Reuniones Kick-Off: qué son y qué ventajas tienen

Un nuevo anglicismo se incorpora a nuestro mercado laboral: el de las reuniones kick-off. Y una vez más, lo hace para designar un proceso que ya existía, pero con matices. En este caso, las reuniones kick-off se refieren a las de presentación de nuevos proyectos, servicios o productos que ya conocemos. 

En cuanto a esa vuelta de tuerca que experimenta el concepto con esta nueva acepción, podríamos resumirla en una palabra: motivación. Ese sería el nuevo ingrediente que incorpora el binomio kick off.  De hecho, las reuniones kick-off podrían añadirse a la lista de cinco técnicas efectivas para la motivación laboral.   

Tabla de contenidos

• Qué es una reunión kick-off 
• Beneficios y ventajas de las reuniones kick-off para las empresas
• Cómo realizar una reunión kick-off paso por paso
• Estructura y Objetivos de una Reunión Kick Off Efectiva
• Cómo las Reuniones Kick Off Impactan el Rumbo y Desempeño
• Preparando una Reunión Kick Off para un Proyecto Exitoso
• Fomentando la Participación en Reuniones Kick Off de Proyectos

Qué es una reunión kick-off

Entonces, ¿qué son las reuniones kick-off? Las reuniones kick-off son aquellas que se celebran antes de emprender un nuevo proyecto corporativo. Puede tratarse de un proyecto, un producto o un servicio innovador dentro de la empresa. De hecho, en las reuniones kick-off pueden participar desde varios departamentos a varias empresas, proveedores, inversores o incluso clientes.

Así que, ¿quién hace las reuniones kick-off? Realmente, el CEO o líder de esa propuesta. Sin embargo, involucran a todas aquellas partes que van a participar en el desarrollo del mismo. Como hemos dicho, desde distintos departamentos a empresas colaboradoras, proveedores específicos o clientes que se van a  convertir en receptores de esa nueva propuesta.

En esa reunión kick-off, todos estos agentes conocerán, por vez primera, en qué consiste esa nueva opción. También sus detalles y el grado de participación o rol que desempeñará cada uno de ellos en su desarrollo.

Beneficios y ventajas de las reuniones kick-off para las empresas

¿Por qué son importantes las reuniones kick-off para una empresa? Por una parte, representan una fórmula práctica y rápida con la que presentar un proyecto. Es decir, con la que ponerlo en conocimiento de absolutamente todas las partes implicadas. También de responder a posibles dudas y de testear opiniones al respecto.

Y por otra, y esta es tan importante como la anterior, es una manera de favorecer la cohesión de los equipos involucrados. Esto es especialmente importante cuando estos no proceden del seno empresarial que impulsa la iniciativa. En otras palabras, se trata de hacer equipo y, con ello, lograr la motivación del mismo.

Así que, si tenemos que analizar qué ventajas tienen las reuniones kick-off, podríamos resumirlas en: gestión eficaz y motivación del talento humano implicado.

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Cómo realizar una reunión kick-off paso por paso

Como ocurre siempre, los procesos dentro de las empresas adquieren tal nivel de personalización, de acomodación a la misma, que es difícil establecer estrategias estandarizadas. O así debería serlo, porque en la singularidad reside el éxito. 

Aún con todo, vamos a intentar establecer cinco fases sobre cómo realizar una reunión kick-off. Cinco fases que definan cuál es el procedimiento para hacer una reunión kick-off por vez primera, sentando así algunas bases.

1. Invita a la reunión kick-off a todas las partes implicadas.

Que asistan todos los actores decisivos en el desarrollo de esa nueva iniciativa. Si estos son muchos, sería conveniente limitar la participación a los managers de cada equipo, evitando así que sea una reunión ingobernable. El entorno podría ser físico, virtual o mixto. La fecha, mejor consensuada, para evitar ausencias importantes.

2. Prepara una presentación coherente y visual de la propuesta. 

Utiliza herramientas que permitan visualizar los objetivos del proyecto de manera clara y transparente, así como los plazos y lugares de ejecución, los roles asignados, el presupuesto, etcétera. Y entra detalles minuciosos solo cuando te lo pidan, de lo contrario, la reunión podría extenderse demasiado o resultar excesivamente farragosa ante un bombardeo de información. Durante la reunión kick-off, sé realista.

