Ventajas de los planes de formación en las empresas
Los planes de formación se suceden en las empresas. El proceso de digitalización y automatización exige la iniciativa capacitadora por parte de las organizaciones. Las plantillas valoran este tipo de iniciativas muy positivamente: por las habilidades que desarrollan para mejorar su día a día laboral, y por la sensación de no quedarse atrás.
¿Qué es un plan de formación?
Un plan de formación es la estrategia empresarial basada en la capacitación de los y las trabajadoras. Este cosecha mayores éxitos en la medida en que está más personalizado.
El objetivo principal de un plan de formación es variable, pero siempre redunda en la mejora de las habilidades humanas y, con ello, de la actividad empresarial. Estas pueden orientarse a la productividad, la creatividad, la comunicación, etcétera, de la plantilla. Desde formación enfocada al manejo de un nuevo programa informático a esa otra que prepara a los profesionales para el liderazgo o para comunicarse en otro idioma.
Ejemplo de plan de formación
Diseñar un plan de formación no es sencillo. Al menos no la primera vez. Estos son todos los puntos que deben tenerse en cuenta a la hora de desarrollar un plan de formación propio y que resulte eficaz:
- Fase de análisis: tipo de empresa según número de trabajadores, actividad, filosofía, estructura…
- Objetivo del plan de formación: aumentar la productividad, mejorar el ambiente laboral, preparar a la plantilla para un nuevo modelo de negocio…
- Descripción del perfil de empleado o empleada a quien se dirige: nivel de estudios, formación, edad, departamento al que pertenece….
- Tipo de formación: en nuevas habilidades técnicas, de reciclaje, en igualdad….
- Planificación de las acciones formativas: quién las va a brindar (agente externo o interno), dónde (fuera o dentro de las instalaciones de la corporación), cuándo (posibilidades de conciliación), cómo (online o presencial, individual o en grupo)….
- Desarrollo de la propia formación.
- Comunicación y coordinación de los cursos.
- Evaluación y propuestas de mejora.
Un plan formativo exitoso habrá sido aquel que logre alcanzar los resultados propuestos.
Objetivos de plan de formación
Un plan de formación no solo contribuye a la adquisición de capacidades que son útiles dentro de la empresa, por ejemplo, en el uso de ciertas herramientas tecnológicas. En la mayoría de las ocasiones, mejora el perfil laboral de esa persona. Es decir, la prepara para afrontar los desafíos que se presenten.
La empresa invierte así en talento humano capaz de garantizar el futuro de la empresa. En otras palabras, apuesta por un activo a largo plazo. Y ese ha de ser también un objetivo del plan de formación.
La importancia del plan de formación para la empresa
Este 2023, la formación era, por detrás del seguro de salud, el beneficio más ofrecido por las empresas. El 40,9 % de las mismas disponían de uno.
Además, el 25,8 % de los empleados y empleadas encuestados por Cobee elegiría un plan de formación a la hora de configurar su propio paquete de beneficios empresariales. Esta proporción se eleva hasta el 28% para quienes tienen edades comprendidas entre los 25 y los 44 años, y hasta el 50% para los mayores de 65 años.
Estos últimos datos nos dicen que, más allá de constituir un beneficio especialmente valorado por los equipos de trabajo, la formación como beneficio empresarial constituye un reclamo para atraer talento y retenerlo.
De hecho, constituye la primera de las diez fórmulas capaces de ayudar a una empresa a mejorar su employer branding. Pues posibilita el desarrollo profesional y la oportunidad de crecimiento e incluso de promoción dentro y fuera de la empresa.
Beneficios de contar con una estrategia de formación
Una estrategia de formación mejora el principal activo de una empresa: sus trabajadores y trabajadoras. No contar con esta herramienta conlleva importantes efectos negativos sobre la misma. Estamos hablando de baja productividad, un servicio ineficaz… Pero también de importantes costes empresariales como el ausentismo o la fuga de talento.
Cómo implantar un plan de formación con éxito: las fases
Para que un plan de formación funcione, este tiene que responder o seguir una serie de pasos delimitados de antemano. El éxito de su implantación dependerá del rigor con que estos se sigan:
Primer paso: la evaluación de las carencias y las necesidades
No podemos diseñar e implementar un plan de formación si no detectamos antes las carencias a las que se enfrenta la plantilla. Y quién dice carencias, dice necesidades que solo un trabajador puede detectar en su día a día.
Por eso, el primero de los pasos a seguir se asienta sobre un trabajo de investigación y análisis.
El valor de una encuesta que ponga voz a los empleados
Una encuesta online y anónima, donde el empleado pueda poner de manifiesto todas sus reivindicaciones con total libertad, es el primer paso hacia el éxito de un plan de formación.
Dicha encuesta debería cumplir con dos requisitos:
- Preguntar sobre todo tipo de intereses
La mayoría de las veces, los resultados de un sondeo así sorprenden a la Dirección empresarial.
Y es que, a menudo, a competencias técnicas, como puede ser el manejo de herramientas de última generación o informáticas, se suman otras a priori pasadas por alto.
Nos referimos a la adquisición de herramientas de comunicación efectiva, de inteligencia emocional, de gestión de equipos, etc. En otras palabras: que tienen que ver con las relaciones humanas y con la gestión de sentimientos.
- Diferenciar por grupos de interés
De hecho, la citada encuesta debería diferenciar entre colectivos concretos: departamentos, categorías profesionales, etc. Pues las necesidades suelen coincidir cuando hablamos de empleados con funciones y formación similares.
Así, el plan de formación a implementar podría y debería personalizarse por grupos con intereses, necesidades y objetivos comunes.
