¿Cómo reducir la carga administrativa en RRHH?
Ganar eficiencia en la gestión administrativa. Este objetivo se ha convertido en el gran reto de todos los departamentos de RRHH en la actualidad. Las razones: las responsabilidades y tareas no paran de crecer, así como su importancia para el futuro de la organización. Reducir la carga administrativa de RRHH parece hoy más importante que nunca.
¿Por qué la carga administrativa en RRHH es un problema creciente?
El departamento de RRHH ha experimentado una auténtica revolución en la última década. Y lo ha hecho impulsado por tres factores decisivos:
- La digitalización y automatización de muchas de las tareas administrativas.
- La implicación definitiva del departamento en los objetivos empresariales.
- La necesidad de responder a un nuevo marco legislativo en materia laboral.
De hecho, esta nueva realidad ha modificado por completo la estrategia de RRHH.
Y el resultado de este punto de inflexión ha sido, para muchos departamentos, una abrumadora carga administrativa, derivada de nuevas necesidades y responsabilidades.
Cuando por fin están trabajando desde un punto de vista más estratégico y orientado a negocio, surgen nuevas necesidades: la falta de tiempo y de energías para dedicarse a estas nuevas tareas. Por eso, aunque antes afrontaban procesos burocráticos largos y tediosos que formaban parte de su día a día, ahora necesitan que toda esa carga administrativa se aligere para cambiar el foco de ese tiempo y esos esfuerzos. Necesitan recursos para cuidar mejor de las personas.
¿Cómo impacta la carga administrativa en la eficiencia del departamento?
Así que, la pregunta parece inevitable: ¿cómo lidiar con la transformación constante y con esa sobrecarga de trabajo en gestión de personal?
Afortunadamente, la tecnología está de parte de las plantillas de RRHH, que tienen a su alcance todo un ecosistema digital dispuesto a prevenir el burnout laboral y reducir el estrés.
Realmente el impacto es importante: antes, gestionar todas las tareas que entran en juego en cada proceso, las personas que intervienen en él, las herramientas y los canales que se utilizan provocaban que, además de invertir mucho tiempo, esfuerzo y carga mental, se arriesgara a traspapelar o incluso perder información en el intercambio entre diferentes personas y canales. Por eso, los procesos, además de largos, eran poco eficientes.
Herramientas para reducir la carga administrativa
Reducir la carga administrativa pasa, inevitablemente, por la implantación de soluciones tecnológicas de apoyo al departamento. Respuestas eficaces a la hora de:
- Automatizar tareas recurrentes y de escaso valor añadido.
- Minimizar el margen de error hasta ser casi nulo.
- Anticiparse a posibles dificultades a través de predicciones.
- Aprender de los aciertos.
- Analizar comportamientos y resultados.
- Ofrecer información fehaciente sobre la que basar las decisiones.
Y en este camino hacia la optimización, toman relevancia herramientas de RRHH como:
- People analytics, para la mejora de la satisfacción de los trabajadores y trabajadoras gracias a indicadores clave.
- Softwares inteligentes para la administración de personal y de las obligaciones para con los organismos públicos: contratación, gestión de nóminas, seguros sociales, etc.
- La gestión digitalizada del control de presencia, de la jornada laboral, vacaciones, etc. Por ejemplo, Personio o Factorial.
- Las plataformas y aplicaciones para la gestión automática de beneficios sociales y retribución flexible. Por ejemplo, Cobee.
Podríamos seguir, la lista es larga y abarca todo tipo de tareas dentro del departamento de RRHH. De hecho, intervienen en todas las fases que tienen que ver, actualmente, con el employee journey: contratación, satisfacción, promoción, etc.
Automatización de recursos humanos: clave para la eficiencia
En un contexto laboral donde todos los departamentos iniciaron hace mucho tiempo su camino hacia la transformación digital, la automatización en Recursos Humanos ha dejado de ser una opción que ayuda a optimizar el esfuerzo de los profesionales para convertirse en imprescindible para un equipo eficiente.
