Outsourcing: su significado dentro de la empresa

Se calcula que al menos el 50 % de las empresas españolas acude a la externalización de servicios, práctica más conocida por su nomenclatura en inglés: outsourcing. 

Las indudables ventajas de esta estrategia han calado en la conciencia empresarial de prácticamente todos los sectores económicos en nuestro país, afianzado un modelo que se muestra cada vez más eficaz e innovador, por no decir imprescindible.

Tabla de contenidos

• ¿Qué es el outsourcing? 
• ¿Para que sirve el outsourcing?
• ¿Cuándo deben las empresas acudir a este modelo?
• Ventajas y desventajas del outsourcing
• El contrato de outsourcing
• Tipos de outsourcing
• El outsourcing en España

¿Qué es el outsourcing?

Outsourcing es el término inglés que empleamos para hacer referencia a la externalización de servicios por parte de las empresas. Un concepto cada vez más común en el entramado económico español y que se desarrolla a pasos agigantados gracias al respaldo de múltiples compañías que han encontrado en este modelo innegables ventajas operativas así como un importante ahorro de costes.

Y es que, toda empresa, tras su creación, ha de hacer frente a múltiples competencias de lo más variadas que poco tienen que ver, en la mayoría de las ocasiones, con el objeto de actividad de la propia entidad. 

Nos referimos, por ejemplo, a esa marca de confección de complementos textiles que acaba de lanzarse al mercado y que precisa, para su buen funcionamiento y éxito comercial, servicios anexos e imprescindibles como son los de contabilidad, asesoría, informática, marketing y publicidad e incluso recursos humanos.

Lo normal es que la empresa en cuestión cuente con profesionales capaces de desarrollar tareas ordinarias en todas y cada una de esas disciplinas, sin embargo, ¿qué ocurre cuando precisa de servicios muy especializados o de carácter puntual necesarios para el desarrollo de su actividad? Está claro que una compañía no puede acaparar todo el talento necesario para cubrir estas facetas.

El outsourcing es así la respuesta a todas esas necesidades, intrínsecas a la propia estructura y actividad empresarial, que tratan de solventarse y rentabilizarse a través de la contratación de servicios y profesionales externos especializados en áreas muy concretas.

¿Para que sirve el outsourcing?

Con el auge de las startups en la era digital y las crecientes demandas específicas dentro de las empresas, junto con los costos y esfuerzos asociados con la «caza» de nuevos talentos, ha surgido en los últimos años el Outsourcing como una solución estratégica.

Este enfoque se ha convertido en una elección popular para empresas de diversos tamaños y sectores, ya que tercerizar ciertas tareas y actividades ofrece alternativas tecnológicas avanzadas con un ahorro significativo.

Hablando en términos generales, el Outsourcing se presenta como una alternativa atractiva para empresarios y emprendedores que buscan reducir gastos en operaciones rutinarias para lograr una mayor rentabilidad.

Tomemos el ejemplo de una agencia de publicidad y mercadeo en sus primeras etapas. Subcontratar servicios como diseño gráfico, comunicación y contabilidad simplifica las tareas, aumenta la productividad y permite al personal enfocarse en la consecución de los objetivos de la organización.

Además, esta opción se vuelve viable cuando las empresas necesitan acceder a tecnologías y habilidades de primer nivel en momentos en que sus finanzas no les permiten adquirirlas directamente.

¿Cuándo deben las empresas acudir a este modelo?

El outsourcing es una respuesta adecuada para cualquier empresa independientemente de su tamaño, sector de actividad o nivel de desarrollo.
Según Statista, en Europa en 2019 se gastaron 27.300 millones de dólares  en outsourcing aproximadamente.

Hay profesionales que piensan que la externalización de servicios es una práctica limitada a las grandes compañías, aquellas con un excepcional volumen de actividad que delegan en empresas externas actividades de poco valor añadido, pero que son necesarias para el buen funcionamiento de la organización, con el objetivo de ahorrar costes.

Un buen ejemplo en este sentido son los servicios de limpieza para instalaciones u oficinas. Sin embargo, esta forma de ver la externalización de servicios está muy alejada del concepto de outsourcing que se ha implantado en nuestro país en las dos últimas décadas.

En la actualidad, las compañías buscan en la externalización un valor añadido que no pueden asumir desde su propio entramado por capacidad operativa o imposibilidad de reclutar a más capital humano.

Pongamos un ejemplo, el de esa marca dedicada a la fabricación textil que acaba de nacer y que precisa de un e-commerce para posibilitar la venta de sus productos en todo el mundo. Quizás cuente con un equipo informático capaz de solventar las incidencias diarias, pero no con uno que, además, desarrolle y diseñe la aplicación deseada, bien por falta de tiempo o recursos, bien por falta de conocimientos específicos en la materia. La externalización de ese proyecto a una empresa con amplia experiencia en la puesta en marcha de e-commerce sería la solución más plausible para dicha marca.

