Qué es una carta comercial

Si te han pedido una pero no sabes qué es una carta comercial, sigue leyendo. Te damos las claves para confeccionar con éxito un elemento muy útil cuando se trata de aumentar la clientela.

Tabla de contenidos

• Para qué sirve una carta comercial 
• A quién va dirigida una carta comercial
• Tipos de cartas comerciales
• Cómo hacer una carta comercial 
• Técnicas para redactar una carta comercial
• A quién afecta y quién manda una carta comercial 

Para qué sirve una carta comercial 

Una carta comercial es una herramienta que permite al departamento de marketing o ventas contactar de manera directa y personal con la clientela que desea en un momento determinado.

Se trata de un documento escrito, en formato papel, PDF o digital, que podemos enviar por mail, correo postal o dar en mano. En el mismo se refleja toda la información pertinente acerca de un producto o servicio. Esta ha de presentarse de forma clara, transparente y concisa.

A quién va dirigida una carta comercial

En cuanto a quién va dirigida una carta comercial, señalar que no se trata de un documento de envío masivo, sino extremadamente dirigido. Es decir, se envía a un target determinado cuya intención de compra es elevada.

Esto quiere decir que previamente al envío de la carta comercial debe llevarse a cabo un exhaustivo estudio de mercado. 

De hecho, lo más habitual es hacer llegar una carta comercial a potenciales clientes, es decir, personas (o empresas) que se han interesado por los productos o servicios de la compañía con anterioridad. Incluso limitarla a quienes ya han pedido un presupuesto, con el fin de agilizar la fase de compra o contratación.

Tipos de cartas comerciales

Además de este tipo de cartas comerciales dirigidas al incremento de las ventas, también son cartas comerciales las enviadas en las siguientes circunstancias:

• En pedidos online. Son aquellas que acompañan la mercancía. El objetivo puede ser desde notificar el envío y agradecer la compra a destacar las cualidades del producto en cuestión, trasladar los valores de la marca, informar acerca de novedades corporativas o simplemente adjuntar un albarán para la posible devolución del pedido o reclamación.   
• En campañas promocionales, para informar sobre ofertas temporales, la edición de un nuevo catálogo de productos, etcétera.
• En campañas de branding basadas en eventos, pues la carta comercial nos permite presentar dicho acto y enviar las entradas correspondientes a esa cita.
• En la gestión de cobros, por ejemplo, mediante cartas comerciales que recuerdan el vencimiento de cuotas o pagos.

Cómo hacer una carta comercial

¿Cómo realizar una carta comercial cuando nunca se ha hecho antes? Estos son algunos consejos para realizar una carta comercial:

• Incluir un encabezado donde la empresa se identifique correctamente y donde aparezcan los datos de la persona receptora, pues debe ser personalizada.
• Realizar una exposición de motivos, es decir, el objetivo de dicha carta de forma totalmente transparente y concisa.
• Presentar el producto o servicio que deseamos hacer llegar de la siguiente manera:
  • Con impecable ortografía y coherencia en el texto.
  • De manera atractiva e incluyendo llamadas a la acción (compra, contacto, etc.).
  • De forma exhaustiva, es decir, detallando todas las características técnicas del producto o detalles sobre el servicio.
  • Utilizando un tono cercano y amable, inspiracional.
  • Con claridad, que sea entendible por cualquier persona, y profesionalidad.

Para acabar, incluir en la carta comercial un cierre y despedida formal, así como un agradecimiento, la firma de la persona responsable del departamento en cuestión y el sello o logotipo de la empresa.

Técnicas para redactar una carta comercial

En el caso de las cartas comerciales con intención de venta, se requiere mayor eficacia y profesionalidad, mientras que en aquellas que acompañan a un pedido, quien redacta puede tomar ciertas licencias, como un tono más desenfadado. En otras palabras, el objetivo de la carta comercial marca el estilo de la misma.

De hecho, existen diversas técnicas para elaborar cartas comerciales en función del fin que persiguen. Estas técnicas marcan desde el tipo de lenguaje que ha de emplearse hasta el formato de la misma o la extensión. Es más, existen publicaciones al respecto, Cómo escribir cartas comerciales que vendan (Fundación Confemetal, 2001), de Drayton Bird, es una de ellas.

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A quién afecta y quién manda una carta comercial

Normalmente, quién manda una carta comercial es el departamento de ventas, marketing o publicidad de una empresa. A menudo, todos ellos trabajan de manera muy estrecha, colaborando para alcanzar objetivos comunes. La carta comercial es una de las herramientas que permite dicha sintonía.

En cuanto a quien recibe una carta comercial, lo más habitual es que sean usuarios finales o empresas a las que proveemos, pero realmente puede ser cualquier persona que precise notificación comercial por parte de la organización, incluidos trabajadores y trabajadoras.