Onboarding digital: una guía completa

Hablar de onboarding para empresas es hablar, hoy en día, de onboarding digital. El primer término se refiere a la acogida física que brinda una compañía a un nuevo talento. El segundo, a la bienvenida online. Esta última es tan importante como la primera e igualmente decisiva para la experiencia del empleado o empleada en la corporación.     

Tabla de contenidos

• ¿Qué es el onboarding digital? 
• Ventajas del onboarding digital 
• Tipos de onboarding digital
• El proceso de onboarding digital 
• Los desafíos del onboarding digital 
• Cómo superar los desafíos del onboarding digital 

¿Qué es el onboarding digital?

Cuando buscamos onboarding digital significado encontramos multitud de entradas sobre su importancia de cara a la clientela. Se define como aquel proceso que introduce con éxito a los y las consumidoras en una plataforma de venta, por ejemplo. 

Sin embargo, el significado de onboarding digital ha penetrado en la relación que mantienen corporaciones y plantillas. Es decir, ha comenzado a aplicarse de puertas hacia adentro, no solo con personas que consumen productos y servicios, sino con personas que trabajan para la organización.

El objetivo no es otro que mejorar la incorporación e integración del nuevo talento humano a la compañía en su ecosistema digital y hacerlo, además, a través de herramientas y soluciones online.

Ventajas del onboarding digital

Este tipo de onboarding 100 % digital presenta importantes ventajas respecto del onboarding tradicional:

• Se muestra más rápido, pues agiliza enormemente el proceso de acogida e integración gracias a la automatización y mayor flexibilidad del mismo. Por ejemplo, un nuevo talento puede ser dado de alta en sistemas operativos, plataformas, etc. con su propia clave antes incluso de llegar a su puesto el primer día.
• Resulta más eficaz. El empleado o empleada puede recibir píldoras informativas, FAQ, etc., sobre el uso o manejo de distintos dispositivos necesarios para el desempeño de sus funciones a su correo electrónico. Esto evita que otros u otras profesionales invierten su tiempo en formación elemental de nuevas incorporaciones, desplazamientos innecesarios para estas últimas y un importante ahorro de costes relacionado con lo anterior. 
• Incrementa el nivel de control. Los mandos superiores pueden llevar a cabo un seguimiento en tiempo real de los avances de los y las nuevas empleadas en las primeras tareas asignadas o procesos formativos.
• Aumenta el nivel de satisfacción de quienes comienzan su trayectoria profesional en una nueva compañía. La razón: estas personas son conscientes de que tienen a su alcance múltiples recursos tecnológicos y documentación que facilitan su despegue en la empresa. Por ejemplo, canales de comunicación permanentemente abiertos con RRHH o el resto del departamento para resolver cualquier duda.

Tipos de onboarding digital

Como hemos señalado, existen dos grandes categorías en función del formato adoptado

• Onboarding físico.
• Onboarding digital.

Podríamos establecer una tercera, el onboarding mixto, que es el que practican la mayor parte de las compañías.

Sin embargo, no son las únicas clasificaciones que podemos establecer. Existen, como también hemos señalado, dos grandes categorías en función del público al que va dirigido, por ejemplo, el onboarding digital:

• Onboarding digital de clientes.
• Onboarding digital de empleados y empleadas.

Incluso podría establecerse un onboarding específico para empresas proveedoras, mecenas de proyectos, consultores externos, etc.

El proceso de onboarding digital

Diseñar un onboarding digital, una tarea que corresponde normalmente al departamento de RRHH, es sencillo. Normalmente, se establecen tres pasos prioritarios:

• Paso 1: planificación. ¿Qué necesitamos para implementar ese onboarding digital con éxito? Softwares de gestión en la nube, espacios colaborativos y de comunicación abierta, documentación en línea en formato video, audio y texto sobre sistemas, procesos, objetivos, organigrama empresarial, etc. 
• Paso 2: implementación. Requiere el alta de la nueva incorporación en el ecosistema online de la compañía al que deba tener acceso. También el diseño de un documento de bienvenida donde se traslade a esa persona qué herramientas tiene a su alcance y cómo emplearlas, así como la nueva metodología de trabajo. Es conveniente llevar a cabo una reunión, física o en remoto, para aclarar cualquier duda y verificar el grado de satisfacción del nuevo o nueva trabajadora.
• Paso 3: evaluación. Gracias a las soluciones digitales, resulta más sencillo sopesar el nivel de integración de la persona empleada en la dinámica de la empresa, así como sus avances en las distintas tareas u objetivos propuestos. 

Los desafíos del onboarding digital

Existen desafíos importantes en el onboarding digital:

• Por un lado, los desafíos técnicos. Por ejemplo, el alta en herramientas de identificación como la firma digital o en plataformas de trabajo colaborativo.
• Por otro, los desafíos corporativos: Promover el sentimiento de pertenencia de esa nueva persona y trasladar los valores y misión de la compañía de manera eficaz.

Ambos requieren, por parte de la marca, culminar con éxito el proceso de digitalización de la empresa, de tal manera que este favorezca la plena integración online de los equipos de trabajo. Pero también diseñar un plan de engagement que consolide la fidelización de las nuevas incorporaciones..

Cómo superar los desafíos del onboarding digital

Para lograr ese último punto, arrancar de los nuevos talentos el nivel de compromiso y adhesión a la marca necesario, las nuevas estrategias de engagement incorporan soluciones digitales eficaces por su nivel de personalización y flexibilidad. 

Los planes de beneficios y retribución flexibles son un buen ejemplo de onboarding digital. ¿Por qué? Porque elevan la satisfacción en el puesto de trabajo gracias a beneficios especialmente atractivos que, además, pueden ser gestionados online íntegramente. 

Este es el primer paso para conquistar la responsabilidad de la plantilla respecto a la marca que defiende. En otras palabras: dichos planes se han convertido en los principales valedores del engagement laboral en la era digital.