Cuadrantes de trabajo: cómo deben ser      

Contar con un cuadrante de trabajo es habitual. De hecho, en sectores como el industrial o en la logística resultan imprescindibles. Y no solo para la empresa, también para los equipos de trabajo. Te contamos la razón. Y también cómo deben ser esos cuadrantes de trabajo para remar en favor de la productividad y de la conciliación y flexibilidad laboral. 

¿Qué es un cuadrante de trabajo?

El cuadrante de trabajo es una herramienta imprescindible para cualquier empresa. Especialmente para aquellas con una plantilla extensa. Y vital para las plantas productivas donde existen turnos de trabajo rotativos.

Porque, ¿para qué sirve un cuadrante de trabajo? Los cuadrantes de trabajo permiten organizar, priorizar y gestionar las actividades diarias en función de los efectivos disponibles. Es decir, alcanzar una mayor eficiencia, productividad y objetivos estratégicos en virtud del talento humano en plantilla.

En cuanto a quién afecta el cuadrante de trabajo, lo habitual es que a toda la plantilla sujeta a labores de prestación de servicios o producción dentro de la compañía.

Elabora un cuadrante de trabajo paso por paso

¿Cómo realizar un cuadrante de trabajo? Es una pregunta a la que todo departamento de RRHH, jefe jefa de equipo y CEO deberían poder dar respuesta. Y es que, estos son los roles encargados, normalmente, de desempeñar esa función. 

que, efectivamente, ¿quién hace el cuadrante de trabajo? Los responsables de personal junto con los responsables de equipos o áreas de trabajo. Y ¿quiénes gestionan el cuadrante de trabajo o velan por su cumplimiento? Esas mismas personas.

Pero, ¿cómo realizar un cuadrante de trabajo de forma efectiva? Estos son los pasos:

• Identifica actividades críticas, que deben realizarse para mantener la producción o servicio, resolver problemas técnicos o garantizar la calidad del producto. 
• Prioriza tareas en función de su importancia y urgencia. 
• Planifica las acciones de mantenimiento: identifícalas y prográmalas para evitar interrupciones inesperadas en la actividad.
• Gestiona los recursos humanos: utiliza el cuadrante de trabajo para asignar tareas a los empleados y empleadas según la importancia y urgencia. Distribuye el trabajo de manera efectiva y prioriza las actividades diarias para cada una de las personas implicadas. Hazlo teniendo en cuenta los periodos de descanso, el límite de la jornada laboral, las necesidades de flexibilidad y conciliación, etcétera. Es decir, todos los derechos y beneficios adquiridos por la plantilla, ya sea en su conjunto o de manera individual.
• Planifica la posible resolución de problemas: diseña un cuadrante que deje margen a posibles problemas inesperados, como fallos en la producción, ausencias, picos de producción, etc., de tal forma que puedas . minimizar el impacto en la actividad diaria y en el bienestar de los equipos de trabajo.
• Identifica oportunidades de mejora: Utiliza el cuadrante para identificar y priorizar actividades relacionadas con mejoras en los procesos de fabricación, optimización de la cadena de suministro o implementación de nuevas tecnologías. 

Por último, puedes programar reuniones y sesiones de comunicación. Utiliza el cuadrante para resolver problemas de producción, incrementar los niveles de motivación o tratar temas de seguridad laboral.

Es obligatorio para las empresas contar con un cuadrante de trabajo   

No es obligatorio el cuadrante de trabajo. Por supuesto, es legal hacer un cuadrante de trabajo. Y muy recomendable, dada su efectividad tanto para la empresa como para los trabajadores.

Lo que sí es obligatorio, por parte de la empresa, es hacer y proporcionar a la plantilla:

• El calendario laboral anual.
• El registro horario de la jornada.

Como decimos, no es obligatorio que en dicho calendario aparezcan los horarios ni los turnos concretos de trabajo de cada empleado o empleada. Los cuadrantes de turnos no forman parte de este tipo de calendario. Ni el número de horas que cada persona debe trabajar. 

Sin embargo, hacerlo ayuda a organizar mejor el trabajo y confiere transparencia a los empleados y empleadas. 

Y es que, en base a dicho cuadrante, estos últimos saben con antelación cuándo y cómo tendrán que trabajar durante los próximos meses. Esto no solo les ayuda a llevar cierto control sobre su actividad profesional, sino a planificar su vida personal. En definitiva, el cuadrante de trabajo es imprescindible para la conciliación.  

En resumen, gracias a un cuadrante de trabajo, la empresa podrá:

• Mejorar la planificación estratégica, enfocada a tareas que contribuyen a la realización diaria de la actividad y también al crecimiento sostenido de la empresa. 
• Optimizar el tiempo y los recursos, reduciendo la pérdida de esfuerzos en actividades no productivas.
• Gestionar eficazmente el equipo humano, respetando las jornadas laborales, las horas de descanso y otros derechos adquiridos por los y las trabajadoras sin menoscabar sus responsabilidades respecto a la empresa.

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Caso: turnos rotativos

Crear un cuadrante de trabajo con turnos rotativos implica organizar los horarios de los empleados y empleadas que trabajan de mañana, tarde y noche. 

Puedes adaptar una matriz o cuadrante de trabajo para asignar turnos basándose en aspectos como:

• Los horarios de entrada y de salida en función del tipo de jornada de cada trabajador o trabajadora (completa, reducida, etc.).
• Las funciones a desarrollar dentro de la empresa y las tareas específicas, estas últimas en orden de prioridad.
• El descanso entre los turnos, los días festivos, los bloques de vacaciones, etc.
• Posibles ausencias de ciertos profesionales por incapacidades, permisos, etc.

Los cuadrantes de trabajo con rotación de turnos pueden ser complejos. Han de saber conjugar a la perfección las necesidades específicas de la empresa, las regulaciones laborales y las preferencias de la plantilla. De lo contrario, podrían surgir conflictos laborales y una gran desafección de los equipos de trabajo hacia la corporación. El cuadrante de trabajo deberá, por tanto, tener en cuenta las capacidades de los y las profesionales, sus circunstancias familiares y las necesidades a cubrir por cada turno . De esta forma, logrará mantener una actividad eficiente y un ambiente laboral sano.