Qué es el Smart Working, el nuevo teletrabajo

Asumido por muchos profesionales y reconocido por la mayoría, el teletrabajo ya no es ese bicho raro, dentro del panorama laboral, reservado solo para unos pocos. Quien más y quien menos ha vivido la experiencia de teletrabajar, ha experimentado sus virtudes y ha anotado sus desventajas. Es para muchos uno de los principales factores de bienestar laboral. Y, de hecho, de eso va el Smart Working.

Un concepto que se cuela en las empresas para dar una vuelta de tuerca a esto de teletrabajar y acercarse a las necesidades reales del empleado. El objetivo: acabar con las citadas desventajas a través de un sistema de trabajo inteligente.

Tabla de contenidos

• 1. ¿Qué es el Smart Working?
• 2. Características del Smart Working: confianza plena y flexibilidad total
• 3. Objetivos del Smart Working
• 4. Las ventajas del Smart Working
• 5. Las dificultades o retos del Smart Working

1. ¿Qué es el Smart Working?

Una vez más, un término anglosajón se convierte en epicentro de las conversaciones en los departamentos de RRHH. No es para menos. El Smart Working ha llegado para revolucionar el teletrabajo y acabar con sus carencias o vacíos.

Por Smart Working entendemos aquel modelo que pone al servicio del teletrabajador todas las herramientas tecnológicas a su alcance, especialmente aquellas que tienen que ver con las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) y con internet. Pero no lo hace por el mero hecho de innovar, sino con el propósito de facilitar, realmente, el trabajo a distancia o teletrabajo. 

De hecho, dicha fórmula se asienta sobre cuatro convicciones para lograr el éxito:

·       El empleado tiene derecho a la movilidad absoluta.

·       Un profesional ha de contar con flexibilidad horaria total.

·       Ha de existir confianza plena entre plantilla y dirección empresarial. 

·       El trabajo se ordena en torno a objetivos medibles y ordenados en el tiempo.

Si lo pensamos bien, tiene todo el sentido del mundo. Si uno teletrabaja no tiene razón de ser el cumplir una jornada laboral estricta, donde las ocho horas deban acotarse dentro de un margen inamovible. Tampoco lo tiene que no se pueda trabajar desde cualquier lugar, con cualquier tipo de dispositivo móvil. Si el trabajador cumple sobradamente los objetivos, ¿por qué interferir en la forma de conseguirlos?

2. Características del Smart Working: confianza plena y flexibilidad total

Confianza y flexibilidad, dos conceptos ineludibles al Smart Working.

CONFIANZA
Un concepto que presume que la dirección empresarial confía plenamente en sus trabajadores. En que estos, aún desde sus casas, segundas residencias o donde quiera que estén, van a cumplir con sus cargas laborales y obligaciones. En otras palabras, no hace falta una labor de vigilancia constante.

Para ello, un modelo de trabajo por objetivos es vital. Si el empleado cumple, no hay de qué preocuparse.  

Este sistema de confianza recuerda mucho a ese otro que atesoran las direcciones de los medios de comunicación con sus corresponsales o periodistas de investigación. El departamento de RRHH o la cúpula del medio no sabe dónde están exactamente esos profesionales en todo momento, ni cuántas horas dedican, ni qué dispositivos usan en uno u otro lugar. Pero lo que sí saben es que la noticia llegará en el momento preciso y será excelente. Y eso les basta. El concepto de Smart Working funciona de forma similar.

FLEXIBILIDAD
Y una cosa lleva a la otra: la flexibilidad total, gracias a la cual un trabajador puede repartir la jornada laboral como guste o crea conveniente. 

Así, no debería resultar escandaloso que un empleado se tomase libre un lunes en el que la cabeza no le da más de sí e invirtiera un sábado por la mañana si las ideas fluyen. Tampoco que trabajase por la noche porque le resulta más sencillo para conciliar. O que dedique menos tiempo a sus tareas de forma sistemática porque simplemente es muy ágil, productivo y resolutivo… El profesional se administra su tiempo sin ser juzgado más allá de los resultados obtenidos.

3. Objetivos del Smart Working

En España, entre los trabajadores es popular la expresión calentar la silla. Se aplica a esos empleados que permanecen horas y horas en sus puestos de trabajo solo para aparentar que hacen algo, aunque estén siendo improductivos.

Pero, con este término, no se alude solo a la plantilla, sino también a esos mandos intermedios o directivos a los que les encanta ver al trabajador echando horas aunque sea para nada.

El Smart Working huye de todo eso, de la aportación sin valor añadido para la empresa, de las horas de trabajo sin fundamento. Así que, su principal objetivo sería el de contribuir a un modelo de eficacia, productividad y bienestar.

• Eficacia porque las tareas se cumplirán en forma y plazo, pues como hemos dicho hablamos de un modelo por objetivos.
  
• Productividad porque la relación entre tiempo empleado y la cantidad de objetivos alcanzados se optimizará progresivamente.
  
• Bienestar porque el profesional se sentirá libre, independiente, autónomo, respaldado por la confianza de la empresa y con la posibilidad de conciliar al máximo su vida laboral con la vida personal y familiar.

¿Qué beneficios desean las plantillas?

Descubre cuáles son las tendencias en beneficios que más demandan las plantillas este 2024 y mejora la retención del talento en tu empresa.

Descargar aquí

4. Las ventajas del Smart Working

Alcanzado ese triple objetivo citado en el punto anterior, se multiplicarán las ventajas del Smart Working, tanto para empresas como empleados. 

