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Reuniones Kick-Off: qué son y qué ventajas tienen

Cobee Team |

Un nuevo anglicismo se incorpora a nuestro mercado laboral: el de las reuniones kick-off. Y una vez más, lo hace para designar un proceso que ya existía, pero con matices. En este caso, las reuniones kick-off se refieren a las de presentación de nuevos proyectos, servicios o productos que ya conocemos. 

En cuanto a esa vuelta de tuerca que experimenta el concepto con esta nueva acepción, podríamos resumirla en una palabra: motivación. Ese sería el nuevo ingrediente que incorpora el binomio kick off.  De hecho, las reuniones kick-off podrían añadirse a la lista de cinco técnicas efectivas para la motivación laboral.   

Tabla de contenidos

Qué es una reunión kick-off 

Entonces, ¿qué son las reuniones kick-off? Las reuniones kick-off son aquellas que se celebran antes de emprender un nuevo proyecto corporativo. Puede tratarse de un proyecto, un producto o un servicio innovador dentro de la empresa. De hecho, en las reuniones kick-off pueden participar desde varios departamentos a varias empresas, proveedores, inversores o incluso clientes.

Así que, ¿quién hace las reuniones kick-off? Realmente, el CEO o líder de esa propuesta. Sin embargo, involucran a todas aquellas partes que van a participar en el desarrollo del mismo. Como hemos dicho, desde distintos departamentos a empresas colaboradoras, proveedores específicos o clientes que se van a  convertir en receptores de esa nueva propuesta.

En esa reunión kick-off, todos estos agentes conocerán, por vez primera, en qué consiste esa nueva opción. También sus detalles y el grado de participación o rol que desempeñará cada uno de ellos en su desarrollo.

Beneficios y ventajas de las reuniones kick-off para las empresas

¿Por qué son importantes las reuniones kick-off para una empresa? Por una parte, representan una fórmula práctica y rápida con la que presentar un proyecto. Es decir, con la que ponerlo en conocimiento de absolutamente todas las partes implicadas. También de responder a posibles dudas y de testear opiniones al respecto.

Y por otra, y esta es tan importante como la anterior, es una manera de favorecer la cohesión de los equipos involucrados. Esto es especialmente importante cuando estos no proceden del seno empresarial que impulsa la iniciativa. En otras palabras, se trata de hacer equipo y, con ello, lograr la motivación del mismo.

Así que, si tenemos que analizar qué ventajas tienen las reuniones kick-off, podríamos resumirlas en: gestión eficaz y motivación del talento humano implicado.

Cómo realizar una reunión kick-off paso por paso

Como ocurre siempre, los procesos dentro de las empresas adquieren tal nivel de personalización, de acomodación a la misma, que es difícil establecer estrategias estandarizadas. O así debería serlo, porque en la singularidad reside el éxito. 

Aún con todo, vamos a intentar establecer cinco fases sobre cómo realizar una reunión kick-off. Cinco fases que definan cuál es el procedimiento para hacer una reunión kick-off por vez primera, sentando así algunas bases.

1. Invita a la reunión kick-off a todas las partes implicadas.

Que asistan todos los actores decisivos en el desarrollo de esa nueva iniciativa. Si estos son muchos, sería conveniente limitar la participación a los managers de cada equipo, evitando así que sea una reunión ingobernable. El entorno podría ser físico, virtual o mixto. La fecha, mejor consensuada, para evitar ausencias importantes.

2. Prepara una presentación coherente y visual de la propuesta

Utiliza herramientas que permitan visualizar los objetivos del proyecto de manera clara y transparente, así como los plazos y lugares de ejecución, los roles asignados, el presupuesto, etcétera. Y entra detalles minuciosos solo cuando te lo pidan, de lo contrario, la reunión podría extenderse demasiado o resultar excesivamente farragosa ante un bombardeo de información. Durante la reunión kick-off, sé realista.

3. Ofrece un espacio seguro que invite al diálogo y a la reflexión abierta

Brinda la oportunidad a los participantes de consultar dudas y de presentar sus opiniones o puntos de vista. Las propuestas de mejoras siempre han de ser bienvenida. Es decir, escuchadas y tomadas en consideración. De hecho, debería incluirse una lista de recomendaciones u oportunidades de mejora junto al acta de la reunión kick-off.

4. Pon en práctica todas tus dotes de liderazgo

No solo estás presentando un nuevo proyecto, estás creando equipo en torno a él. Todos los talentos humanos implicados y que han asistido a esta reunión kick-off han de sentirse parte de un mismo destino. Emplea un lenguaje y actitud motivantes, que siembren la ilusión en ese nuevo equipo de trabajo. Aprovecha para establecer aquellos valores comunes por los que deben regirse todas las partes. 

Ahora que ya puedes responder a la pregunta ¿cómo implementar las reuniones kick-off en mi empresa? No dudes en hacerlo. Las ventajas son muchas.

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