Viajes de negocios: todo lo que necesitas saber 

Cierto es que el número de viajes de negocios se ha visto reducido drásticamente. La pandemia sanitaria revolucionó los modelos de trabajo, también esta necesidad. Porque una de las valiosas lecciones que nos dejó esa época traumática es que muchos viajes de negocios pueden evitarse gracias a la tecnología digital. Hoy en día, existen numerosas herramientas online que permiten desarrollar con fluidez y eficacia una reunión, incluso entre varios interlocutores, a kilómetros de distancia.

Tabla de contenidos

• ¿Qué son los viajes de negocios?     
• Qué tipos de viajes de negocios existen y los motivos              
• Cómo organizar un viaje de negocio  
• Claves para desconectar en un viaje de negocios

¿Qué son los viajes de negocios?

¿Qué es un viaje de negocios exactamente? Un viaje de negocios es un desplazamiento que realizan profesionales o equipos de trabajo en representación de una empresa. El objetivo de un viaje de negocios: participar en reuniones o llevar a cabo actividades relacionadas con su trabajo en otros centros corporativos. 

Estos viajes se realizan, normalmente, para participar en actividades comerciales o visitas a clientes, reuniones, conferencias o negociaciones, entre otros de los muchos motivos de un viaje de negocios.

Qué tipos de viajes de negocios existen y los motivos

Si atendemos a la forma, pueden tratarse de viajes de negocios a gastos pagados o no. Aunque lo normal es que sea la empresa quien paga los viajes de negocios. También cabe la posibilidad de que el empleado o empleada reciba una contraprestación aparte para sufragar los gastos ocasionados por ese viaje de negocios.

En cualquier caso, podemos establecer otro tipo de clasificaciones en función de los motivos:

• Reuniones con clientes, proveedores, socios comerciales, etc. para presentar proyectos, cerrar acuerdos o analizar estrategias, por ejemplo.
• Conferencias en las que actualizarse en tendencias y novedades del sector o presentarse como marca de referencia.
• Asistencia a ferias de ventas, promoción y/o presentaciones demostrativas.
• Análisis de mercados o de la competencia.
• Visitas a sedes o sucursales para llevar un control, auditorías, resolver problemas…
• También para la formación y desarrollo profesional de los equipos.

Hoy en día, el propósito de estos encuentros ha cambiado. ¿Para qué sirven los viajes de negocios hoy en día? Puesto que el proceso de digitalización de las empresas posibilita encuentros sin desplazamientos y sin costes, la motivación es otra. Por ejemplo:

• Tratar asuntos de máxima confidencialidad.
• Agasajar a los visitantes con una estancia motivadora que influya en la toma de decisiones.
• Resolver problemas que solo pueden gestionarse in situ.
• Obtener información de primera mano sobre el estado de las cosas.
• Establecer toda una agenda de encuentros paralelos que propicien un escenario de networking.

Cómo organizar un viaje de negocio

Lo normal es que sea el departamento de RRHH quien se encargue de la tarea. Pero ¿cómo organizar un viaje de negocios y que resulte todo un éxito?

• Planificar el viaje en función de los objetivos: necesidades de desplazamiento (billetes de avión o tren, vehículo de alquiler, chofer, uso del coche de empresa, necesidad de abono transporte y cómo llevarlo cómodamente en el móvil…), de alojamiento y manutención, y burocráticas o sanitarias (documentos identificativos, pasaporte, vacunas, protección a través de un seguro médico en el extranjero…). Reserva todo lo necesario y solicita confirmación por escrito de la compra o contratación.
• Determinar un presupuesto para el viaje, que incluya esos gastos de transporte, alojamiento, comidas, transporte local y cualquier otro gasto relacionado. 
• Cerrar la agenda y programación: Planifica una agenda detallada con horarios para cada reunión, evento o actividad empresarial. Coordina con el resto de participantes en el viaje de negocios para confirmar la disponibilidad y los detalles logísticos.
• Incluir todas las herramientas de trabajo: Asegúrate de llevar contigo todo lo necesario para trabajar durante el viaje: presentaciones, dispositivos electrónicos…
• Trasladar a tu equipo de trabajo habitual información de contacto, así como las fechas en las que estarás ausente y las tareas planificadas durante ese lapso de tiempo.   

Recuerda que la comunicación entre el departamento de RRHH y el profesional que saldrá de viaje ha de ser fluida. De ambos depende el éxito del viaje de negocios.                                                                                            

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Claves para desconectar en un viaje de negocios

Quienes viajan a menudo en nombre de su empresa se preguntan cómo desconectar de un viaje de negocios. Afortunadamente, cada vez existen más alternativas para descansar y no caer en la rutina del trabajo constante ante la falta de otras motivaciones:

• Establece un horario específico para trabajar y respétalo.
• Explorar el lugar que estás visitando: conoce su cultura, gastronomía, arquitectura, etc.
• Aprovecha el tiempo de descanso para caminar al aire libre, salir a correr o hacer deporte en un gimnasio, la mayoría de los hoteles cuentan con uno.
• Practica actividades de ocio para las cuales no tienes tiempo en casa debido a las cargas familiares: salir al cine, leer un buen libro…

Recuerda que la conciliación, encontrar el equilibrio entre trabajo y vida personal, también debe ser efectiva en los viajes de negocios.