Todo sobre la técnica del time blocking: qué es, cómo funciona y sus ventajas

Si eres de esas personas que no paran de repetir la célebre frase “no me da la vida”, el Time Blocking es lo tuyo. Se trata de una técnica diseñada para ganar productividad (a nivel personal y laboral) que cada día gana más adeptos.

Aunque estamos seguros de que a más de uno os sonará familiar. Y es que, el Time Blocking no es más que la versión inglesa de un sistema que cientos de personas súper productivas utilizan en nuestro país desde hace décadas: la de dividir el tiempo en bloques para después asignarles varias tareas. Eso sí, antes se hacía con agenda de papel en mano. Hoy en día, la cosa va más de aplicaciones online. 

Beneficios del Time Blocking

La técnica Time Blocking se basa en una adecuada y milimétrica gestión del tiempo. Dividimos nuestros días en bloques temporales. Después, a estos, les asignamos una o varias tareas pendientes, en función de la complejidad o duración prevista. En definitiva, se trata de planificar el día, la semana, incluso el mes, por adelantado. Y de hacerlo priorizando las actividades. Además, el Time Blocking nos permite medir nuestra productividad con mayor facilidad.

Anotar para ordenar, priorizar y recordar

Así que, el Time Blocking es algo así como una técnica que nos permite ordenar y estructurar, visualmente, nuestros quehaceres en función de su importancia. Esta ventaja redunda en una mayor capacidad para alcanzar los objetivos en el menor tiempo posible, evitando demoras indeseadas e incluso descuidos. Gracias al Time Blocking, no pasaremos ninguna tarea por alto, tampoco fechas importantes.

Descargar la mente, evitar el estrés

Y, creednos, además de mayor productividad, brinda paz mental. ¿Por qué decimos esto último? Porque si dejas constancia por escrito, ya sea en un papel o en una app, de la tarea pendiente y cuándo vas a resolverla, puedes despejar tu mente. En otras palabras: olvídate de esa carga mental, pues ya tiene asignado su momento de realización. Esta es una de las grandes ventajas del método Time Blocking.

Mayor planificación, mayor descanso

Por otra parte, mientras más específicas sean las tareas y mejor delimitadas en el tiempo estén, más fácil será evitar vacíos (momentos no productivos) y cumplir con la planificación. Esto no quiere decir que el Time Blocking no deje lugar al descanso, todo lo contrario, lo favorece. Pues una buena planificación permite obtener más horas para el descanso y la relajación. 

Así que, si tuviéramos que enumerar los beneficios del Time Blocking, sin duda tendríamos que señalar los tres citados:

• Mayor productividad.
• Mayor paz mental.
• Mayor tiempo para el disfrute.

En definitiva: gestión eficiente del tiempo de trabajo gracias a un método extremadamente sencillo de interiorizar y representar.

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Cómo hacer Time Blocking

Como hemos dicho, el Time Blocking puede emplearse en la esfera privada, en el ámbito profesional o en ambos. Sea el contexto que sea, existen unas pautas básicas que debes asumir para que el Time Blocking resulte realmente efectivo en la gestión del tiempo y planificación de tareas. Anota:

• Planifica visualmente todas las tareas pendientes, por muy triviales que sean. Hacerlo te ayudará a evitar superposiciones y a distribuir mejor la carga de trabajo a lo largo de la semana. 
• Dota a las tareas de horas de inicio y fin aproximadas. Si se trata de actividades que llevas tiempo desempeñando, será más fácil ajustarte a la planificación horaria.
• Agrupa tareas similares en un mismo bloque de tiempo o en bloques contiguos. De esta forma evitarás dilapidar tu tiempo: el que requiere volver a concentrarse en el desempeño de una tarea muy diferente o incluso tener que cambiar de espacio físico para llevarla a cabo.
• Prioriza tareas en función de las exigencias, ya sea por fecha de entrega o por importancia para el desarrollo posterior del resto de tu actividad. Y coloca estas en un primer lugar, es decir, a primera hora de la mañana durante los primeros días de la semana. Esta es una buena forma de asegurar la ejecución de lo más importante en caso de que suceda algún imprevisto.
• Deja espacios en blanco todos los días, estos podrás dedicarlos a contratiempos, imprevistos, revisión de trabajos del día anterior, etc. Y así no echarás por tierra la planificación de tareas diarias.

El Time Blocking es una estrategia de gestión del tiempo excelente para personas con tendencia a la dispersión o muy olvidadizas. Pero no de forma exclusiva. También para aquellas con una enorme cantidad de trabajo o de tareas muy diferentes, y para quienes trabajan en diversos proyectos a la vez. La técnica Time Blocking resulta asimismo ideal entre quienes tienen la sensación de pasarse el día entero trabajando sin saber muy bien qué han hecho en todo el día. 

Por otra parte, nos brinda una idea de cuán productivos somos. Sobre todo si a mitad de la jornada hemos finalizado todo lo previsto. Aunque, lamentablemente, suele ocurrir lo contrario… No te preocupes, lo normal es tener que reajustar la planificación de tu Time Blocking tras las primeras semanas para que responda a tu realidad diaria.