Ventajas para la empresa:

·       Perfecta definición de tareas, prioridades y objetivos de cada empleado y equipo de trabajo. Esto facilita enormemente la gestión y la efectividad de las actividades diarias.

·       Mayor apuesta por el desarrollo y la innovación en tecnologías. Ya se sabe: renovarse o morir. La empresa ha de apostar por la revolución de la información.

·       Mayor productividad de la plantilla. Porque solo trabajadores más felices, saludables y motivados logran mayores cotas de beneficios para sus empresas. De hecho, la reducción del absentismo laboral o de las bajas y la siniestralidad son consecuencias directas del Smart Working.

·       Mejores condiciones para la captación de nuevo talento. Convencer a un profesional de que trabaje en una empresa con un modelo Smart Working será, sin duda, más sencillo. Hoy en día, todos buscamos flexibilidad, facilidades y confianza.

·       Plantillas internacionales. No importa qué profesional necesitemos ni donde esté, podrá trabajar para una marca concreta sin moverse de su casa, incluso desde otro país. Esta es una de las grandes ventajas del nuevo modelo. Y junto a esta, el ahorro considerable en energía, instalaciones, etc.

Ventajas para el empleado:

·       Mayor disposición de tiempo libre. Se eliminan las horas in itinere, las dedicadas a largas reuniones improductivas, las de los cafés interminables…

·       Más poder adquisitivo. Si se evita el desplazamiento estamos evitando un gasto innecesario en transporte, con todo lo que ello conlleva (combustible, peajes, billetes de transporte público…) y en movilidad geográfica (alquileres, viajes…).

·       Mejor cualificación. Un trabajador que domina las nuevas herramientas tecnológicas es un profesional más y mejor preparado para los retos presentes y futuros del mercado.

·       Motivación. Una persona que cuenta con total libertad para administrar sus tiempos y cumplir con sus objetivos de la mejor forma que considere, es una persona con mayor autoestima.
 

 Hemos hablado de los pros del modelo. Pero ¿existen desventajas?

5. Las dificultades o retos del Smart Working

Lo anteriormente expuesto, el modelo Smart Working en sí, puede asustar a más de uno.

Nadie ha dicho que sea fácil, sobre todo para empresas que no tienen experiencia en teletrabajo (a estas alturas poco probable) o cuya inversión en nuevas tecnologías sea nula (también poco probable). Pero para el resto, no debería suponer un problema.

Los retos en la implantación del Smart Working son varios, pero perfectamente asumibles por cualquier compañía o pequeña empresa.

·       El problema de medir la productividad del empleado

Obviamente, la marca que apueste por el Smart Working tendrá que hacer frente a dos lastres. Por un lado, el de una arraigada cultura empresarial con excesivo placer por controlar a todos los empleados. Como hemos dicho, eso se acabó. Lo importante son los resultados.

Por otro, la asunción de herramientas de trabajo en la nube. Dicha empresa tendrá que apostar por sistemas que permitan trabajar en remoto, en conexión total con el equipo, que muestren el porcentaje de objetivos alcanzados día a día y que permitan la conversación en tiempo real.

·       El problema de la ciberseguridad

Esto sí es importante. Y ahí las empresas han de hacer un ejercicio vital de mentalización: hay que invertir en ciberseguridad y en profesionales que sepan cómo protegerla. No podemos cambiar nuestra actividad a un escenario online y dejar este al descubierto. Si protegemos nuestros espacios físicos, también debemos proteger los virtuales. Esto no solo se limita a los sistemas de red y equipos ubicados en las sedes, sino también (y en especial) a los que afectan a quienes teletrabajan.

·       El problema del aislamiento

La salud mental y física son esenciales. Lo hemos visto en estos dos últimos años. El bienestar de las personas ha de estar en el centro de toda política empresarial. De ahí la importancia de cuidar de las plantillas, más aún si no nos encontramos cara a cara con los trabajadores de forma diaria.

Para ello, el modelo Smart Working puede incorporar herramientas específicas para garantizar la motivación y cuidar de la salud y el bienestar. Una de ellas son los planes de compensación y retribución flexibles. A través de un paquete de beneficios adaptados a las necesidades del empleado, se puede poner a su alcance diferentes productos y servicios con interesantes descuentos fiscales: seguro de salud, plan de formación, descuentos en gimnasios…

·       El problema de la eficacia

Muchas empresas temen perder eficacia y productividad si se abren al Smart Working. La razón es que no se fían de la agilidad de los sistemas informáticos para resolver cuestiones de forma inmediata. Afortunadamente, este factor no representa un hándicap hoy en día. Tan solo hay que confiar en las herramientas necesarias para trabajar en remoto: excelente conexión a internet, ordenadores y dispositivos móviles de calidad, softwares para trabajar en la nube fiables, sencillos y rápidos, etc.

En definitiva, el Smart Working no debería ser un problema si apostamos por la tecnología precisa y se confía en los beneficios de la flexibilidad y la movilidad de los trabajadores.

Por suerte, hoy en día existen multitud de respuestas tecnológicas asequibles para ello.

Ojalá este próximo 2022 sea por fin el año de lo que antes se conocía como trabajo nómada o agile working. Hasta ahora, su implantación en España ha sido escasa. Solo se conocen algunos intentos pioneros por parte de grandes grupos empresariales, y solo para ciertos perfiles con libertad de acción. 

Si el nuevo año nos trae más y mejores muestras de Smart Working más allá de sectores como el diseño o el desarrollo software, podremos estar hablando de un cambio en la cultura empresarial y laboral española.