One to One: reuniones para gestionar el talento

Si la expresión One to One no forma parte de tu vocabulario dentro de la empresa es que aún no has adoptado en tu departamento una de las metodologías más innovadoras y exitosas a la hora de gestionar el talento de todos y cada uno de los miembros de tu equipo profesional. 

Este tipo de reuniones cosechan importantes resultados a nivel productivo dentro de la organización y son bien recibidas por los trabajadores y trabajadoras pues constituyen una oportunidad única para brindar su opinión, de forma privada, sobre aspectos meramente profesionales u otros de carácter personal que afectan a su eficiencia y productividad.

¿Qué significa One to One?

En el seno empresarial, One to One describe breves encuentros personales e individuales entre los profesionales de Recursos Humanos o los mandos intermedios y los trabajadores y trabajadoras de una empresa. 

El objetivo es que estos responsables puedan conocer, de primera mano, las inquietudes, dudas, necesidades y aspiraciones de sus empleados y empleadas, al menos aquellas que no se atreven o no tienen ocasión de verbalizar en reuniones de trabajo colectivas.

Los encuentros One to One representan, además, una oportunidad única para fijar metas y objetivos individualizados, así como para sondear el grado de bienestar de la plantilla dentro de la organización.

De lo esporádico a lo convencional

Hay quién podría pensar que reuniones como estas ya se celebran en la empresa española desde hace tiempo, pero lo normal es que no sea así.

Quizás alguna compañía haya interiorizado este concepto de forma pionera, pero no es lo común. Y es que, con One to One no nos referimos a esos encuentros esporádicos que el trabajador mantiene con su mando inmediatamente superior un par de veces al año o cuando algo va mal, sino a un calendario en el que las reuniones han sido programadas con antelación y donde se fijan previamente los puntos a tratar con el trabajador o trabajadora en cuestión.

Este calendario ha de ser proporcionado por los responsables a los miembros de la plantilla susceptibles de este tipo de encuentros, de tal forma que conozcan la fecha y hora exacta en la que tendrán lugar las reuniones semanales, quincenales o mensuales con la suficiente antelación como para organizar su trabajo en torno a las mismas e incluso planificar los asuntos que desearían trasladar a sus superiores durante la conversación. 

¿Qué temas se abordan en una reunión One to One?

Las reuniones One to One pretenden ir de un plano meramente productivo, técnico y profesional a otro más personal y social.

Así, en este tipo de encuentros, el responsable de RRHH o mando superior debe plantear desde temas muy concretos que afecten al día a día de la actividad productiva o servicio que brinda ese trabajador con el fin de mejorar su eficiencia (por ejemplo, problemáticas encontradas a la hora de sacar adelante un proyecto en curso, prioridades más acuciantes del día a día o necesidades materiales para incrementar su rendimiento) a otros aspectos de índole personal y subjetiva para intentar mejorar su posición dentro de la entidad o la convivencia (como el nivel de satisfacción del trabajador respecto a sus compañeros de equipo o su capacidad para promocionar).

En definitiva, se trata de tomar en cuenta la opinión del empleado, conocer su punto de vista respecto a necesidades, protocolos y buenas prácticas con el fin de mejorar la actividad empresarial, su nivel de eficiencia como profesional y su bienestar dentro de la empresa. 

Pero no de forma exclusiva. Las reuniones One to One son una herramienta magnífica tanto para RRHH como para cualquier responsable de equipo que desee marcar las tareas y objetivos a corto, medio y largo plazo de un empleado o empleada con independencia de las metas que se fijen a nivel de departamento. Además de una oportunidad única para atajar e incluso anticiparse, con discreción y solvencia, a problemas asociados, por ejemplo, a conductas de acoso laboral o discriminación sexual antes de que sea demasiado tarde y enturbien por completo el ambiente de trabajo y la relación entre compañeros y compañeras.

Características de los encuentros One to One

Para que el trabajador o trabajadora no se sienta intimidado y pueda hablar con naturalidad, franqueza y transparencia, el mando o responsable de RRHH debe crear un espacio de seguridad y confianza, de ahí que una reunión One to One Deba desarrollarse en un despacho o sala insonorizada así como resultar lo más distendida posible. Al fin y al cabo, se trata de acercarse al trabajador, tomarle en cuenta e incrementar su nivel de satisfacción y motivación.

