Base de datos de empleados (Plantilla)

Una base de datos de empleados es una herramienta propia del departamento de RRHH. Esta trata de agilizar el acceso a la información que atesora la empresa sobre todas y cada una de las personas contratadas por la organización.

Dicha información se refiere a los datos personales del empleado o empleada, a todos aquellos que versan sobre la relación contractual entre individuo y organización, y a esos otros aspectos propios de la gestión de personal:

– Número de identificación del trabajador o trabajadora dentro de la empresa.
– Datos personales: nombre y apellidos, DNI y domicilio o datos de contacto.
– Fecha de contratación y días trabajados hasta la actualidad.
– Centro de trabajo en el que se ubica, departamento, proyecto o equipo.
– Tipo de contrato suscrito.
– Puesto que ocupa: rol, funciones, tareas diarias, responsabilidades… Puede añadirse toda aquella información específica que desde RRHH se crea necesaria para facilitar su labor.
– Aspectos propios de la gestión de la nómina: salario actual (aquí tiene cabida un histórico que muestre las distintas subidas salariales a las que ha estado sujeta dicha persona), número de la seguridad social, estado civil o criaturas a cargo (necesarias para el cálculo de las retenciones), año de nacimiento, número de cuenta bancaria donde realizar los pagos…
– Beneficios corporativos: beneficios sociales o conceptos de retribución flexible de los que disfruta cada persona.

Dicha base de datos de empleados y empleadas puede reflejarse de manera muy visual y accesible a través de una plantilla generada en Excel, aunque también las hay en formato digital, a través de softwares que permiten albergar dicha información en la nube.

En las diversas columnas pueden consignarse las informaciones antes reseñadas e incluso anotarse observaciones que han de tenerse en cuenta desde el departamento de RRHH.

Un detalle importante es que dicha plantilla posibilite la incorporación de un sistema de filtros de la información, así como de agrupación de empleados y empleadas en virtud de determinados factores, con el fin de agilizar el trabajo por parte de RRHH.

Utilidad de la base de datos de empleados

Las bases de datos de empleados y empleadas suministran información objetiva sobre la que el departamento de RRHH puede apoyarse para el diseño de diversas estrategias. Mientras más detallada y precisa sea la información, más acertado será el proceso de toma de decisiones en caso, por ejemplo, de contratación o planificación de un plan de promoción interna.

También resulta decisivo ese grado de minuciosidad en las bases de datos de empleados y empleadas a la hora de calcular métricas como la tasa de rotación, la de absentismo, etc., vitales para comprobar la buena marcha de la empresa o la necesidad de implantar planes de compensación que redunden en la mejora de estos aspectos.

También son esenciales a la hora de facilitar la comunicación entre RRHH y cada uno de los empleados y empleadas, y no solo para llevar a buen puerto una gestión eficaz de aspectos retributivos como la gestión de nóminas.

Por otra parte, la base de datos de empleados y empleadas es extremadamente útil a la hora de generar informes en base a los principales KPI de Recursos Humanos con el fin de reportar los resultados a la alta dirección empresarial.