3. Ofrece un espacio seguro que invite al diálogo y a la reflexión abierta. 

Brinda la oportunidad a los participantes de consultar dudas y de presentar sus opiniones o puntos de vista. Las propuestas de mejoras siempre han de ser bienvenida. Es decir, escuchadas y tomadas en consideración. De hecho, debería incluirse una lista de recomendaciones u oportunidades de mejora junto al acta de la reunión kick-off.

4. Pon en práctica todas tus dotes de liderazgo. 

No solo estás presentando un nuevo proyecto, estás creando equipo en torno a él. Todos los talentos humanos implicados y que han asistido a esta reunión kick-off han de sentirse parte de un mismo destino. Emplea un lenguaje y actitud motivantes, que siembren la ilusión en ese nuevo equipo de trabajo. Aprovecha para establecer aquellos valores comunes por los que deben regirse todas las partes. 

Ahora que ya puedes responder a la pregunta ¿cómo implementar las reuniones kick-off en mi empresa? No dudes en hacerlo. Las ventajas son muchas.

Estructura y Objetivos de una Reunión Kick Off Efectiva

La reunión de kick off debe trasladar a los y las personas involucradas:

• El fin último del proyecto.
• Los distintos objetivos que se persiguen en cada una de las fases y por cada grupo de trabajo o profesional.
• El timing estimado.
• Las herramientas de: gestión y trazabilidad de proyecto, comunicación entre las partes, etc., que se emplearán de manera unificada.

Una vez concluida la charla, deberá dar lugar a un turno de preguntas donde esclarecer todas las dudas necesarias.

Cómo las Reuniones Kick Off Impactan el Rumbo y Desempeño

Una reunión de kick off es determinante para el rumbo y desempeño de un proyecto porque persigue dos objetivos clave:

1. Esclarecer todas las dudas acerca de este.
2. Alinear a todos los y las profesionales participantes en torno a los mismos objetivos.

Esto último resulta fundamental en proyectos de gran calado. Es decir, que serán largos en el tiempo, que requieren de diferentes fases de desarrollo y que, en cada una de ellas, se verán involucrados distintos equipos profesionales, algunos de ellos ni siquiera emplazados en el mismo lugar físico, por encontrarse en centros de trabajo dispares o por mantener un modelo de trabajo híbrido o en remoto. 

La reunión kick off dotará de unidad al proyecto y aglutinará a todas las personas participantes bajo propósitos y metas comunes.

Preparando una Reunión Kick Off para un Proyecto Exitoso

Una reunión kick off proyecto o interna no tiene por qué ser igual que una reunión kick off con inversores, patrocinadores o clientes.  Sin embargo, existen denominadores comunes enfocados al éxito:

• La confección de una hoja de ruta para su desarrollo.
• La delimitación de los y las profesionales implicados (roles, objetivos y asignación de responsabilidades, por ejemplo, a través de una matriz RACI).
• También la de recursos o herramientas de trabajo, de implementación y de seguimiento en tiempo real.
• La definición exacta del impacto que se espera conseguir.
• El presupuesto acotado.
• Un cronograma donde destacan los hitos previstos.
• Metodología de trabajo interna: un plan de comunicación, agenda de reuniones…

Existen multitud de casos prácticos que resaltan la importancia de las reuniones kick off porque logran:

1. Promover el espíritu de equipo y su motivación.
2. Estrechar relaciones entre personas participantes.
3. Reforzar el liderazgo del equipo responsable.
4. Alinear estrategias y objetivos.
5. Garantizar un mayor control sobre el proyecto.
6. Evitar errores o demoras por desconocimiento o falta de información.
7. Dejar claras las expectativas del proyecto y las depositadas en cada profesional, siendo estas más realistas al tener en cuenta el feedback de los y las participantes.

Fomentando la Participación en Reuniones Kick Off de Proyectos

La reunión kick off, para que sea realmente efectiva, debe involucrar a todas las personas que participen en el proyecto. De esta forma, se estará garantizando que todos los perfiles participantes han comprendido el objetivo de este. También sus funciones, responsabilidades, tareas específicas y grado de participación en cada una de las fases. 

Por otra parte, la reunión de kick off supone un gran ahorro de tiempo y esfuerzos, pues se comunica el proyecto a todos y todas por igual, de manera rápida y efectiva.