La brevedad es otra característica innata a estos encuentros, ya que han de ser recurrentes (lo ideal es establecer un calendario que comprenda una reunión semanal con cada uno de los miembros del departamento de unos 15 o 30 minutos cada una), por lo que no pueden entorpecer la actividad diaria de los empleados, y servir para tratar y solventar problemas cotidianos de manera casi inmediata.

Tras la reunión, resulta de gran utilidad para los entrevistados recibir un documento con un breve resumen de los puntos tratados en el encuentro, así como las previsiones comentadas, vía mail o a través del Portal del Empleado de la empresa, a modo de recordatorio. Este documento ha de ser confidencial y, si se redacta correctamente (en clave positiva, aludiendo a las fortalezas y virtudes del trabajador, animándole a su participación), supondrá un importante acicate para el trabajador o trabajadora.

One to One como valor de empresa

A estas alturas, la mayor parte de las empresas se han percatado de la importancia y de las grandes ventajas que entraña diseñar y transmitir a sus empleados valores y compromisos relacionados con la transparencia, el entendimiento y la implicación. One to One forma parte de esa experiencia laboral que pone al trabajador en el centro de la estrategia y a la capacidad de comunicación en el camino hacia el éxito.

Sin embargo, son pocas las que dan pasos firmes en esta dirección. Si bien las grandes compañías se muestran más atentas a esta nueva cultura y a las diversas formas de implantarla, las pymes se muestran aún reticentes, la mayoría por desconocimiento o por ideas erróneas y preconcebidas que señalan un aumento de los costes, una pérdida de tiempo o la falta de recursos humanos o técnicos.

Equipos más motivados, más involucrados, más productivos… Eso es lo que se consigue con técnicas como One to One totalmente plausibles en cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector de actividad. En definitiva, profesionales más cómodos, felices y realizados.

Analizar y retomar: la clave del éxito de una reunión One to One

Si queremos que los temas tratados en una reunión One to One no caigan en saco roto, como responsables de su desarrollo, debemos abordar dos tareas de suma importancia: en primer lugar, anotar todos aquellos temas de especial relevancia tratados con el trabajador o trabajadora: objetivos de producción, conflictos desencadenados, necesidades imperiosas, etcétera. Y en segundo lugar, revisar su cumplimiento al cabo de una semana para averiguar si han sido solventados los problemas aludidos, se han alcanzado las metas propuestas o, al menos, se está trabajando en la dirección adecuada con tal propósito. 

El resultado de este análisis deberá ser anotado y comentado en la siguiente reunión con el fin de encontrar una solución, si es que no se están cumpliendo los propósitos y tareas pendientes, o felicitar al trabajador o trabajadora en cuestión si estos se han alcanzado, solventado o si se progresa adecuadamente en ese sentido. 

Hacer un seguimiento es fundamental para garantizar la efectividad de las reuniones One to One. 

De hecho, actualmente, existen softwares de gestión diseñados para almacenar toda aquella información que tanto responsables como empleados tratan en este tipo de encuentros. Una vez recopilados los datos, estos sistemas nos permiten gestionarlos, concederles prioridad, comprobar el estado de resolución, etcétera. Incluso los hay capaces de lanzar análisis predictivos en función de encuestas de satisfacción o de temas estratégicos planteados por diversos trabajadores o trabajadoras de forma recurrente.

Las reuniones One to One en el difícil escenario Covid

Somos conscientes de que el día a día de una empresa es complicado, más aún en los tiempos que corren, donde los profesionales trabajan a contrarreloj y los departamentos de RRHH han de gestionar una nueva forma de trabajar en la que los ERTE están presentes y la modalidad del teletrabajo gana terreno. 

Sin embargo, posponer el desarrollo de técnicas que mejoran el rendimiento y la productividad de los trabajadores como pueden ser las reuniones One to One podrían agravar más aún la situación de aquellas empresas que se han visto fuertemente amenazadas por la actual pandemia sanitaria y sus graves consecuencias económicas.

Es más, este tipo de encuentros, que pueden llevarse a cabo en remoto de manera sencilla, se consolidan como una herramienta idónea para estrechar lazos dentro de los departamentos, coordinar tareas, recibir el feedback de la plantilla e involucrar a los trabajadores cuando estos se encuentran desempeñando su labor profesional desde el domicilio bien de forma íntegra, bien de manera parcial.