En el caso anterior, el outsourcing es la solución idónea para una empresa de nuevo cuño con aún recursos limitados. De hecho, la tecnológica es una de las áreas con mayor crecimiento como infraestructura de servicio externalizado y no solo de manera puntual, sino para el apoyo constante de las empresas.

En cualquier caso, la externalización o subcontratación de servicios es conveniente siempre y cuando la empresa detecte una necesidad imperante que no puede asumir de forma interna en ese momento, sea cual sea la razón o su característica.

Ventajas y desventajas del outsourcing

Para considerar la externalización de un servicio, las empresas han de tener en cuenta diversas variables, así como los pros y contras de dicha apuesta.

Por un lado, las compañías deben evaluar los costes y comparar qué opción (si la externalización o la asunción interna de las tareas) es la más rentable. Pero no de forma exclusiva. Otros factores entran en juego a la hora de determinar la idoneidad del outsourcing en una empresa, por ejemplo, el grado de confidencialidad de la actividad a delegar, el nivel de calidad exigible, la filosofía de empresa y un largo etcétera que inclinara la balanza a favor o no de la externalización. 

Porque, aunque todo es susceptible de someterse a outsourcing (servicios administrativos, informáticos, publicitarios, de reclutamiento, de transporte, etcétera), no todo compensa al mismo nivel.

Por ejemplo, entre las principales ventajas de transferir ciertas funciones de la empresa a un partner exterior encontramos:

–       La disminución de costes relacionados con la contratación de personal y la adquisición de equipos, material e incluso un espacio físico en el que poder trabajar, entre otros.

–       La conversión de un coste fijo en uno variable ante la posibilidad de contratar un servicio de manera puntual con el objetivo de cubrir una necesidad concreta y limitada en el tiempo.

–       La posibilidad de contratar un servicio a la carta, en función de las necesidades y, si fuera necesario, disponible las 24 horas.

–       La incorporación al proyecto empresarial de talento excepcionalmente especializado y experimentado difícil de encontrar y seducir en el mercado laboral.

–       La reducción del nivel de estrés y carga de trabajo extra en los mandos altos o intermedios al evitar la creación, capacitación y gestión de un nuevo equipo humano para la consecución de ciertos objetivos.

–       La mejora de las expectativas de éxito al reducir el margen de error gracias a la contratación del personal, metodología y equipos adecuados y con amplia experiencia.

–       Una mayor flexibilidad, no solo por parte de las empresas a la hora de contratar de forma prácticamente inmediata nuevos servicios, sino por parte de las propias compañías de outsourcing, ya que son capaces de adaptarse con rapidez y eficacia a las nuevas necesidades de sus clientes de la mano de su extraoridinaria apuesta por la innovación.

Sin embargo, también existen inconvenientes, como la pérdida del control directo, por parte de la empresa, de esa actividad o tarea; la falta de comunicación o dedicación, y los posibles retrasos en la prestación de los servicios.

Estas desventajas suelen subsanarse mediante la contratación de una empresa de outsourcing de confianza, transparente y que conceda plenas garantías a través de un contrato de servicios ampliamente detallado (condiciones, obligaciones, plazos, etcétera) y un equipo humano profesional capaz de trabajar de manera conjunta con el personal de la empresa y empaparse de su filosofía y metodología.

Y es que, los pros se imponen con fuerza ante los contras en un servicio que garantiza la contratación de un equipo experto (know-how) para la ejecución de tareas muy determinadas que, en la mayor parte de los casos, precisa además de herramienta, equipos, material o instalaciones específicas. En otras palabras, el outsourcing garantiza la eficiencia de ciertos servicios o tareas y, con ella, de la compañía en su conjunto, aumentando así su ventaja competitiva.

¿Qué beneficios desean las plantillas?

Descubre cuáles son las tendencias en beneficios que más demandan las plantillas este 2024 y mejora la retención del talento en tu empresa.

Descargar aquí

El contrato de outsourcing

Como hemos visto, el tipo de contrato que establezca una empresa con su aliado en servicios outsourcing es vital para contrarrestar las posibles desventajas ligadas a la subcontratación.

Por ese motivo, es imprescindible tomar ciertas precauciones al respecto: 

–       Las responsabilidad de ambas partes, claras. No solo habrán de quedar perfectamente definidas sino que tendrán que estarlo a través de un lenguaje comprensible para los equipos de trabajo involucrados, tanto de la compañía contratante como de la empresa externa.

–       El tipo de servicio, tareas y su duración. Especificar todas y cada una de las tareas a las que debe hacer frente exactamente la tercera empresa, así como aquellas que habrá de asumir la compañía contratante para el buen desarrollo de la actividad. La duración de los servicios o límites de entregas con fechas exactas también es vital si se quieren eludir demoras y malentendidos, así como el lugar físico en el que se desarrollarán.

