimientos de la empresa.

En este pueden consignarse asuntos tales como las horas de trabajo, el método de registro y asistencia, la forma y los días de pago de las cantidades dinerarias, un código de conducta para los equipos de trabajo respecto a las herramientas que va a usar, las instalaciones…, y el resto de personas: profesionales, clientela, empresas proveedoras, etc.

También los protocolos en prevención de riesgos laborales, salud, higiene y seguridad en el trabajo, normas decorosas de comportamiento, obligaciones de los y las empleadas, etc.

Importancia del reglamento interno en la empresa

Sea cual sea el ejemplo de manual de procedimientos de una empresa, pues existen tantos como organizaciones, su importancia pasa por la capacidad de regular la actividad diaria dentro de la empresa y, muy especialmente, las normas de convivencia.

Objetivos principales del reglamento interno

De hecho, uno de los objetivos principales del reglamento interno de una empresa es regular la relación de la empresa respecto a la totalidad de sus trabajadores y trabajadoras, estableciendo sus derechos y deberes.

Elementos Clave del Reglamento Interno

Como hemos señalado más arriba, existen muchos elementos de la actividad diaria de una empresa que pueden incluirse en un reglamento interno con el fin de regularse. Los más importantes son:

• Las normas de conducta y comportamiento de los empleados y empleadas.
• Las políticas de seguridad y salud laboral para la prevención de enfermedades, accidentes y riesgos asociados.
• Los procedimientos disciplinarios y sanciones, es decir, qué hechos dan lugar a medidas disciplinarias y/o sanciones económicas, o de otra índole, e incluso al despido disciplinario.
• Los derechos y deberes de los empleados para con la empresa y las instalaciones en las que desempeñan sus funciones.

Proceso de elaboración del reglamento interno

El proceso de elaboración de un reglamento interno de la empresa corre a cargo del departamento de RRHH. Este puede adoptar diferentes pasos en su creación para dar lugar a un documento preciso, transparente, accesible y que resulte efectivo:

• Identificación de necesidades y objetivos específicos del documento. Estos se asientan sobre la cultura empresarial y las metas de negocio.
• Consulta y participación de los empleados y empleadas sobre los puntos a consignar y sus criterios.
• Redacción y revisión del documento por parte de profesionales duchos en la materia, es decir, que manejen la normativa y el lenguaje laboral, así como por la dirección empresarial. 
• Aprobación y comunicación a toda la organización a través de un plan de comunicación interna que haga del documento un recursos accesible a toda la plantilla.

Difusión del reglamento interno: estrategias para la implementación efectiva

La difusión adecuada del reglamento interno de la empresa incrementa el nivel de adhesión a sus propósitos y de cumplimiento. En otras palabras, es una de las estrategias que marcan la efectividad de su implantación.

Métodos para la difusión entre los empleados

Han de ser valorados todos los métodos y canales disponibles, ya que se trata de un documento de interés global. Así, debe proporcionarse por medios telemáticos corporativos (email, portal del empleado y la empleada, redes sociales o aplicaciones de mensajería interna, etc.) y también a través de soportes físicos (tablones de anuncios, córner, etc.).

También puede presentarse a través de un acto al que sean invitadas todas las personas interpeladas por dicho documento.

Beneficios de un reglamento interno bien estructurado

Un reglamento interno de empresa efectivo, al que se adhiere la plantilla y que responde efectivamente a las necesidades de esta y de la empresa, logra:

• Mejorar el ambiente laboral.
• Reducir los conflictos y malentendidos.
• Incrementar la productividad y eficiencia.

Y es que, un reglamento interno es capaz de detectar las debilidades y fortalezas de una organización para tomar decisiones informadas al respecto, diseñando un documento que trate de enfatizar las primeras y solventar las segundas, por ejemplo, incidiendo en puntos de mejora, reduciendo las brechas de seguridad, eliminando sesgos o fomentando los valores corporativos.

Consecuencias de no tener un reglamento interno adecuado

Por el contrario, las consecuencias de no tener un reglamento interno adecuado o que este no esté actualizado respecto a las expectativas de la plantilla, las necesidades de la empresa o de las leyes laborales puede incurrir en:

• Riesgos legales y sanciones tanto por parte de las administraciones públicas como derivadas de litigios con empleados y empleadas o cualquier otro tipo de persona o empresa colaboradora.
• Un impacto negativo en la moral y motivación de los empleados y empleadas, al sentirse presas de una regulación interna que no se ajusta a la realidad de la actividad diaria.
• Problemas en la gestión diaria de la empresa al contar con un marco regulatorio deficiente, que da lugar a malos entendidos o no responde de manera efectiva a las necesidades y desafíos diarios.