Cómo optimizar las reuniones de trabajo para mejorar la productividad

Las reuniones de trabajo suelen ser foco de queja constante por parte de los equipos. La mayoría las tachan de improductivas, demasiado largas, poco concluyentes e incluso prescindibles. Pero quienes no participan en las mismas, se sienten aislados o poco considerados. Las reuniones de trabajo son, por tanto, una importante herramienta de motivación que, sin embargo, necesita ser revisada para mejorar su productividad.

Importancia de las reuniones de trabajo

En 2022, la  escuela de negocios de la Universidad de Harvard sacaba a la luz los datos extraídos de una encuesta sobre reuniones de trabajo. Estos ponían de manifiesto conclusiones como las siguientes:

• Un 70 % de las reuniones de trabajo serían prescindibles, de hecho, algunas plantean más problemas que soluciones.
• El 65 % de los cargos directivos y personas empleadas opina que las reuniones de trabajo les impiden completar sus tareas pendientes u obligaciones.

De hecho, según los resultados de uno de los últimos informes de Cobee, el sentirse parte de la empresa es una gran fuente de motivación y engagement para las plantillas. Es, en definitiva, motivo de satisfacción y felicidad para los equipos de trabajo. Y a ello contribuye la participación en reuniones de equipo donde los empleados y empleadas se sientan escuchados y sus opiniones, valoradas y tomadas en consideración.

Si tenemos en cuenta que la quinta edición del Informe de Tendencias en Beneficios para Empleados y Empleadas, elaborado por Cobee, revela que 1 de cada 3 trabajadores en España se siente poco motivado en su compañía. Y que en 2023, el 28,6 % de los empleados y empleadas se sentían poco o nada valorados en su puesto de trabajo, mantener y mejorar las reuniones de trabajo parece, cuanto menos, interesante.

Porque las reuniones de trabajo son, hoy por hoy, herramientas para la participación, para garantizar flujos de comunicación abiertos. Son también espacios de transparencia y asertividad que mejoran la colaboración.

Las ventajas de las reuniones de trabajo

Dicho esto, cabría responder a la pregunta: ¿por qué seguimos celebrando reuniones de trabajo? La respuesta reside en las ventajas detectadas, a pesar de todo. Algunas de ellas, de hecho, recalan directamente sobre la cultura de empresa:

• El fomento de una comunicación fluida, transparente y abierta. Las reuniones de trabajo permiten establecer un espacio donde las personas del equipo pueden compartir información, preocupaciones y sugerencias. Esto ayuda a evitar malentendidos y garantiza que todas las involucradas estén alineadas con los objetivos y estrategias de la empresa.
• Fortalecimiento del ambiente de trabajo en equipo y colaboración. Las reuniones de trabajo facilitan el sentimiento de equipo, de unidad y de pertenencia. Promueven la colaboración y el intercambio de ideas. También la resolución conjunta de problemas. Es decir, refuerzan la cohesión y la confianza dentro del equipo.
• Ofrecen un espacio para la socialización. Especialmente importante en equipos diseminados, que teletrabajan o asumen tareas muy individualizadas. De hecho, estos encuentros se han convertido, en los últimos años, en herramientas importantes para preservar el bienestar mental y emocional en las empresas. 

A estas tres ventajas, que apuntalan la importancia de las reuniones de trabajo, podríamos sumar:

• Toma de decisiones quizás no más rápida pero sí más eficiente y plural, al nacer del consenso grupal, lo que afianza el compromiso.
• Evaluación del desempeño y seguimiento del progreso de los proyectos (rendición de cuentas).
• Garantía de que todas las personas involucradas comprendan sus roles, objetivos, responsabilidades, etc..
• Oportunidad para el desarrollo del liderazgo efectivo  humanista, a través de la retroalimentación constructiva y motivadora, que refuerza la satisfacción laboral.

Es decir, las reuniones de trabajo bien planteadas son una herramienta estratégica en el seno de organizaciones que responden a dinámicas colaborativas y que necesitan potenciar la competitividad del equipo.

Tipos de reuniones de trabajo

Existen diferentes tipos de reuniones de trabajo en virtud de los objetivos que persiguen. Las cinco más emblemáticas son:

Reuniones informativas

Sirve para transmitir información específica a las personas de un equipo o departamento. Se comunican novedades, cambios importantes…, y se aseguran de que todo el mundo ha entendido esas modificaciones.

Reuniones de toma de decisiones

Los y las participantes analizan opciones, debaten diferentes puntos de vista y seleccionan la solución o estrategia más adecuada para resolver un problema o avanzar en un proyecto. El objetivo principal es llegar a acuerdos satisfactorios para la gran mayoría y tomar decisiones conjuntas, en las que todas las personas puedan aportar.

Reuniones de resolución de problemas

Una reunión de resolución de problemas en una empresa trata de buscar soluciones rápidas a un desafío, por ejemplo, una crisis de reputación que es necesario atajar de forma eficaz y evitar su recurrencia o que crezca en intensidad e implicaciones.

Reuniones creativas o de brainstorming

Tratan de generar ideas innovadoras y soluciones originales a través de la cooperación y el intercambio de conocimiento, normalmente a través de técnicas diseñadas para tal fin. Tratan de encontrar enfoques novedosos para proyectos o desafíos.

