Reunión Kick Off: Impulsando el Éxito desde el Inicio del Proyecto

Las reuniones kick off o kick off meetings son imprescindibles en aquellos proyectos donde existe un alto grado de cooperación entre diversos profesionales o departamentos. También en aquellos donde participan equipos multidisciplinares o altamente diversos. De la reunión kick off dependerá buena parte del éxito del proyecto.

Tabla de contenidos

• Estructura y Objetivos de una Reunión Kick Off Efectiva
• Cómo las Reuniones Kick Off Impactan el Rumbo y Desempeño
• Preparando una Reunión Kick Off para un Proyecto Exitoso
• Fomentando la Participación en Reuniones Kick Off de Proyectos

Estructura y Objetivos de una Reunión Kick Off Efectiva

La reunión de kick off debe trasladar a los y las personas involucradas:

• El fin último del proyecto.
• Los distintos objetivos que se persiguen en cada una de las fases y por cada grupo de trabajo o profesional.
• El timing estimado.
• Las herramientas de: gestión y trazabilidad de proyecto, comunicación entre las partes, etc., que se emplearán de manera unificada.

Una vez concluida la charla, deberá dar lugar a un turno de preguntas donde esclarecer todas las dudas necesarias.

Cómo las Reuniones Kick Off Impactan el Rumbo y Desempeño

Una reunión de kick off es determinante para el rumbo y desempeño de un proyecto porque persigue dos objetivos clave:

1. Esclarecer todas las dudas acerca de este.
2. Alinear a todos los y las profesionales participantes en torno a los mismos objetivos.

Esto último resulta fundamental en proyectos de gran calado. Es decir, que serán largos en el tiempo, que requieren de diferentes fases de desarrollo y que, en cada una de ellas, se verán involucrados distintos equipos profesionales, algunos de ellos ni siquiera emplazados en el mismo lugar físico, por encontrarse en centros de trabajo dispares o por mantener un modelo de trabajo híbrido o en remoto. 

La reunión kick off dotará de unidad al proyecto y aglutinará a todas las personas participantes bajo propósitos y metas comunes.

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Preparando una Reunión Kick Off para un Proyecto Exitoso

Una reunión kick off proyecto o interna no tiene por qué ser igual que una reunión kick off con inversores, patrocinadores o clientes.  Sin embargo, existen denominadores comunes enfocados al éxito:

• La confección de una hoja de ruta para su desarrollo.
• La delimitación de los y las profesionales implicados (roles, objetivos y asignación de responsabilidades, por ejemplo, a través de una matriz RACI).
• También la de recursos o herramientas de trabajo, de implementación y de seguimiento en tiempo real.
• La definición exacta del impacto que se espera conseguir.
• El presupuesto acotado.
• Un cronograma donde destacan los hitos previstos.
• Metodología de trabajo interna: un plan de comunicación, agenda de reuniones…

Existen multitud de casos prácticos que resaltan la importancia de las reuniones kick off porque logran:

1. Promover el espíritu de equipo y su motivación.
2. Estrechar relaciones entre personas participantes.
3. Reforzar el liderazgo del equipo responsable.
4. Alinear estrategias y objetivos.
5. Garantizar un mayor control sobre el proyecto.
6. Evitar errores o demoras por desconocimiento o falta de información.
7. Dejar claras las expectativas del proyecto y las depositadas en cada profesional, siendo estas más realistas al tener en cuenta el feedback de los y las participantes.

Fomentando la Participación en Reuniones Kick Off de Proyectos

La reunión kick off, para que sea realmente efectiva, debe involucrar a todas las personas que participen en el proyecto. De esta forma, se estará garantizando que todos los perfiles participantes han comprendido el objetivo de este. También sus funciones, responsabilidades, tareas específicas y grado de participación en cada una de las fases. 

Por otra parte, la reunión de kick off supone un gran ahorro de tiempo y esfuerzos, pues se comunica el proyecto a todos y todas por igual, de manera rápida y efectiva.