–       El capital humano. Establecer cuántas personas van a dedicarse a la tarea encomendada, cuales son sus perfiles y qué disponibilidad presentan.

–       El presupuesto. No solo se trata de contabilizar y fijar el precio de todas y cada una de las tareas que van a realizarse, de forma lo más desglosada posible, sino de establecer métodos de pago, plazos, etcétera.

–       Penalizaciones. La inclusión de cláusulas de penalización por incumplimiento de contrato es habitual para evitar futuras desavenencias y, sobre todo, para que el servicio se preste de forma eficiente y a tiempo.

–       La rescisión del contrato. En qué supuestos y de qué forma se llevará a cabo es otra de las especificaciones fundamentales que deben quedar claras en el contrato.

–       La responsabilidad corporativa. Son muchas las empresas que exigen a sus aliados subcontratados el respeto a un determinado código ético y valores, como por ejemplo una actividad sujeta a prácticas respetuosas con el medioambiente, el rechazo a la contratación precaria, la aplicación de protocolos que persigan la discriminación o el respeto hacia los animales. Todo esto también deberá quedar reflejado por contrato.

La de cesión de servicios, gestión o recuperación de equipos, el tratamiento de datos personales o confidenciales, o la propiedad intelectual son otras de las condiciones que no pueden dejar de ser reflejadas en el contrato de outsourcing.

Ratificar un contrato satisfactorio es sinónimo de seguridad y tranquilidad, pues habremos blindado el servicio ante posibles actitudes futuras que perjudiquen a la compañía, además de evitar tensiones con el partner escogido.

El outsourcing permite a muchas empresas llegar hasta donde de otra forma no podrían en innovación, calidad de productos y servicios, y atención al cliente mediante una optimización de los recursos, también los económicos.

Tipos de outsourcing

Existen diferentes tipos de outsourcing en función de la tarea que se externalice a un tercero, del servicio o servicios específicos que se delegan, de la localización del partner o del tiempo estimado de contratación, entre otras características. A continuación, vamos a detallar los más comunes:

Off-shoring: es el término inglés empleado para catalogar la deslocalización de ciertos servicios, es decir, la externalización a una o varias empresas ubicadas en el extranjero con el fin de beneficiarse de una importante reducción de costes, normalmente consecuencia directa de un mercado laboral proclive a la contratación de mano de obra de forma más económica.

In-house: en oposición al anterior, en este caso, la compañía que contrata el servicio de outsourcing precisa que este se desarrolle dentro de sus instalaciones. Suele ser muy común cuando la marca exige altos niveles de discreción y un grado máximo de confidencialidad.

Business Process Outsourcing y Knowledge Process Outsourcing: dos conceptos cada vez más comunes. El primero hace referencia a la externalización de procesos de negocio, el segundo, de procesos de conocimiento, normalmente ligados al desarrollo de proyectos tecnológicos que requieren un elevado grado de innovación.

Outtasking: la subcontratación de tareas muy concretas y perfectamente acotadas y definidas es una práctica cada vez más común entre las empresas españolas y ligada a procesos administrativos, contable o relacionados con la protección de datos en la empresa.

Co-sourcing: en esta tipología, ambas partes, compañía y empresa de outsourcing, comparten tanto las responsabilidades como la asunción de riesgos en la prestación de servicios.

El tipo de outsourcing por el que debe apostar cada empresa dependerá de sus exigencias con el servicio, necesidades y objetivos a corto, medio y largo plazo, de ahí la importancia de realizar un análisis previo de todos estos factores para determinar cuál ha de ser el servicio a subcontratar y el proveedor más adecuado.

El outsourcing en España

Como ya hemos mencionado anteriormente, la práctica del outsourcing ha ganado terreno en las dos últimas décadas en el tejido empresarial español como apuesta de pymes y grandes compañías por incluir servicios diferenciadores y necesarios para su desarrollo de manera rentable.

La globalización e internet han posibilitado, además, la integración de partners localizados en no importa qué lugar del mundo, ampliando así las posibilidades de crecimiento e innovación de las empresas, incluso aquellas más modestas.

En España, más de la mitad de las empresas optan por el outsourcing con el fin de mejorar sus productos y servicios para crecer en nivel de competencia y en grado de satisfacción respecto a sus principales clientes.

Un buen ejemplo de esta tendencia al alza son los datos ofrecidos por el sector de la consultoría en España a lo largo de 2019, cuando cosechó unos ingresos de 14.517 millones de euros (un 5,9 % más respecto al año anterior) y ocupó a más de 202.000 trabajadores, la gran mayoría muy cualificados, o los proporcionados por el informe, elaborado por el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (ONTSI) y que señalaba que los servicios TIC generaron en 2018 una cifra de negocio de 95.054 millones de euros, siendo las categorías de los servicios de minoristas de telecomunicaciones y las actividades de consultoría informática las que mayor volumen de facturación han concentrado.