Paso dos: la definición de las prioridades
Aquí entra en juego la estrategia empresarial a corto, medio y largo plazo, así como los objetivos corporativos. De ahí la importancia de implementar un plan de formación que haya sido concebido de acuerdo a los planes de la Dirección y validado por esta.
Pongamos un ejemplo. Si trabajamos para una empresa que está pensando en incorporar maquinaria de impresión 3D en su actividad diaria, uno de los itinerarios formativos debería ir en esta línea. Al menos para el equipo de profesionales encargado de dichas funciones.
- Los mismo ocurriría con otro tipo de objetivos:
- La ampliación de la cobertura de servicios y atención al usuario a países vecinos requeriría formación en idiomas.
- El uso próximo de nuevos softwares de gestión, la capacitación en el manejo de los mismos.
- Un cambio legislativo en materia de contratación, la formación del departamento de RRHH al respecto.
- El uso de nuevas materias primas, en el modo de manejo, procesado o reciclaje de estas.
- Un cambio de la política social corporativa o medioambiental hacia una actividad productiva más sostenible, en formación en procesos más respetuosos con el entorno y en cómo aplicarlos.
Podríamos seguir así hasta el infinito. Y es que, en un mundo donde la evolución precisa el cambio constante, la formación ha de adaptarse continuamente a los retos del futuro.
Paso tres: El presupuesto
Una empresa tiene varias alternativas a la hora de implementar un plan de formación en función de su presupuesto.
- La opción de la formación bonificada
A través de cursos de formación gestionados por el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE).
En este caso, el pago de los cursos corre a cargo de la cuantía que paga la empresa a la Seguridad Social por cada empleado en concepto de formación.
Este tipo de formación puede ofrecerse como:
Beneficio Social: La empresa asume el coste total del curso seleccionado por el empleado dentro de una gama formativa prediseñada.
Retribución Flexible: El empleado asume el coste total o parcial del curso a través de su nómina. Esta modalidad suele ser común en pequeñas empresas que no cuentan con capacidad suficiente para subvencionar una formación concreta. En este caso, la cantidad destinada a la formación por parte del trabajador contará con la exención total del IRPF, además de un importante ahorro en forma de contratación ventajosa para el empleado.
- La formación subvencionada
La formación subvencionada no corre a cargo de la empresa, sino directamente de entidades públicas que ofrecen ciertos cursos a empleados con el fin de mejorar su capacitación.
Lo que sí puede hacer la empresa, en este caso, es poner en conocimiento de sus trabajadores la existencia de estos cursos. También puede brindarles información sobre cómo acceder a ellos, requisitos o a quién dirigirse en caso de duda.
En este sentido, la labor de comunicación por parte de la empresa es fundamental, ya que los profesionales no encuentran, a menudo, dónde obtener información al respecto.
- La formación interna
La formación interna representa un pilar fundamental de compañías comprometidas con la innovación y el desarrollo. También lo es para esas otras que dedican buena parte de su gasto al bienestar de sus empleados y a la mejora de sus virtudes profesionales. Lo cierto es que suele tratarse de grandes compañías que recurren a diferentes vías:
- La contratación de formadores externos que acuden a las instalaciones de la organización para impartir clases.
- La puesta en marcha de sesiones de conocimiento en las que diferentes empleados comparten entre sí información, avances, descubrimientos…, acerca de temas muy concretos.
Esta última modalidad es cada vez más común en empresas relacionadas con el entorno digital. Dichas sesiones suelen desarrollarse de forma muy distendida y contribuyen a estrechar lazos y vías de cooperación entre personas de diferentes departamentos dentro de una misma entidad empresarial.
Paso cuatro: la importancia de la flexibilidad
La flexibilidad debe ser un concepto inseparable de la formación de empresa. De lo contrario, podríamos lograr el objetivo inverso al deseado.
Y es que, un empleado hace ya de por sí malabarismos para conciliar su vida personal, familiar y laboral. Si además le imponemos un horario formativo y la obligatoriedad de asistencia, el efecto de lo que debería ser un beneficio social puede convertirse en un hándicap. Por eso, una oferta formativa exitosa debe contemplar estas modalidades:
- Presencial con opción de elegir entre una variada posibilidad de horarios.
- Mixta: con posibilidad de combinar clases teóricas con otras presenciales.
- Totalmente online: a través de una plataforma online que permite al empleado acceder cuando y desde donde pueda hasta completar las horas y objetivos formativos.
La formación ha de ser flexible, pero también libre, voluntaria y lo suficientemente atractiva como para interesar al empleado sin que le obliguen a realizarla. En otras palabras: ha de entenderse como un favor, no como una imposición.
Además de flexible y voluntaria, debe ser personalizada. Esto se consigue ofreciendo al empleado una gran variedad formativa, además de cursos relacionados con sus intereses, para eso hemos hecho una encuesta, ¿recuerdas?
Paso cinco: el análisis y seguimiento
Seguir, medir y analizar. Como cualquier otra estrategia empresarial que se ponga en marcha, resulta imprescindible medir el impacto de las acciones formativas.
Esta fase es imprescindible para calcular la tasa de éxito en el diseño e implementación del plan formativo.
Si no se consiguen los resultados esperados, habrá que analizar las causas. Pongamos dos ejemplos:
- Una baja tasa de seguimiento podría deberse a un problema de comunicación sobre la existencia del plan formativo o a la falta de interés de los cursos, al ser estos demasiado obvios.
- Una alta tasa de seguimiento que sin embargo no redunda en la mejora de la productividad empresarial, podría deberse a un problema de contenidos formativos o de su aplicación a casos reales dentro de la empresa.
Sea como sea, es importante valorar el grado de adhesión al plan de formación de una empresa, así como el ratio de conversión de dicha inversión en pro de la misma.
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