Reuniones de seguimiento

Suelen ser encuentros breves y recurrentes destinados a revisar el progreso de proyectos o tareas, evaluar resultados parciales y asegurar que se estén cumpliendo los objetivos establecidos. Su propósito es identificar desviaciones, resolver obstáculos y ajustar planes de acción si es necesario.

Planificación efectiva de reuniones

Lo más importante para evitar que una reunión de equipo de trabajo logre exactamente lo contrario a su fin es extremar su planificación. Para ello, existen ciertas claves que podemos adoptar:

• Establecer objetivos claros y específicos: es decir, de qué se va a hablar (tema a tratar) y con qué fin (objetivo). Y que estos sean compartidos entre todas las personas participantes antes del inicio de la reunión, para evitar dispersiones.
• Selección adecuada del tipo de reunión según los objetivos: ya hemos hablado del tipo de reuniones de trabajo que existen, será de vital importancia adaptar la modalidad a los fines perseguidos con la reunión.
• Preparación previa: establecer una agenda con los puntos a tratar, el número de participantes y sus roles, los recursos necesarios…, para evitar perder tiempo durante la reunión.
• Introducir un límite temporal: un tope de duración, por ejemplo, media hora, y cumplirlo, así como el número máximo de reuniones al mes.
• Llevar a cabo reuniones de pie: puede parecer un tema baladí, pero es realmente efectivo. Mientras menos cómodas estén las personas asistentes, mejor, más fácil será la conversación. Especialmente en las reuniones diarias de control y seguimiento. En las creativas, por ejemplo, esta medida estaría contraindicada.

Herramientas y técnicas para mejorar las reuniones

Las reuniones de trabajo en equipo pueden mejorarse de la mano de metodologías concretas y de herramientas tecnológicas de apoyo.

Por ejemplo, algunas soluciones sencillas para que una reunión de trabajo efectiva tenga lugar son:

• Diseñar una agenda estructurada de antemano, donde se recojan los temas a tratar, los participantes y los tiempos asignados, para no perder de vista el enfoque.  
• Implantar el rol de la persona moderadora, quien debe redirigir la reunión si pierde el foco, asegurar la participación equilibrada y garantizar el respeto al tiempo.  
• Utilizar herramientas como Zoom o Teams para incluir en las reuniones a quienes trabajan en remoto o se encuentran desplazadas facilitando así su participación. 
• Realizar actas donde se recojan los acuerdos planteados y las tareas asignadas a cada persona. 

Gestión del tiempo en las reuniones

Como hemos señalado, las reuniones de trabajo efectivas dependen, en buena medida, de la gestión del tiempo. Pero ¿cómo abordarla? Estas son algunas respuestas para evitar reuniones de trabajo de más de una hora. O aquellas donde se tratan todo tipo de temas menos el que motiva la reunión:

• Diseñar una agenda de reuniones con antelación. Que ocupe un lugar en el calendario de planificación mensual acotado en tiempo y forma. Y que sea accesible a las personas asistentes.
• Establecer los temas a tratar. Asignar además tiempos específicos para cada punto o cada persona interlocutora. Además, estas no deben ser cuantiosas, solo han de asistir las personas implicadas directamente, y dar la oportunidad de que estas, a su vez, realicen reuniones con mandos inferiores o con quienes tienen una implicación secundaria.
• Comenzar y terminar puntualmente. Respetar los horarios establecidos y no esperar a las personas retrasadas para comenzar.
• Priorizar los temas clave. Abordar primero los asuntos más importantes y dejar temas menores para el final o para otra reunión, si es que se nos ha echado el tiempo encima.
• Utilizar recordatorios de tiempo. Avisos para señalar la proximidad del fin de la reunión a través, por ejemplo, de alarmas en el móvil.

Estas prácticas no solo ayudan a celebrar reuniones productivas, sino más respetuosas con el tiempo de todas las personas.

Roles y responsabilidades en las reuniones

Todo dependerá del tipo de reunión que se celebre, el número de participantes, etc. Sin embargo, lo normal es que en toda reunión de trabajo se asignen estos roles clave:

• Moderadora: Persona que dirige la reunión y asegura el cumplimiento de la agenda, los tiempos y el enfoque.
• Quien toma las notas: Registra los acuerdos adoptados, la toma de decisiones, las aportaciones de cada participante y las tareas asignadas. Normalmente es quien redacta el acta de seguimiento para documentar la reunión y quién la comparte, más tarde, con las personas implicadas.
• Responsable del tiempo: Vigila que cada punto de la agenda se trate dentro del tiempo asignado por la persona correcta.
• Responsable de los recursos técnicos: De esta persona depende que en la sala donde se celebra la reunión estén presente todos los elementos necesarios: proyector, pantalla de televisión… Y de que todo funcione correctamente: conexión a la red, etc.

Seguimiento post-reunión

El seguimiento tras una reunión de trabajo es importante para garantizar la continuidad de lo acordado en la misma y para dar fe de lo allí consensuado. Por eso, el acta de reunión se convierte en un documento vital. Esta no es otra cosa que un documento que resume los puntos tratados, los acuerdos, las decisiones tomadas y por quién y las tareas asignadas a cada persona. 

En algunas ocasiones, este acta recoge, además, los plazos estipulados para cada tarea y su responsable, con una fecha límite para su ejecución. Y también es habitual que se refleje en la misma la fecha de la siguiente reunión de seguimiento.

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