Probablemente la capacidad de automatizar procesos sea una de las ventajas más importantes de la llegada de las tecnologías al sector, y la clave principal para minimizar la carga administrativa y centrarse en funciones más estratégicas.
Algunos de los procesos que se vuelven más eficientes gracias a las automatizaciones son:
- Control horario
- Gestión de vacaciones y ausencias
- Reclutamiento y gestión de procesos de selección
- Firma digital
- Evaluaciones de desempeño
- Gestión y distribución de nóminas
¿Qué beneficios aporta reducir la carga administrativa en RRHH?
Los beneficios de reducir la carga administrativa en RRHH son cuantiosos. Y de hecho, demostrables por aquellas empresas que han logrado dar el salto. Porque ahora sus departamentos de RRHH pueden:
- Mejorar la eficiencia administrativa de tareas propias de gestión de personal.
- Aumentar la precisión en sus tareas y reducir los errores.
- Dar un mayor enfoque en tareas estratégicas.
- Desarrollar planes que favorezcan la consecución de los objetivos empresariales.
- Remar a favor de la marca empresarial como empleadora.
- Cumplir escrupulosamente la legislación vigente y adelantarse a futuros marcos regulatorios.
Porque si el departamento de RRHH se ve liberado de las tareas más cotidianas y anodinas, podrá volcarse en aquellas de carácter estratégico para el futuro de la organización.
¿Cómo automatizar procesos en RRHH para reducir la carga administrativa?
Pero la automatización de procesos y tareas en RRHH no se limita a utilizar herramientas digitales. Atenuar el impacto de estas sobre la gestión del capital humano requiere, por parte de quienes gestionan personas, un trabajo de proactividad importante. Es decir, asumir nuevas habilidades, tanto hardskills como softskills orientadas al manejo eficaz de dichas soluciones.
Así, automatizar procesos en RRHH para reducir la carga administrativa significa:
- Mayores incentivos para la formación y capacitación en el uso de nuevas tecnologías.
- Toda una estrategia de asunción de capacidades en favor de la transformación y la resiliencia.
- Participación de todos y todas las profesionales de RRHH en la estrategia global y objetivos de empresa.
- Reciclaje continuo en legislación europea y nacional en materia laboral: transparencia salarial, igualdad, inclusión, etc.
¿Cómo mejorar la eficiencia en la gestión administrativa de RRHH?
Así pues, para mejorar la eficiencia en la gestión administrativa de RRHH, dicho departamento ha de apostar por:
- La incorporación de soluciones tecnológicas digitales que permitan acortar tiempos de gestión y garantizar la eficacia y seguridad de los procesos.
- Automatizar tareas recurrentes, antes manuales, que roban muchas horas de trabajo a los y las profesionales.
- Inculcar en el equipo un plus de motivación para su desarrollo y capacitación en nuevas habilidades duras y blandas que mejoren su adaptabilidad.
- Generar sinergias que faciliten la colaboración y cooperación entre individuos, generando así grupos de alto rendimiento.
- Creación de metas asumibles y dotación de los recursos necesarios para alcanzarlas.
- Seguimiento y evaluación constante de la estrategia para ganar eficiencia administrativa en RRHH.
El futuro de las empresas ha de ser más competitivo, más capaz, más humano, o simplemente no será.
El futuro de los Recursos Humanos: ¿estás preparado para la automatización de procesos?
La digitalización del departamento de Recursos Humanos ha experimentado un avance exponencial en muy pocos años, y parece que la tendencia va a seguir siendo la misma.
La Inteligencia Artificial es una de las grandes tecnologías que ya ha empezado a mostrar cómo puede empezar a mejorar la experiencia de estos profesionales, y que promete un futuro todavía más digital. Tiene la capacidad de ocuparse de tareas mucho más complejas, de hacer automatizaciones más precisas e incluso de llegar a conclusiones de manera más eficiente que otras tecnologías.
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